11. Замена книг учета

11.1. Замена (переписка) основных книг учета производится в исключительных случаях: ветхость, значительные повреждения или существенные несоответствия в установленной форме.

11.2. Замена главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда), инвентарных книг и специальных инвентарных книг музеев, находящихся в ведении Министерства культуры Российской Федерации, производится только по разрешению Министерства культуры Российской Федерации на основании письменного обращения руководителя федерального музея.

11.3. Замена главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда), инвентарных книг и специальных инвентарных книг музеев, находящихся в ведении субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления, иных юридических и физических лиц, являющихся собственниками музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, также производится по разрешению Министерства культуры Российской Федерации на основании письменного обращения учредителя или собственника.

11.4. К обращению прилагается протокол ЭФЗК музея с обоснованием причины и способа замены старой книги учета (создание рукописного экземпляра, оцифровка, машинописный текст на бумажном носителе).

11.5. При замене главной инвентарной книги необходимым требованием является создание ее нового рукописного экземпляра.

11.6. Замена книги поступлений научно-вспомогательного фонда производится по разрешению учредителя на основании указанных выше документов.

11.7. Замена книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда производится по приказу директора музея на основании заключения ЭФЗК.

11.8. В целях сохранения целостности изначальной информации и последовательности учетных обозначений музейных предметов при переписке любыми способами производится перенос всех ранее исключенных номеров с указанием документа, являющегося основанием для исключения.

11.9. По окончании работы по переписке главной инвентарной книги (книги поступлений основного фонда), инвентарных книг, специальных инвентарных книг составляется акт погашения старых книг учета (2 экземпляра), который с протоколом ЭФЗК представляется на утверждение в Министерство культуры Российской Федерации (приложение № 6).

11.10. Акт на погашение книги поступлений научно-вспомогательного фонда представляется на утверждение учредителю музея.

Акты на погашение книг поступлений фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда утверждаются директором музея.

До утверждения актов на погашение действующими считаются старые книги учета.

11.11. Переписанные (новые) книги учета вне зависимости от способа исполнения подлежат оформлению и утверждению в порядке, установленном Едиными правилами.

11.12. Погашенные книги учета постоянно хранятся в музее.

12.Учет и хранение учетной документации

12.1. Отдел учета музеев ведет учет всей учетной документации и обеспечивает ее сохранность.

12.2. В конце текущего года все виды актов нумеруются постранично в порядке восходящих номеров, брошюруются, шнуруются. На каждый том актов составляется итоговая опись.

На каждый вид учетных документов составляется опись (приложения №№ 7, 8).

Сведения о новых томах учетных книг и подшивках актов отдел учета обязан регулярно вносить в указанные описи.

12.3. Порядок организации хранения учетных документов определяется внутримузейной инструкций и может носить как централизованный, так и децентрализованный характер.

При централизованном хранении вся учетная документация хранится только в отделе учета.

Децентрализованное хранение предусматривает организацию хранения инвентарных книг, специальных инвентарных книг, паспортов музейных предметов в отделах хранения.

12.4. Выдача учетной документации сторонним исследователям и вынос учетных документов с места постоянного хранения запрещается.

Сотрудники музея пользуются учетной документацией только по служебной необходимости в присутствии сотредников отдела учета или хранительского отдела.

12.5. Главная инвентарная книга (книга поступлений основного фонда), книга поступлений научно-вспомогательного фонда, инвентарные книги, специальные инвентарные книги подлежат страховому копированию, которое может быть осуществлено с использованием электронных технологий.

12.6. Вся учетная документация, в том числе погашенные книги учета, а также страховые копии основных учетных документов, указанных в п. 16.5, подлежат постоянному хранению в музее в сейфах или несгораемых шкафах в опечатанном виде.