12. Деловая встреча, этапы подготовки

Этапы:

1. подготовительный

2. аналитический (сбор инфо)

3. сама подготовка (план внешний и внутренний)

4. дискуссия

Встречает тот, кто приглашал, кто подписывал приглашение, или в крайнем случае – один из его заместителей.

В машине 1-е почетное место – заднее сидение справа, 2-е – за водителем

Обычно при встречах занимается лишь заднее сидение, если есть еще лица, то место №3 – середина на заднем сидении. Выходят первыми лица, занимающие почетные места.

Прежде чем приступить к деловому партнерству, необходимо нанести визит вежливости в орг-цию или лицу, пославшему приглашение. Деловая беседа общая (о стране, о надеждах на сотрудничество, может быть сообщена прога пребывания) длится 20-30 минут за столом, на кот. минеральная вода, сигареты. через 10-15 минут могут быть поданы чай или кофе. Телефон не звонит: об этом должен позаботиться секретарь.

Различают деловые беседы запланированные и незапланированные.

Запланированные беседы проходят по подготовленной заранее проге. Проги классифицируются на внешние и внутренние.

Внешняя прога предназначена для иностранной делегации. В ней указывается дата, мероприятия и т.д.

Во внутренней – дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственные лица. Прога утверждается рук-лем фирмы.

Чрезвычайно важны предварительные телефонные договоренности. Договор по телефону – за 2-3 дня до встречи.

Деловые встречи проводятся в служебных помещениях, но возможна и нейтрельная территория, в этом случае последнее слово за приглашенной стороной.

Оговаривается число участников и предусматривается равенство сторон (однако эффективнее встреча один на один), время, предмет беседы, составляется протокольный список участников деловой встречи: Ф.И.О., место работы, должность. Один экземпляр этого списка передается др. стороне, делается это накануне или перед встречей.

Важно позаботиться о помещении и размещении участников встречи. Помещение – чистота и никаких излишеств. На столе – блокнот и ручки для всех. Бутылки – группами по длине стола. Лучше воздержаться от курения или спросить разрешения у соседа. Часы в поле зрения рук-лей, поскольку смотреть на наручные часы не рекомендуется. Продолжение встречи максимум 2,5 часа.

Места за столом: глава иностранной делегации занимает место в коце стола, хозяин – напротив, гости по обе стороны, переводчик в торце стола. Переводчик – важная персона, ему отводится трудная и сложная работа, поэтому рекомендуется говорить с паузами, четко выражать свои мысли, перебивать и поправлять переводчика не следует.

Можно расставить таблички с именами, что значительно упростит процедуру приема.

Есть еще вариант: хозяин и гость располагаются на диване, переводчик сзади, члены – вокруг журнального стола. Лучше всегда сажать гостей лицом к двери: психологически это более комфортно.

Представлять первых лиц др. др. не следует. Они жмут руки и знакомятся.

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой беседе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего

 или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т. п., ибо это нервирует, но не "интимной". Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте. Допустимо проведение деловых бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план это четкая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все это понимают, рассуждая примерно так: "Ну как можно планировать деловую беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все изменить самым кардинальным образом и разрушить все предварительное планирование?"

Но ведь целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить "узкие" места в беседе, согласовать время ее проведения.

Сбор материала для деловой беседы очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т.п.). При этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно отобранные фактические данные систематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу.

Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, подлежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т. е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизированный материал как бы раскладывается по "ячейкам" плана, асами "ячейки" увязываются между собой в более крупные части.

Желательно дополнить материал текстом, состоящим из отдельных понятий и слов, связав которые вы получите смысл изложенного. Желательно также без сокращений записать особо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками (буквами, кружочками, стрелочками и т. п.).

Весьма полезно перед беседой попытаться составить портрет партнера, определить его сильные и слабые стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, религиозные убеждения, хобби и т. п.

Все это поможет определить, с кем сторонником или противником придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже непосредственно перед самой встречей желательно узнать, в каком настроении находится партнер, что у него "болит", как в данной ситуации помочь решению его личных проблем, что, безусловно, придает любой беседе более благоприятное направление.

Знание будущего партнера помогает не только получить представление о его личных качествах, но, самое главное, понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные.

Завершается подготовка к беседе редактированием текста, его окончательной шлифовкой и доработкой.

 

14. 6 способов улучшить свои коммуникативные умения

Чтобы улучшить свои коммуникативные умения или сохранить их в хорошей форме, нужно помнить о следующем:

1.Излагайте свои мысли четко и убедительно.

Ве­дущие «новостей» всегда четко указывают «кто, что, где, когда, как и почему*. На работе, когда вы делаете запрос, лаете инструкции или отвечаете на вопрос, можно руководствоваться таким же списком.

Вместо того чтобы сказать: « Нужно, что­бы кто-то мне иногда помогал с кой-каким обору­дованием», лучше будет так: «Блэйк. не сможешь ли ты подойти через 5 минут в кладовую? Мне нужно помочь поднять коробку». Обратите вни­мание, что вторая просьба отвечает на все вопро­сы: Кто? Блэйк. Что? Не поможешь ли мне? Как? Нужно поднять коробку. Когда? Через 5 минут. Где? В кладовой. Почему? Нужны два человека.

Избегайте избытка двусмысленных или неопреде­ленных слов и фраз, таких как «я предполагаю», «я думаю», «типа этого», «что-то вроде», «около», «некоторый», «примерно», «вы знаете», «похоже». Вот например: «Главное, что-то типа того, похо­же, нам стоит сделать паузу. Я имею в виду, давай­те посмотрим, может, передумаем, вы понимаете, передумаем насчет некоторых вещей». Лучше ска­зать так: «Не сомневаюсь, мы должны пересмот­реть наши планы немедленно». Расплывчатые со­общения оставляют людей в сомнении — непонят­но, что же вы на самом деле думаете или чего вы хотите.

Постарайтесь также не перегружать речь усили­телями («очень», «действительно», «абсолютно», «экстра», «супер», «устрашающе», «окончатель­но», «полностью» и т. д.). Суперзкстрачастое употребление таких устрашающих слов действи­тельно приводит к полной потере их конечной эф­фективности.

2.Не перегружайте речь сложными словами.

Избыточное использо­вание малопонятных слов часто является опас­ным признаком. Длинные и сложные слова, мо­жет, и придадут вам больше важности, но они мо­гут также затуманить смысл вашего сообщения.

3.Избегайте жаргона и слеша.

Многим профессиям свойственна своя специализированная терминоло­гия. Жаргон может помочь выразить мысль кратчай­шим способом. Однако следует избегать жаргон­ных слов и технических профессиональных терми­нов в том случае, если вы не уверены, что они по­нятны окружающим. В противном случае люди могут вас неправильно понять или будут чувство­вать себя не при деле. Использование сленга мо­жет возыметь такой же эффект, как и жаргон. Из-за сленга люди не смогут поддержать разговор и будут чувствовать себя приниженными.

4.Избегайте перегруженных слов и выражений.

Слова с сильной эмоциональной нагрузкой  могут возыметь непредсказуемый эф­фект на слушателя. Например, высказывание: «Ка­кой дурацкий галстук!» влечет за собой следующее: любой, кто любит носить галстук, выглядит по-ду­рацки. И аналогично, из высказывания: «Мне ка­жется, ЧТО новое расписание — это тупая идея» сле­дует, что все согласные с этим графиком — тупицы. В благоприятной атмосфере для принятия реше­ний и решения проблем люди чувствуют, что к их идеям прислушиваются, даже если они и вызыва­ют возражения.

5.Обращайтесь к людям но имени.

Можно достичь более гладких взаимоотношений на работе, если вы знаете всех по именам и обращаетесь к ним по имени. Безличная просьба типа: «Эй, не смог бы ты сделать пить копий для меня?» не располагает к сотрудничеству. Конечно, используете ли вы в об­ращении только имя или фамилию, зависит оттого, насколько неформальны наш и отношения с данным человеком. В любом случае помнить имена - никог­да не лишнее.

6.Будьте вежливы и почтительны.

Быть вежливым очень важно, но не надо быть неестественно по­добострастным и напыщенным. Злоупотребление такими выражениями, как «сэр», «мадам», «с ва­шего разрешения», «если вы только позволите» и т. п., может показаться оскорбительным. Истин­ная вежливость облегчает общение с людьми. Фальшивая вежливость заставляет людей думать, что вы насмехаетесь над ними, хотите манипули­ровать ими или притворяетесь, чтобы заслужить одобрение.