17. Персональное развитие в организации. Личный менеджмент: управление временем, самосознание, управление стрессом.

Постоянное совершенствование управленческого персонала и его деятельности — залог устойчивости и эффективности функционирования организации. Задачами организации в целом, отдельных подразделений и работников являются определение и оценка потребностей в обучении, специальной подготовке и их удовлетворение. Для этого могут быть выбраны различные формы: самообучение, обучение, обучение в деятельности. Возможна интенсивная подготовка к управленческой деятельности, осуществляемая в разнообразных тренинговых группах. Активное освоение закономерностей организационного поведения предполагает формирование теоретических представлений, умений, навыков и использование их на практике. Для обеспечения успешности управленческой деятельности недостаточно лекций, изучения специальной литературы, разбора деловых ситуаций, решения типовых задач по организационному поведению. У руководителей должны быть сформированы управленческие навыки, что возможно лишь при неоднократном повторении действий. Эффективное управление организационным поведением предполагает творческое решение задач, выявление новых закономерностей, учитывающих многообразие человеческого фактора и его проявлений в разнообразных ситуациях. В этих условиях особое значение приобретает такая форма обучения, как обучение в деятельности.

Мотивация к обучению в деятельности обусловлена:

• Неудачами.

• Стремлением к достижениям.

• Наличием барьеров.

• Успешными моделями деятельности.

Мотивацию к обучению в деятельности тормозят:

• Уверенность в себе. Для таких руководителей типично следующее высказывание: “Огромный опыт накоплен, и сегодня мне безразлично, чем управлять. Я готов возглавить школу, магазин, ферму, правительство. Особой подготовки это не потребует”.

• Установки. Примером установки может служить уверенность руководителя в том, что “человек таков, каков он есть” и изменить его нельзя, а управленческая деятельность отражает сущность человека.

Сущность обучения в деятельности заключается в отработке управленческих навыков в реальной деятельности, формировании ее эффективных моделей.

Включение обучения в текущую деятельность предполагает:

• сбор информации;

• постановку цели;

• определение стандартов исполнения;

• планирование деятельности с учетом целей развития личности;

• установление наличия достижений;

• оценка отклонений от стандартов;

• принятие решения о дополнительных действиях.

Способности к обучению в деятельности складываются из:

• способности устанавливать для себя эффективные критерии обучения;

• способности оценивать эффективность собственной деятельности;

• способности оценивать свои потребности;

• способности планировать личное обучение;

• способности оценивать учебный процесс;

• умения слушать;

• умения принимать помощь других;

• способности воспринимать информацию, имеющую негативную окраску и касающуюся результатов и характеристик собственной деятельности;

• умения рисковать;

• умения анализировать успешные модели поведения;

• способности к самопознанию.

Управление временем

«Сознательно управляйте своим временем, и ваш жизненный путь сложится успешно», - Лотар Зайверт.

Управление рабочим временем есть не что иное, как умение грамотно планировать свой рабочий график и не менее важное умение — точно следовать намеченному расписанию. Делается все это с целью повышения производительности, а, следовательно — достижения наивысших результатов.

Что же включает в себя «стратегия управления временем»?

Прежде всего, это анализ, позволяющий определить, куда расходуется наше время. Для его проведения можно использовать тестирования, наблюдения, мониторинг и изучение собранного материала.

Составление плана, которому предшествует четкая постановка задачи.

Реализация плана. Данный этап преследует решение двух типов целей — личных и общих. Личные цели — это те задачи и обязанности, которые предстоит выполнить самостоятельно и для решения которых не требуется помощь со стороны. Например, написать заявление или составить отчет о проделанной лично вами работе.

К общим относят цели, достижение которых требует постороннего вмешательства. К примеру, подготовка корпоративного вечера, ведь кроме вас в ней будут задействованы и другие. Но, главное, осознавать, что и те, и другие цели тесно связаны между собой и важно правильно сочетать их реализацию.

Контроль, аудит, оперативное реагирование и своевременное внесение поправок и дополнений. Заметьте, основная задача не только получить хороший результат, но и затратить при этом минимум времени. А потому ранее намеченные планы должны время от времени пересматриваться и корректироваться, дабы приносить максимальную отдачу.

Лотар Зайверт – один из лучших европейских экспертов по тайм-менеджменту и руководитель немецкого института «Time Management and Life Leadership» считает, что персональный менеджмент или, как его еще называют — самоменеджмент — это ежедневное применение проверенных методов и приемов, повышающих эффективность, на личной практике.

Его главная задача состоит в том, чтобы научиться максимально использовать свой потенциал и осознанно направлять жизнь в нужное русло.

Функции и методы самоменеджмента

Персональный менеджмент выполняет ряд функций. Вместе эти 5 основных функций составляют «круг правил», который включает: постановку цели, планирование, принятие решений, реализацию планов и контроль. В центре этого круга есть еще одна функция — информация и коммуникации. Но не стоит их разграничивать — ведь все они довольно тесно связаны между собой и часто пересекаются в процессе реализации.

Давайте рассмотрим каждую из них.

Постановка целей. Достичь выполнения данной функции можно благодаря применению таких методов самоменеджмента, как: грамотная формулировка цели, SWOT-анализ, выбор стратегической линии поведения. Использование этих приемов позволяет видеть слабые места и недостатки и сосредоточиваться на их устранении.

Планирование. Эффективному выполнению данной функции сопутствует применение следующих приемов самоменеджмента — ежедневного, месячного и годового планирования, составления оперативных и стратегических планов, использование принципов временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина, ведения «Дневников времени» и составления «плана дня» с помощью метода «Альпы». Все это помогает не только правильно перераспределить рабочее время, но и экономить от нескольких минут до нескольких часов ежедневно.

Принятие решений. Воплощение этой функции требует применения таких методов, как: делегирование полномочий, расстановка приоритетов, правило 80/20 (закон Парето), метод Эйзенхауэра и АБВ-анализ. Все они нацелены на первоочередное решение наиболее важных задач и позволяют избегать дедлайнов.

Реализация и организация. Для выполнения этой функции принято исследовать свои биоритмы и составлять график продуктивности с целью выявления наиболее эффективного времени для работы, а потом, в соответствии с ними, составлять планы на день. Это позволяет добиться лучших результатов за счет правильного перераспределения времени.

Контроль. Данная функция требует, как контроля за процессом выполнения, так и контроля конечных результатов. Она позволяет сравнивать намеченное с тем, что выходит в итоге. Со временем это приводит к более четкому выполнению поставленных задач.

Информация и коммуникации. На этапе реализации этой функции применяются такие методы, как: использование памяток, грамотное ведение переговоров, рациональное использование средств коммуникаций и оптимально-быстрый поиск требуемой информации.

Прежде чем выбрать методы и приемы, наиболее подходящие вам, следует провести тщательный анализ рабочего дня и определить, на что именно расходуется ваше время.

Рекомендации по повышению эффективности персонального менеджмента

Не забывать делегировать свои полномочия и передавать часть работы на выполнение сотрудникам и коллегам.

Самые трудные и важные дела планировать на первую половину дня и приступать к более легким и приятным только после их успешного завершения.

Накидывать 20-30% времени на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств или появления срочных дел.

Использование стратегии управления временем и освоение навыков персонального менеджмента поможет правильно организовать свой рабочий день и тем самым заметно улучшить результаты вашего труда.

Самосознание

Структура практических навыков профессионального менеджера в целом очень напоминает структуру целей деловой организации. Успех организации во многом определяется тем, насколько точно (с учетом возможностей и ограничений) сформулированы ее миссия и стратегические цели. Менеджер-профессионал также начинается с высокого уровня самосознания, при котором он понимает свои возможности и ограничения. Структура "внутренних" навыков менеджера не относятся к его функциональной деятельности, но они необходимы всем без исключения людям, занимающимся управленческой деятельностью и направлены на организацию индивидуальной работы.

Ядром этой структуры является самосознание, т.е. представление человека о самом себе. Оболочку самосознания составляют приоритеты личности и система ее целеполагания. Цели и приоритеты, в свою очередь, задают схему управления временем и влияют на управление стрессами.

Полезно помнить, что самосознание человека, его приоритеты и система целеполагания задают стратегию профессионального поведения, в то время как такие навыки, как управление временем или стрессами, можно скорее отнести к тактике.

Важнейшим отличием одного человека от другого, даже если они находятся на одном уровне управления и обладают примерно одинаковым опытом и образованием, являются их приоритеты и зрелость системы ценностей. Например, многие конфликты, о которых будет идти речь ниже, связаны с различиями в системах ценностей; эти же различия определяют отношение людей к командным формам организации работы и к лидерству.

Второй параметр, по которому в профессиональной деятельности люди отличаются друг от друга, - это отношение к изменениям. Психологи используют такую характеристику личности, как пластичность, которая определяет способность человека адекватным образом адаптироваться, т.е. изменяться, в ответ на значимые изменения внешних и внутренних факторов. Пластичность личности влияет на восприятие человеком изменении и его реакции на эти изменения. Люди, у которых пластичность низкая, часто оказывают сильное сопротивление организационным изменениям, даже в том случае, если эти изменения направлены, например, на повышение качества трудовой жизни этих людей.

Третий элемент самосознания - межличностная ориентация. Согласно теории межличностной ориентации У. Шютца, при установлении взаимоотношений между людьми у человека развиваются три основные потребности: потребность во включенности, потребность в контроле и потребность в привязанности. Соотношение этих потребностей определяет взаимодействие человека с другими людьми.

Четвертый элемент, требующий осознания, - это когнитивный стиль, т.е. способ сбора и обработки информации. В типологии личности Майерс-Бриггс выделяются два основных типа восприятия информации: сенсорный и интуитивный, а также два типа ее анализа и принятия решений: аналитический и нормативный. Если человек относится к сенсорному типу, то он воспринимает информацию через факты и совокупность своих ощущений, если к интуитивному, - то восприятие осуществляется через идеи и образы. Это не означает, что люди сенсорного типа не могут оценить общие идеи, а интуитивисты не в состоянии понять значение какого-либо факта - просто каждому из них удобнее воспринимать информацию в определенной форме и последовательности. Люди аналитического типа обрабатывают информацию и принимают решения, основываясь на логике, а люди нормативного типа - на моральных нормах и принципах.

Знание перечисленных элементов, характеризующих личность человека, позволяет ему лучше управлять собой или, иными словами, осуществлять самоменеджмент. Одновременно самосознание помогает человеку лучше понять, в чем и в какой степени он отличается от других людей, и в рамках управленческой деятельности использовать эти различия на пользу дела.

Управление стрессами

Стресс (от англ. stress - давление, напряжение) - термин, используемый для обозначения обширного круга состояний человека, возникающих в ответ на разнообразные экстремальные воздействия.

Согласно теории стрессов Г. Селье, стресс рассматривается как постоянное состояние напряженности человеческой психики, вызванное большим или меньшим несоответствием стиля жизни человека способам реагирования на него нервной системы.

Стресс есть везде - и в частной жизни, и в каждой профессии. Но он проистекает не столько от труда как такового, сколько из условий или обстоятельств, при которых выполняется та или иная работа, от ощущения безвыходности в стрессовой ситуации.

Менеджер постоянно находится в состоянии нервного напряжения, что разрушающе действует на его здоровье. Согласно исследованиям психологов частота возникновения стрессовых ситуаций в его деятельности составляет примерно 6-7 баллов по десятибалльной шкале

Стрессы, которые имеют отношение к руководителям, характеризуются чрезмерным психическим или физиологическим напряжением.

Факторами физиологического стресса являются: чрезмерная физическая нагрузка, голод, шум, высокая или низкая температура, огонь, травма, болевые стимулы, операция, беспорядки, затрудненное дыхание, собственная болезнь.

Исследования показывают, что к физиологическим проявлениям стресса относятся язвы, гипертония, мигрень, боль в спине, артрит, астма, боли в сердце.

Психический стресс может быть двух видов: эмоциональный и информационный.

Для менеджеров наиболее характерным является информационный стресс, который возникает в ситуациях информационных перегрузок, когда человек не справляется с задачей, с потоком обрушивающейся на него информации, не успевает принимать верные решения в требуемом темпе при высокой степени ответственности за последствия принятых решений.

Психологические стрессы вызываются, как правило, не каким-нибудь одним раздражителем, а серией мелких постоянных, каждодневных волнений. Психологические проявления включают раздражительность, потерю аппетита, депрессию и пониженный интерес к общению и сексуальным отношениям.

Причины стресса в работе менеджеров:

В бизнесе любое начинание всегда риск.

"Ловушка богатства". Порой бизнесмена охватывает азарт: прибыль - любой ценой. Работа ради работы.

Боязнь (страх) потери - семьи, имущества, денег. Заработав деньги, они зарабатывают страх. Ставят стальную дверь, оснащают машину "сторожем" и т. п. Они живут в состоянии вечного стресса.

"Болезни разрушенных идеалов". Утрата ценностей и идеалов.

"Работоголизм", при котором теряется контакт с близкими, с собой, собственное прошлое становится чужим.

"Деловой сумбур" - крайний беспорядок в работе. Такие люди постоянно нервничают, не находя нужные им вещи, паникуют, вспоминая вдруг о несделанном, растрачивают свою энергию, хватаясь то за одно, то за другое, хронически опаздывают.

В данном случае прежде всего необходимо изменить стиль своей работы. В профилактических целях рекомендуется не взваливать на себя лишнего, учиться выбирать приоритеты, точно определять границы возможного и необходимого, доставляющего удовлетворение или вызывающего реакцию отторжения.

Существует весьма большое количество факторов, способствующих возникновению стрессов. Их можно условно разделить натри группы.

Внешние факторы. К ним относятся, например, усиление экономической и политической нестабильности в обществе, инфляция, рост безработицы и т. п.

Факторы, зависящие от организации. Среди них выделяют такие, как: характер выполняемой работы (сложность решаемых задач, самостоятельность в работе, степень ответственности, условия труда и т. п.), нечеткое распределение ролей и функций работников, неблагоприятные взаимоотношения и психологический климат в коллективе, определенная организационная струк­тура (например, двойное подчинение), стиль управления, связанный с неоправданным систематическим давлением, угрозами и т. п.

Факторы, связанные непосредственно с самим человеком (особенности нервной системы, характера, личностные проблемы и т. п.).

По степени устойчивости к стрессам все люди подразделяются на специфические типы, а именно: тип "А" и тип "Б".

Тип "А" характеризуется тем, что испытывает постоянное стремление быть впереди; непременно хочет достичь своей цели, но часто не знает, в чем заключается эта цель; чувствует потребность соревноваться и одерживать верх; всегда занят сразу многими делами; обычно спешит; стремится форсировать дела; находится в состоянии сильного беспокойства. Такой человек относится к коронарному типу, он очень сильно подвержен стрессу.

Тип "Б" прямо противоположный типу "А". Стрессы на него влияют меньше.

Следует также заметить, что люди с теми или иными соционическими темпераментами в разной степени подвержены стрессам в такой последовательности (по мере возрастания подверженности стрессам): флегматики; сангвиники; холерики; меланхолики.

Управление стрессами требует выявления актуальных для конкретного человека стрессоров, т. е. неблагоприятных факторов, вызывающих в организме человека состояния напряжения - стрессов. Для этих целей служат перечни стрессоров. Один из таких перечней представлен ниже:

• высокая напряженность труда;

• нехватка времени;

• монотонность труда;

• отсутствие творчества;

• вынужденная бездеятельность;

• несогласованность планов;

• неудовлетворенность правами и обязанностями;

• длительное пребывание на работе;

• неудовлетворенность трудом;

• ощущение своей бесполезности;

• бремя ответственности;

• неблагоприятные ситуации на работе;

• тревога о должностном продвижении;

• конфликты с сотрудниками;

• неблагоприятная атмосфера в семье;

• неудовлетворенность должностью;

• трудности взаимоотношений с руководством;

• раздвоенность между семьей и работой;

• неинтересная работа.

Со временем под влиянием прогрессирующей напряженности труда у каждого человека складывается "своя" группа сигналов, свидетельствующих о наличии стрессового состояния:

• кратковременные сигналы (раздражительность, усиленная тяга к курению, "говорливость", периодические боли в затылке, изжога, икота);

• долговременные сигналы (длительные боли в какой-то области головы, сердца, депрессия, полная потеря аппетита, затухание жизненного тонуса, лихорадочный блеск в глазах).

Управление стрессами предполагает также применение методов профилактики стресса. Наиболее распространенным средством профилактики является отдых (но не ничегонеделание).

Важным методом профилактики стрессовых состояний является применение упражнений по созданию и поддержанию мажорного настроения. Для этого следует приучить себя включать психорегулирующие упражнения в свой режим дня. Начать с подъема и утренних процедур. Проделывать некоторые упражнения в течение дня. Данные специальные упражнения можно разделить на следующие группы: утренняя физзарядка; дыхательная гимнастика; микропаузы.

Профилактика и нахождение путей преодоления стресса должны осуществляться как на уровне организации, так и на уровне отдельного индивида. На уровне организации профилактика стресса и стрессовых ситуаций может осуществляться за счет правильного подбора и расстановки кадров, постановки конкретных и реально выполнимых задач, верного проектирования работ, взаимодействия с членами коллектива и группового принятия решений, а также реализации программы оздоровления работников. На уровне отдельного индивида справиться со стрессом и сохранить психическое здоровье можно, следуя определенным психологическим рекомендациям:

• научиться планировать свою жизнь и верно определять приоритетные задачи;

• правильно соотносить свои возможности и потребности и ставить перед собой достижимые цели;

• иногда отвлекаться от жизненных проблем и находить для себя приятные, интересные занятия;

• избегать критики других и стараться хвалить людей за те качества, которые вы в них цените;

• научиться понимать, прощать и принимать других;

• стараться избегать излишней ненужной конкуренции;

• регулярно заниматься спортом или выполнять физические упражнения;

• овладевать методами снятия психического напряжения (медитация, релаксация, аутогенная тренировка и т. п.).

В настоящее время специалистами в области психологии разработано огромное количество тестов, анкет, которые должны помочь человеку определить уровень раздраженности, возможности нервного срыва, угрозы стресса.