8.2. Классификация первичных учетных документов

В бухгалтерском учете применятся большое количество разнообразных документов. Чтобы рационально их использовать, они классифицируются по следующим признакам:

по назначению:

• распорядительные, дающие разрешение или право на осуществление хозяйственной операции, например приказ руководителя, наряды, заказы;

• исполнительные, удостоверяющие фактическое совершение хозяйственной операции, например акты, приходный ордер;

• бухгалтерского оформления, которые составляются и подписываются одним бухгалтером и одновременно являются и распорядительными и исполнительными документами, например расчет фактической суммы амортизации основных средств и нематериальных активов за истекший месяц, расчет распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

• комбинированные, содержащие признаки распоряжения и исполнения хозяйственной операции, например наряд на сдельную работу, в котором содержится задание и фактическое выполнение работы, или требование на отпуск материалов, в котором есть такие признаки как «затребовал», «разрешил», «отпустил» и «получил»;

по характеру (содержанию) хозяйственных процессов (операций), отражаемых в документах:

• денежные, например кассовые приходные и расходные ордера, денежные чеки;

• материальные, например накладные, материальные приходные и расходные ордера;

• расчетные, например платежные требования, платежные поручения;

по охвату хозяйственных операций:

• единичные, составляемые на одну хозяйственную операцию, например расходный кассовый ордер;

• сводные, отражающие несколько разнородных хозяйственных операций, например авансовый отчет о расходах: на выполнение задания, на проезд в транспорте, за проживание в гостинице и суточные;

по способу использования:

• разовые, например расходный кассовый ордер;

• накопительные, включающие несколько однородных хозяйственных операций, например лимитно-заборная карта;

по месту составления:

• внутренние, составляемые внутри данной организации, например кассовые ордера, наряды;

• внешние, поступающие от других организаций, например счета-фактуры поставщиков, платежные требования;

по степени типизации:

• стандартные (унифицированные) для отражения однородных хозяйственных операций в разных организациях, например, кассовые и банковские документы;

• специализированные для отдельных отраслей народного хозяйства, например в сельском хозяйстве – карточка учета надоя молока;

• нестандартные, например документы бухгалтерского оформления.

Унификация документов, в том числе и специализированных, дает экономию живого и овеществленного труда, в частности при разработке типовых проектов автоматизации учета, централизованном изготовлении бланков таких документов, подготовке и повышении квалификации бухгалтерских кадров.

В аналогичной учебной литературе рекомендуются еще и другие классификационные признаки деления документов, которые либо повторяют выше приведенные, либо имеют меньшую практическую значимость. Например, предлагаются: по количеству учитываемых позиций (однострочные и многострочные), по способу заполнения документов (ручным или с применением вычислительной техники), по авторской принадлежности (личные и служебные), по подлинности (первичности) отражения хозяйственной операции (оригинал и копия), по внешнему виду как носителя учетной информации (бумажные и машинные), по срокам хранения (текущие и постоянные) и др.