Работа со сводными таблицами
1.Выделите какую-нибудь клетку расчетно-платежной ведомости, если она оформлена в виде списка, к которому предъявляются следующие требования:
1).на один лист лучше не помещать более одного списка;
2).отделить список от других данных на рабочем листе хотя бы одним незаполненным столбцом и одной незаполненной строкой;
3).важные данные не следует помещать слева и справа от списка;
4).список может занимать весь рабочий лист;
5).метки столбцов следует создавать в первой строке списка;
6).для меток столбцов стиль (шрифт, тип данных, выравнивание, формат, узор, рамка) прописных букв должен отличаться от данных списка;
7).пустые строки и пунктирные линии не следует использовать для отделения меток от данных, рамку лучше поместить по нижнему краю ячеек с метками;
8).метки можно переносить по словам, для чего выбрать меню ФОРМАТ команду ЯЧЕЙКИ панель ВЫРАВНИВАНИЕ флажок ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ;
9).столбцы должны содержать однотипные данные;
10).не следует вводить дополнительные пробелы в начале ячейки;
11).для всех ячеек столбца следует использовать одинаковый формат, для чего выбрать в меню ФОРМАТ команду ЯЧЕЙКА;
12).можно использовать и прописные, и строчные буквы;
13).можно использовать формулы.
2.Выполните команды Данные -Сводные таблица -выберите В списке или базе данных MICROSOFT EXCEL и щелкните кнопку Далее, на втором шаге укажите диапазон, для чего выделите расчетно-платежную ведомость до столбца V (если список оформлен в соответствии с предъявляемыми требованиями, то диапазон будет указан автоматически) и перейдите к шагу 3. На третьем шаге укажите, что создавать таблицу лучше на новом листе и нажать кнопку Готово. В диалоговом окне (Рис.68)
Рис.68
перенесите Подразделение в область Страница, Табельный номер и Фамилия в область Строка, К выдаче в область Данные. На новом листе увидите Сводную таблицу (Рис.69).
Рис.69
3. Уберите промежуточные итоги, для чего подведите курсор мыши к 1 Итог, курсор примет вид стрелки и нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню выберите Параметры поля, в окне Вычисление поля сводной таблицы в области Итоги выберите Нет и нажмите кнопку ОК.
4. Раскройте список Все, выберите конкретное подразделение, получите Сводную таблицу по выбранному подразделению.
5. На панели инструментов Сводная таблица раскройте список Сводная таблица выберите Отобразить страницы, в окне Отобразить страницы щелкните по кнопке OK и все таблицы по каждому подразделению будут расположены на отдельных листах.
Использование статистических функций
Для подсчёта количества работающих, получивших депонированную сумму (Рис.70) воспользуемся формулой =СЧЁТ(I5:I15).
Рис.70
2.Для подсчёта количества сотрудников, не работавших в праздничные дни в текущем месяце, воспользуемся формулой
=СЧИТАТЬПУСТОТЫ(H5:H15)
3. Для подсчёта количества сотрудников, работавших в ночное время в текущем месяце, воспользуемся формулой
=СЧЁТЕСЛИ(G5:G15;">0")
4. Средний размер заработной платы можно определить с помощью формулы
=СРЗНАЧ(J5:J15)
5. Максимальный размер заработной платы можно определить с помощью формулы
=МАКС(J5:J15)
6. Минимальный размер заработной платы можно определить с помощью формулы
=МИН(J5:J15).
7. В столбце К (Рис.70) укажите ранг каждого сотрудника, зависящий от размера его заработной платы, для чего в ячейку К5 поместите формулу
=РАНГ(J5;$J$5:$J$15)
и скопируйте её в ячейки К6:К14.