4. Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, в программе Excel имеются средства для автоматизации ввода: автозавершение, автозаполнение числами, автозаполнение формулами.

Автозавершение.

Этот метод используется для текстовых данных. Если при вводе текста в ячейки одного столбца есть повторяющийся текст (введенный в столбец выше), то Excel автоматически дополняет его. Нажатие клавиши ENTER подтверждает автозавершение, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимание на предлагаемый вариант. Чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без пустых ячеек.

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши непосредственно под столбиком ячеек и из появившегося контекстного меню выбрать команду Выбрать из списка, после чего выбрать нужную запись в столбце. Чтобы отключить функцию автозавершения, надо задать команду Сервис-Параметры-Правка, и убрать флажок Автозавершение значений ячеек.

Автозаполнение числами.

В правом нижнем углу рамки текущей ячейки есть черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Если ячейка содержит число (в том числе дату или денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение по закону арифметической прогрессии. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Заполнение прогрессией.

Чтобы точно задать условия заполнения ячеек надо задать команду Правка-Заполнить-Прогрессия. В открывшемся окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение, как производить заполнение – по строкам или столбцам. Если поставим переключатель в положение Даты, то в группе переключателей Единицы можно выбрать для заполнения день, рабочий день, месяц или год.

Автозаполнение формулами.

Эта операция выполняется также, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки: относительные ссылки изменяются – при автозаполнении вниз меняется номер строки, при заполнении вправо меняется обозначение столбца. Абсолютные ссылки остаются без изменения.

Правила обновления ссылок при автозаполнении.

Ссылка в исходной ячейке	Ссылка в следующей ячейке
	При заполнении вправо	При заполнении вниз
А1 (относительная)	В1	А2
$А1 (абсолютная по столбцу)	$А1	$А2
А$1 (абсолютная по строке)	В$1	А$1
$А$1	$А$1	$А$1

5. Использование стандартных функций.

Функция – это программа с уникальным именем, которая возвращает значение. Функции — заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке.

При вводе коротких и простых функций удобнее их набрать с клавиатуры, а затем щелкнуть и протащить указатель мыши по нужным ссылкам на ячейки.

Ввод функции вручную начинается со знака равенства, за которым следует ее название, затем без интервалов идут круглые скобки, в которых через точку с запятой перечисляются аргументы функции.

С помощью мастера вводить функции можно двумя способами:

1. с помощью кнопки Вставка функции в строке формул или использовать команду меню Вставка-Функция.

2. использовать раскрывающийся список функций, который появляется в левой части строки формул после ввода знака равенства.

В открывшемся окне Мастер функций выбрать категорию функции, затем функцию. В результате откроется окно Аргументы функции (панель формул), где можно построить сложную функцию, не вводя символы с клавиатуры.

На панели формул отображаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом, то этот параметр является обязательным. Параметры, название которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части панели приводится краткое описание функции и назначение изменяемого параметра. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или диапазон, а также другая функция или выражение в котором используется функция.

Параметры можно вводить и в строку формул и в поля панели формул, а если они являются ссылками – выбирать на рабочем листе. Если параметр задан, в панели формул указывается его значение, а для опущенных параметров – значения, принятое по умолчанию. Здесь можно также увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметра.

Несоприкасающиеся ячейки или диапазоны отделяются точками с запятыми, как, например, в выражении =MAKC(C4;E4;D8;G4;C8;C6).

Виды функций, используемых в Excel: функции даты и времени, математические, статистические, текстовые, логические, финансовые, функции базы данных, функции ссылок и массивов, функции проверки свойств и значений.