8. Работа с формами
Команда Форма предоставляет пользователю еще один способ просмотра данных, позволяя ему редактировать, удалять и вводить новые записи.
Активизируйте любую ячейку в списке и выберите из меню Данные команду Форма.
Появится диалоговое окно формы. Имя в строке заголовка соответствует названию листа рабочей книги Excel. В левой части диалогового окна перечислены имена всех полей списка, а против них стоят данные первой записи списка.
Для поиска записей, удовлетворяющих определенному критерию необходимо щелкнуть на кнопке Критерии. Далее щелкните на строке, данные в которой будут критерием. После этого введите значения, по которым хотите провести отбор
Если хотите, чтобы поиск проводился ниже текущей записи, щелкните по кнопке Далее, если поиск должен проводиться перед текущей записью, то кнопку Назад. С помощью вертикальной полосы прокрутки можно посмотреть все записи в списке.
Можно также найти набор записей при помощи операторов сравнения (=, <, >, <=, >= и о). Например, можно, щелкнув на кнопке Критерии, ввести в поле Зарплата критерий >=5000, после чего с помощью кнопок Далее и Назад просмотреть записи всех сотрудников, чья заработная плата превышает 5000 р.
Чтобы снова получить возможность просмотра всех записей, щелкните на кнопке Критерии и затем — на кнопке Очистить, в результате чего все критерии будут отменены. После этого щелкните на кнопке Вернуть. Теперь можно, используя кнопки Далее и Назад, просматривать все записи в списке.
С помощью формы можно также добавлять в таблицу записи (кнопка Добавить) и удалять записи (кнопка Удалить).
Форма позволяет также редактировать записи. Для этого выберите в нем нужную запись, внесите необходимые изменения и нажмите Enter.
На изменения, которые можно внести в запись в диалоговом окне Форма, накладывается ряд ограничений. Новые записи можно добавлять только в конец списка. Кроме того, можно изменять значения только тех ячеек, которые содержат данные. Значения ячеек, содержащих формулы с названия полей выводятся как текст на сером фоне диалогового окна. Их изменить нельзя.
9. Подготовка документов к печати
Экранное представление электронной таблицы в Excel значительно отличается от того, что получается при выводе данных на печать.
Перед печатью рабочего листа следует перейти в режим предварительного просмотра (Файл - Предварительный просмотр или соответствующая кнопка на панели инструментов). Режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в таком виде, в каком он будет напечатан. Кроме того, этот режим позволяет изменить свойства печатной страницы и печати. Управление в режиме предварительного просмотра осуществляется при помощи кнопок.
Кнопка Страница открывает окно Параметры страницы (его можно также открыть командой Файл - Параметры страницы), в котором можно задать ориентацию страницы, масштаб, размеры полей и др.
Кнопка Поля позволяет изменить величину полей страницы, а также ширину ячеек методом перетаскивания их границ. Изменить поля методом перетаскивания можно также в режиме разметки страницы (меню Вид - разметка страницы).
Кнопка Печать открывает диалоговое окно Печать (его можно также открыть командой Файл – Печать), в котором можно задать диапазон печати: весь лист, выбранные страницы, выделенный диапазон, всю рабочую книгу.
На печать выводится только заполненная часть листа, начиная с ячейки А1. Область печати можно задать вручную, для этого надо выделить диапазон и задать команду меню Файл – Область печати – Задать. Вернуться к исходным параметрам можно при помощи команды Файл – Область печати – Убрать.
Завершает работу в режиме предварительного просмотра кнопка Закрыть.
Разбивка документа на страницы вручную
Excel производит разбивку табличного документа на страницы, но если данная разбивка не устраивает, то можно выполнить ее самостоятельно. Для этого следует установить курсор в первую ячейку той строки, с которой должна начинаться новая страница и задать команду Вставка-Новая страница. Аналогично можно разделить на страницы по вертикали, поставив курсор в первую ячейку того столбца, с которого должна начинаться новая страница.
Для отмены разрыва страницы надо курсор установить в ту же строку или столбец, откуда он задавался и выполнить команду Вставка – Убрать разрыв страницы.
Печать повторяющихся заголовков.
Если при печати многостраничной таблицы требуется на каждой странице повторять содержимое некоторых столбцов или строк (например, наименование граф таблицы), то надо задать команду Файл - Параметры страницы, перейти на вкладку Лист. В поле Сквозные строки (столбцы) ввести диапазон строк (столбцов), содержащих повторяющийся текст. Повторяющиеся строки (столбцы) можно увидеть в режиме предварительного просмотра и при печати таблицы.
Вставка номеров страниц
Номера страниц в Excel проставляются с помощью колонтитулов.
Можно создать собственные верхние и нижние колонтитулы, или выбрать их из списка колонтитулов, предлагаемого Excel.
В меню Файл выберите команду Параметры страницы, вкладка Колонтитулы. Или в режиме предварительного просмотра щелкнуть на кнопке Страница.
В окне Параметры страницы из раскрывающегося списка выбрать нужный пункт.
Для создания собственных колонтитулов надо нажать кнопку Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул.
Перед выводом на печать полезно просмотреть таблицу в режиме предварительного просмотра, поскольку в окне рабочей таблицы колонтитулы не видны.
Вывод заголовков столбцов (А,В,С, D…..) и строк (1,2,3….) при печати
В окне Параметры страницы во вкладке Лист установить флажок Заголовки строк и столбцов.
Печать сетки листа.
В окне Параметры страницы во вкладке Лист установить флажок Сетка.