2. Ввод, редактирование и форматирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула (функция). Тип данных определяется автоматически при вводе. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, числовые – по правому. Ввод формул всегда начинается со знака равенства.

Ввод данных осуществляется непосредственно в активную ячейку или в строку формул. Место ввода отмечается курсором. Чтобы завершить ввод используют клавишу ENTER или используют кнопку ввод на панели формул, можно щелкнуть мышью в другой ячейке.

Форматирование данных – выбор формы представления данных в ячейке. Чтобы изменить формат отображения данных используют команду Формат – Ячейки… Вкладки этого диалогового окна позволяют также задавать метод выравнивания текста, его направление, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет, объединять ячейки и переносить содержимое ячеек по словам, установить защиту ячеек и скрыть формулы (только после установки защиты листа: Сервис – Защита - Лист).

Редактировать данные можно в строке формул или в ячейке. Для редактирования в ячейке надо щелкнуть по ней дважды. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул.

Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DEL. Очистить содержимое и форматы можно также командой меню Правка – Очистить.

В таблицу можно добавлять строки и столбцы (Вставка-Строки, Вставка-Столбцы), также удалять строки, столбцы и ячейки (Правка – Удалить).

Перемещать и копировать содержимое ячеек или диапазона можно двумя способами: командой Правка-Вырезать (Копировать), Правка-Вставить); второй способ – установить указатель мыши на границу выделенного блока или ячейки таким образом, чтобы он превратился в стрелку и переместить блок в нужную позицию. Для выбора способа выполнения операции и для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши.

При копировании (перемещение) через буфер обмена для управления способом вставки можно использовать команду Правка-Специальная вставка. При этом открывается диалоговое окно Специальная вставка в котором можно задать правила вставки данных из буфера обмена: выбрать что вставлять (все, форматы, формулы, значения и др.) произвести некоторые операции (сложение, вычитание, умножение, деление), транспонировать, вставить связь.

Выделение фрагментов таблицы.

Выделение произвольного непрерывного фрагмента – установить курсор на начало выделяемого фрагмента. Далее: либо протянуть по диагонали выделяемой области мышью, либо нажать SHIFT и щелкнуть по последней ячейке выделяемого диапазона, либо удерживая нажатой клавишу SHIFT с помощью клавиш перемещения курсора выделить требуемую область.

Выделение всей строки – щелкнуть мышью по номеру строки или установить курсор на любой ячейке данной строки и нажать SHIFT-ПРОБЕЛ

Выделение всего столбца – щелкнуть мышью по номеру (букве) столбца или установить курсор на любой ячейке данного столбца и нажать CTRL-ПРОБЕЛ.

Выделение всей таблицы – щелкнуть мышью по кнопке, расположенной между заголовками строк и столбцов (в верхнем левом углу) или нажать CTRL-SHIFT-ПРОБЕЛ.

Выделение несмежных областей – выделить области при нажатой клавише CTRL.