8.8.Группировка и обобщение данных по учету труда и заработной плате.

В учетном процессе отработанное время, суммы начисленной заработной платы, доплаты и премии работникам фиксируются в различных первичных документах. Информация по одному и тому же работнику может содержаться в нескольких документах. Все это вызывает необходимость группировки и обобщения данных по учету труда и выполненных работ. Поэтому в регистрах бухгалтерского учета суммы начисленной заработной платы должны быть сгруппированы и накоплены по следующим направлениям:

• по каждому работнику предприятия для организации расчетов по заработной плате;

• по подразделениям и объектам учета затрат;

• по предприятию в целом - для составления отчетности и других целей.

Обобщающим регистром , в котором отражаются расчеты по заработной плате с каждым работником является расчетно-платежная ведомость (ф.№ТО-7).

Расчетно-платежная ведомость - это документ по начислению всех видов заработной платы за месяц и произведенных из нее удержаний. Она служит основным платежным документом для выдачи причитающейся работникам заработной платы (за минусом удержаний).

Расчетно-платежная ведомость состоит из двух разделов - «Начислено» и «Удержано и внесено». В разделе «Начислено» показывают все виды заработной платы, начисленной по сдельным расценкам за выполненную работу, по расценкам за полученную продукцию, повременно по тарифным ставкам или должностным окладам, надбавки за классность, а также все виды премий, входящих в фонд заработной платы. В расчетно-платежную ведомость включают так же все виды оплаты отпусков, начислений по временной нетрудоспособности, за выслуги лет и другие выплаты.

Общая сумма заработка за месяц определяется путем суммирования соответствующих граф, итог которых записывают в графу «Итого начислено». Графу ведомости «Всего причитается» заполняют путем суммирования или вычитания из начисленного заработка сальдо на начало месяца.

В раздел «Удержано и внесено» записывают все виды удержаний. Ими могут быть суммы, выданные кассой за прошлый месяц, аванс, подоходный налог, удержание по исполнительным листам, за товары, купленные в кредит, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях, возмещение материального ущерба и другие. Эти записи производят на основании отчетов кассира, платежных ведомостей, исполнительных листов, поручений-обязательств и др. документов.

Чтобы составить расчетно-платежную ведомость необходимо из ведомости за прошлый месяц по каждому работнику вынести сальдо на начало текущего месяца. Затем отразить суммы по разделу «Начислено», после этого по разделу «Удержано и внесено» и вывести сальдо на конец месяца, а также сумму к выдаче по каждому работнику.

Расчетно-платежные ведомости составляют в разрезе производственных подразделений или категорий работников. Отдельно составляют расчетно-платежную ведомость по административно-управленческому персоналу. Суммы основной и дополнительной заработной платы переносят из соответствующих первичных документов (табель учета рабочего времени и начисления заработка (ф.ТО-1), учетный лист на сдельную работу (ф.ТО-3), книжка бригадира по учету труда и выполненных работ (ф.ТО-12) и другие).

Общая сумма, подлежащая выплате по расчетно-платежной ведомости, в обязательном порядке указывается прописью.

Никакие исправления, подчистки в расчетно-платежной ведомости не допускаются. Расчетно-платежная ведомость подписи руководителем предприятия и главным бухгалтером. После этого ведомость передают в кассу для выдачи заработной платы. Суммы заработной платы, не выданные в установленный срок, подлежат депонированию, о чем в расчетно-платежной ведомости делаются соответствующие отметки.

Сумма начисленной заработной платы по каждому структурному подразделению должна соответствовать сумме, отнесенной в издержки производства и отраженной в производственных отчетах, кроме сумм, начисленных за счет средств фонда социальной защиты населения.

Таким образом расчетно-платежные ведомости позволяют систематически контролировать расчеты с персоналом предприятия. Сальдо по всем расчетно-платежным ведомостям на начало и конец месяца должно соответствовать счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», как по дебету, так и по кредиту. Кроме того, общая сумма начисленной заработной платы должна контролироваться суммой, отнесенной в затраты производства и отраженной в журнале-ордере №10-АПК, кроме выплат за счет средств социального страхования.

Так как расчетно-платежные ведомости заменяют лицевые счета и оборотные ведомости по балансовому счету 70, то они являются документами постоянного хранения.

Выдача аванса работникам предприятия производится по платежной ведомости (ТО-8).

Для отнесения в затраты на производство суммы начисленной заработной платы накапливают и группируют в специальных накопительных документах. К ним относят: накопительную ведомость учета использования машинно-тракторного парка (ф.УЗ-2), накопительную ведомость учета работы грузового автотранспорта (ф.УЗ-1), накопительную ведомость учета затрат в ремонтной мастерской (ф.УЗ-3) и др.

Важную роль играет накопительная ведомость учета использования машинно-тракторного парка. В ней на каждый трактор отводится отдельная страница. На основании учетных и путевых листов в ведомости записывают отработанные человеко-дни, человеко-часы, нормо-смены, начисленную заработную плату механизатору и др. показатели.

Накопительная ведомость учета работы грузового автотранспорта построена по такому же принципу, как и накопительная ведомость учета использования машинно-тракторного парка. Здесь также на каждую автомашину отводится отдельная страница, где накапливают данные из путевых листов о выполненных работах и начисленной заработной плате. В конце месяца по каждому автомобилю подсчитывают итоги, отдельные из которых переносят в производственный отчет. В отдельных графах ведомости выполненные тонно-километры распределяют по потребителям услуг автотранспорта.

Накопительная ведомость учета затрат в ремонтной мастерской предназначена для учета объемов выполненных работ и систематизации прямых затрат, произведенных при выполнении этих работ. В этом документе аналитические счета открывают по видам ремонтов и по видам изготовляемых мастерской изделий. Затраты накапливают по каждой сложной машине (автомобиль, трактор, комбайн), а по несложным сельскохозяйственным машинам - по их видам или группам.

Суммы начисленной заработной платы, отработанное время и другие расходы, сгруппированные в накопительных ведомостях, ежемесячно обобщают в производственных отчетах, которые составляются по видам производств, структурным подразделениям, а затем и в целом по предприятию.

Для сводного учета расчетов по оплате труда, контроля за фондом заработной платы и составления установленной отчетности предназначены сводная ведомость начисленной оплаты по ее составу и категориям работников (ф.№58-АПК) и сводная ведомость по расчетам с работниками (ф.№59-АПК).

Сводную ведомость начисленной оплаты труда по ее составу и категориям работников (ф.№58-АПК) открывают на год в целом по сельхозпредприятию. В ней ежемесячно отражают обобщенные данные расчетно-платежных ведомостей о суммах начисленной оплаты труда и других выплатах по составу и категориям работников. Итоговые данные по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражают по видам основной и дополнительной оплаты труда, оплате отпускных, выплате вознаграждений за выслугу лет, различных надбавок и т.п. Отражение данных производится как по суммам, входящим в состав фонда оплаты труда, так и по выплатам, производимым за счет средств фонда потребления. Кроме сумм начисленной оплаты труда в ведомости №58-АПК отражают количество отработанных человеко-дней каждой категорией работников.

В сводной ведомости по расчетам с работниками (ф.№59-АПК) отражают итоговые данные расчетно-платежных ведомостей, составленных по производственным подразделениям. В ведомости указывают суммы задолженности на начало месяца (за предприятиями или за работниками), начисленной оплаты труда, отпускных (с указанием количества дней) и других выплат, входящих в фонд оплаты труда. В этом регистре находят отражение так же суммы разных выплат, не входящих в состав фонда оплаты труда, или могут быть пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам с указанием количества дней, пенсии инвалидам труда и другие выплаты.

Кроме того, в ведомости №59-АПК отражают итоговые суммы, выданные наличными деньгами при расчетах с персоналом хозяйства, перечисленные на депоненты, в банк согласно заявлению и удержания из оплаты труда по видам (подоходный налог, обязательный страховой взнос в фонд социальной защиты населения и др.). Эти суммы являются основанием для контроля за проведением указанных расчетных операций.

Суммы, отраженные в ведомости ф.№59-АПК, должны быть взаимоувязаны с данными, содержащимися в других журналах-ордерах. Так, суммы, выданные наличными по расчетам за прошлый месяц, должны соответствовать данным журнала-ордера №1-АПК. Суммы, перечисленные на депоненты по расчетам за прошлый месяц, согласуются с данными журнала-ордера №9-АПК.

Данные ведомости служат основанием для записей в журнале-ордере №8-АПК удержанных из оплаты труда сумм подоходного налога, а также в журнал-ордер №9-АПК по кредиту счетов 73 (на суммы, удержанные за купленные в кредит товары, на возмещение полученных ссуд на индивидуальные нужды, на суммы, удержанные за недостачу, порчу и хищения денежных средств и товарно-материальных ценностей), 76 (на суммы, удержанные по исполнительным документам), 71 (на удержанные из оплаты труда подотчетные суммы).

Суммы задолженности на конец месяца, отраженные в ведомости №59-АПК должны соответствовать развернутому остатку на конец месяца по счету 70 в Главной книге.