8.5. Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам и командировкам

1. Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах РБ, утв. Постановл. Мин. фин. 12.04.2000. №35 (в ред пост. от 04.02.2013 № 4)4

2. Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 30.07.2010 № 115 (с измен. 10.02.2012 № 22);

3. Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу постановлению Мин. финн. РБ 30.01.2001 № 7 (с измен. 08.01.2013 № 1);

4. Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках, утв. постановл. Мин. фин. 08.08.2013 г. № 53

Выдача наличных денежных средств под отчет может производиться только работникам организации на хозяйственные нужды и на командировочные расходы.

Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды осуществляется в размерах и на срок, определяемый руководителем организации при наличии письменного разрешения обслуживающего банка.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом нанимателя с выдачей командировочного удостоверения, если его форма предусмотрена организацией.

Приказ является и основанием для выдачи аванса командированному работнику.

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки.

Командированному работнику возмещаются расходы:

1. по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа.

При отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду возмещаются в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.

2. по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера. Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы.

Без представления подлинных документов работнику возмещаются расходы в размере, установленном законодательством. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

3. за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных расходов– суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что за время пребывания в месте служебной командировки. Если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50 процентов от установленной нормы;

4. иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (по оплате провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза, проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам, платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей).

В случае использования командированным работником в личных целях государственных праздников, праздничных и выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Командированные работники, получившие денежные средства под отчет обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места служебной командировки;

• подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

• подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

Нанимателем определяются форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

1. по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2. по найму жилого помещения;

3. по проживанию вне места жительства (суточные) (далее – суточные);

4. иные расходы, произведенные работником с разрешения нанимателя.

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

Оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5-20 процентов от нормы расходов по найму жилого помещения.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки. (Пост. Мин. финн. РБ 30.01.2001 № 7 (с измен. 08.01.2013 № 1).

Возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из РБ и дня прибытия в РБ по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах РБ.

День пересечения границ государств, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Работники представляют письменный отчет об итогах служебной командировки в 10-дневный срок со дня прибытия.

По хозяйственным операциям с подотчетными лицами составляются следующие записи:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 выданы из кассы ден. средства подотчетным лицам

Д-т сч. 71 К-т сч. 51 перечислены средства на карт-счет с расч.сч.

Д-т сч. 10,41 К-т сч. 71 приобретены ТМЦ с оплатой за счет подотчет. сумм

Д-т сч. 25,26,44 К-т сч. 71 списаны по нормам расходы на служебные командировки

Д-т сч. 50,70 К-т сч. 71 возвращены неиспользованные подотчетные сумм

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 суммы, не возвращенные работниками в установл. сроки

Д-т сч. 70 К-т сч. 94 удержаны из зар. платы своевременно невозвращенные суммы