22. Документооборот

Прохождение документа от момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Правила документооборота и порядок обработки учетной информации оговариваются в учетной политике организации.

Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);

• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение;

• регистрацию;

• рассмотрение руководством;

• передачу на исполнение.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

23. Виды учетных регистров

Учетные регистры – это документ, приспособленный для регистрации данных из первичных бухгалтерских документов о совершенных хозяйственных операций.

В качестве учетных регистров могут использоваться различные книги, карточки, ведомости и другие. Они служат целям контроля, управления и анализа хозяйственной деятельности.

Учетные регистры бухучета составляются на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам. Типовые формы регистров бывают межведомственные и ведомственные.

Межведомственные формы учетных регистров используются вне зависимости от отраслевой принадлежности организации. Ведомственные – разрабатываются и утверждаются в разрезе отраслей, министерств и ведомств.

Допускается составление регистров бухгалтерского учета по формам, отличающимся от типовых, если они разработаны организациями с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета. Такие регистры называют специализированными.

Классификация учетных регистров

I. По содержанию:

синтетические – (журналы-ордера и Главная книга(обобщаются и подсчитываются все обороты по дебету и по кредиту и по всем счетам, а также выводятся остатки на конец отчетного периода, по главной книге заполняется бухгалтерская отчетность); аналитические – карточки по учету ОС, кассовая книга;

комбинированные – для отражения показателей синтетического и аналитического учета – журналы-ордера № 6, 7.

II. По назначению:

хронологические – (кассовая книга), все операции в хронологическом порядке;

систематические – (главная книга, ведомость остатков ТМЦ), систематические записи;

комбинированные (журнал-ордер № 1).

III. По внешней форме:

ведомости; карточки; книги; машинограммы – регистры, получаемые машинным способом.

IV. По строению:

односторонние – графы прихода и расхода расположены на одной стороне;

двусторонние – левая часть для Дт, а правая – для Кт;

многографные – для детализации оборотов по Дт и Кт.

V. По материальной основе:

бумажные – составленные на бумажном носителе;

машинные – находятся, как правило, на машинном носителе.