8. Документация, ее сущность и значение. Автоматизированные носители информации.

Производить непосредственное наблюд-е за осущес-ем хоз-ных операций из-за их множества бух-ру невозможно, поэтому в бух учете применяют 2 особых приема – документацию и инвентаризацию. Строгая и полная документальность – необх. условие ведения БУ. Неотъемлемой частью хоз-ой опер-и в момент ее совершения явл. состав-е перв-го док-та. Хоз-ой опер-ей наз-ся факт, действие, вызывающее изм-е в составе средств или источников. Бух. док-ом наз. письменное подтверждение совершенной хоз-ой опер-и или права на ее совершение. Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предпр-ми: -контролируется наличие, движение и сох-ть товарно-мат-ых и ден. ср-в; - контролируется кол-во и кач-во труда раб-ов и расчетов за труд; -обеспечивается повседневное руков-во работой предприятия; -обеспечивается внутр-й контроль за работой предпр-я и внешний (вышестоящей организацией, налог. инспекцией, банками, независимыми аудиторами); - явл доказа-ом вины или невиновности лиц для суд. органов; -контролируются расчеты с др пред-ми.

Док-ты должны запол-ся своевременно, объективно, на бумажных или машинных носителях инфо и должны содержать след. реквизиты: 

-наименование и номер док-та; дату и место его составл-я; - основание и содержание хоз-ой операции; - кол-ное измерение хоз-ой операции ( в натурал. и денеж. выражении); -наименование должностей, фамилии и личные подписи участников хоз-ой операции. Могут быть и допол. реквизиты.

Сущ. типовые формы док-ов, обязательные для всех пред-ий (касс. ордера, касс. книги и др.), и могут применяться специфические для данной отрасли док-ты. По назначению док-ты подразд. на: 1)распорядительные – дают право на совершение операции (приказы, наряды, доверенности); 2) исполнительные или оправдательные – подтверждают факт совершения операции (акты, касс. ордера, накладные и др.); 3) док-ты бух-го оформления, когда сам бух-р совершает операцию и подписывает док-т ( расчет аморт-и ОС, НМА).

По месту составления док-ты бывают: 1)внешние, выписанные другими предпр-ми ( ТТН счета-фактуры поставщиков); 2)внутренние, составленные на данном предпр-и (отчет, касс. ордера). Таких док-ов большинство.

По хар-ру отражения инфо док-ты бывают: 1)первичные – отражают одну операцию в момент ее совершения (приходный касс ордер, расходный касс ордер); 2) сводные – составляются на основе первичных док-ов и отражают много операций ( касс отчет).

По способу состав-я бух-е док-ты подраздел. на: 1)разовые – отражают операцию в момент ее совершения (касс приходные и расходные ордера); 2)накопительные –отражают однородные операции по мере их совершения. К ним относятся лимитно-заборные карты на получение мат-ов, ГП, когда за каждую дату отмечается кол-во отпущенных средств. Накоп-е док-ты сокращают время на их оформление, экономят бумагу, но эконом-ая инфо по таким док-ам в бух учете по счетам записывается в конце месяца.

По кол-ву отражаемых объектов док-ты делятся на: 1)однопозиционные, кот. отражают хоз-ую операцию, затронувшую один вид мат-х ценностей, запись в них делается одной строкой; 2)Многопозиционные док-ты отражают хоз-ую операцию, затронувшую несколько видов мат-х ценностей, запись в них делается несколькими строками.

По степени испол-я вычислительной техники для выписки док-ов они подраздел. на выписываемые от руки и с помощью ПЭВМ. По виду носителей инфо док-ты делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящихся на магнитных дисках, в памяти ПЭВМ. Поступившие в бух-ю док-ты проверяются с трех точек зрения: 1)внешняя проверка – вкл в себя проверку формы док-та, чистоту, полноту и прав-ть заполнения всех реквизитов (особенно подписей и печати), отсутствие подчисток; 2) проверка законности хоз-ых операций, т.е. законодат-ву РБ. За дост-сть инфо, содер-ся в док-те несут ответ-ть лица, подписав. док-т. Док-ты, состав-ые с нарушением установ-ых требований, не имеют юр силы и не могут служить основ-ем для записи в бух учете. В спорных вопросах док-т принимается к исполнению только при наличии письм-го распоряжения рук-ля, кот. затем несет всю ответ-ть; 3)арифм-ая проверка (таксировка, т.е. перемножение кол-ва на цену; подсчет скидок, подсчет итогов) .

Затем бух-р осущест. контировку путем проставления на каждом док-те корреспондирующих счетов – бух проводок.Инфо из обработанных первичных док-ов переносится в учетные регистры, на основании кот. составляется бух отчетность пред-ия. До окончания фин. года все док-ты нах-ся на текущем хранении в бух-и пред-ия, после составления годовой отч-ти пер-ые док-ты передаются в бух архив. Для каждого вида док-ов законодательно установлены свои сроки хранения. Три года для многих док-ов и регистров; пять лет – для актов ревизий; 75 лет – для лицевых счетов по зарплате; бессрочное хранение – для годовых отчетов. Движение док-ов с момента их составления или получения от др предприятий до момента передачи их в архив называется документооборотом.