Хранение, расход и списание гсм

Приобретенное топливо хранится в емкостях. Ежедневно, до начала смены и по ее окончании, производятся замеры остатков ГСМ. Для определения плотности топлива используются ариометры. Результаты замеров заносятся в журнал учета плотности топлива. Выявленные потери в пределах норм естественной убыли списываются на расходы. Если же емкости для хранения ГСМ используются для длительного хранения либо отпуска на сторону, руководителем организации в приказе о проведении инвентаризаций устанавливается периодичность их проведения. Организации обязаны проводить инвентаризацию ГСМ (в т.ч. в баках транспортных средств, машин и механизмов) в соответствии с порядком, определенным Законом РБ "О бухгалтерском учете и отчетности" и Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180^*.

Периодичность проведения инвентаризаций основных средств, нематериальных активов, незавершенного строительства, сырья, материалов, готовой продукции, товаров для реализации (в т.ч. товары на складах, товары в розничной торговле, тара под товаром и порожняя, покупные изделия, продукция подсобного сельского хозяйства) – не менее одного раза в год (п. 8 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств). По мнению автора, в отношении ГСМ такая периодичность должна носить систематический характер и осуществляться не реже одного раза в месяц. Следует, однако, иметь в виду, что нормы естественной убыли зависят не только от температурного режима, но и от срока хранения. Например, бензин был залит в емкость для хранения 03.02.2008. Отпуск начали производить со 02.05.2008. В этом случае, при проведении инвентаризации на 01.04.2008 и 01.05.2008, можно применить поправочный коэффициент (0,09 или 0,59 кг на 1 тонну хранимого продукта в месяц в зависимости от времени года), а также нормы естественной убыли при приеме в резервуар (0,24 или 0,41 кг на 1 тонну принятого топлива в зависимости от времени года). При этом первичные документы для отнесения указанных потерь на себестоимость продукции (работ, услуг) бухгалтерской записью по дебету субсчета 200 должны быть должным образом оформлены и утверждены руководителем организации.

Ранее действовали единые нормы естественной убыли, утвержденные постановлением Госснаба СССР от 26.03.1986 № 40 "Об утверждении норм естественной убыли". На основании этого документа были разработаны Инструкция о порядке приема, хранения, отпуска и учета нефтепродуктов на автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта БССР от 22.01.1990 № 06/2 и Инструкция о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефтепродуктов на предприятиях (объединениях) по обеспечению нефтепродуктами, предприятиях по поставкам нефтепродуктов системы Госкомнефтепродукта БССР от 13.04.1990 № 06/3. Однако это документы не были официально опубликованы и в основном используются организациями именно этой системы. В данном случае можно предложить разработать и утвердить внутреннюю инструкцию организаций, положив в ее основу Инструкцию о порядке применения норм естественной убыли нефтепродуктов и этилового спирта при приеме, хранении, отпуске, транспортировании и норм технологических потерь нефтепродуктов при зачистке резервуаров в пограничных войсках Республики Беларусь, утвержденную приказом Председателя Госкомитета погранвойск РБ от 06.05.2006 № 210 (в ред. приказа от 25.06.2007 № 260).

При заправке топливом транспорта, как из собственных емкостей, так и в иных случаях, отпуск производится в литрах. Израсходованные во время эксплуатации автотранспорта ГСМ подлежат включению в расходы в пределах утвержденных руководителем норм, а сверх этого – на субсчете 170 "Расчеты по недостачам"^*. После выяснения причины перерасхода их стоимость относится либо на виновное лицо, либо покрывается за счет собственных средств организации.

В соответствии с п. 3 Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Минтранса РБ от 16.06.2005 № 28 (в ред. постановления от 09.01.2008 № 1) (далее – Инструкция № 28), норма расхода топлива устанавливается в следующих единицах измерения:

для автомобилей, работающих на бензине, дизельном топливе, сжиженном углеводородном газе, – в литрах на 100 км пробега;

для автомобиля, работающего на сжатом природном газе, – в кубических метрах на 100 км пробега;

норма расхода топлива на трактор, машину, механизм и оборудование – в литрах на машино-час работы (далее – л/маш.-час) или в литрах на выполнение конкретной операции (заполнение (слив) одной цистерны, загрузка (разгрузка) одного бункера и т.п.).

Нормы расхода топлива предназначены для учета и контроля за фактическим расходованием топлива механическими транспортными средствами, тракторами, машинами, механизмами и оборудованием, эксплуатируемыми юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Нормы расхода моторных масел и смазок устанавливаются на 100 л (куб. м) общего расхода топлива.

Нормы расхода топлива для зимних уборочных работ (сгребание снега и т.п.), а также для механических транспортных средств, предназначенных для эксплуатации исключительно в зимнее время (снегоходы и т.п.), устанавливаются для условий эксплуатации в зимнее время.

В настоящее время на внутреннем рынке республики появилось большое количество автотранспорта, по которым еще не установлены линейные нормы расхода ГСМ. Поэтому в случае отсутствия установленной линейной нормы расхода топлива до ее утверждения учет фактического расхода топлива при движении механического транспортного средства в черте города и за его пределами производится по временной норме, соответствующей контрольному расходу топлива, установленному заводом-изготовителем в инструкции по эксплуатации для соответствующего механического транспортного средства (кроме трактора), на срок не более трех месяцев (п. 8 Инструкции № 28).

В случае отсутствия установленной линейной нормы расхода топлива при эксплуатации механического транспортного средства субъектами хозяйствования, созданными юридическими и физическими лицами Республики Беларусь за границей, до ее утверждения учет фактического расхода топлива при движении механического транспортного средства в черте города и за его пределами производится по временной норме, соответствующей контрольному расходу топлива, установленному заводом-изготовителем в инструкции по эксплуатации для соответствующего механического транспортного средства, до момента утверждения линейной нормы расхода топлива в Республике Беларусь.

Списание израсходованных ГСМ производится по утвержденным нормам. Они являются обязательными для всех субъектов хозяйствования независимо от форм собственности и ведомственной подчиненности. Надо отметить, что данные нормы в некоторой части имеют рекомендательный характер (движение в городе с населением более 1 млн. человек, движение на автостраде, работа на новом двигателе или после капитального ремонта двигателя и т.д.). Поэтому руководитель организации должен утвердить нормы расхода топлива, распространяемые на автотранспорт данной организации.

Наибольшее число вопросов по применению поправочных коэффициентов при переходе на зимние и летние нормы. В данном случае необходимо учитывать, что повышение нормы расхода топлива производится в случаях работы механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования при отрицательных температурах окружающего воздуха в период с 1 ноября по 31 марта в размере, установленном руководителем юридического лица или индивидуальным предпринимателем, – до 10 %. При положительной температуре окружающего воздуха в указанный период данное повышение не применяется (п. 10.1 Инструкции № 28).

Температура окружающего воздуха определяется по результату собственного измерения, произведенного ответственным лицом на момент выпуска механического транспортного средства на линию, с регистрацией результата измерения в журнале. В связи с этим руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за ведение журнала учета температур и обеспечить его необходимыми для этого средствами (градусник температур, журнал учета температур и др.), прохождение соответствующего инструктажа по замеру и оформлению температур. Если в организации таких работников несколько, то можно предусмотреть ведение температур в их должностной инструкции. Следует учитывать, что типовой формы такого журнала нет. В связи с этим можно порекомендовать следующую форму журнала учета температур при наличии в штате нескольких работников, ответственных за его ведение.

Дата	Время выпуска на линию	Температура окружающего воздуха	Автомобиль (марка, государственный номер)	Ф.И.О. ответственного лица	Подпись ответственного лица
1	2	3	4	5	6

Если ведение журнала возложено на одного работника, то графы 5, 6 вышеприведенной формы можно исключить.

При нахождении механического транспортного средства за пределами Республики Беларусь допускается определение фактической температуры по данным Гидрометеоцентра Республики Беларусь или метеорологических служб других стран.

В бухгалтерском учете фактически израсходованные ГСМ в пределах утвержденных норм списываются на расходы записью: Д-т субсчета 200, 211 – К-т субсчета 064. При сверхнормативном расходе ГСМ по вине работника сумма относится на субсчет 170 "Расчеты по недостачам" (на виновное лицо). В соответствии с п. 75^* Инструкции по инвентаризации активов и обязательств организации, финансируемые из бюджета, результаты инвентаризации зачисляют на уменьшение (увеличение) бюджетного финансирования или внебюджетных источников в зависимости от того, за счет каких источников приобретались активы, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации. Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью (сличительной ведомостью) согласно приложению 5 к Инструкции по инвентаризации активов и обязательств.

В бухгалтерском учете операции по списанию ГСМ отражаются следующим образом:

№ п/п	Дебет субсчета	Кредит субсчета	Содержание хозяйственной операции
1	200, 211	064	Списание ГСМ в пределах утвержденных норм
2	170	064	Отражение вреда по перерасходу сверх утвержденных норм ГСМ с отнесением на виновное лицо суммы перерасхода
3	120, 180	170	Погашение задолженности по перерасходу

_____________________________

^* По данному вопросу см. материал А. Чернюк "О новой Инструкции по инвентаризации активов и обязательств" (см.: Гл. бухгалтер. Бюджетные организации. – 2008. – № 2. – С. 21–23).

Если в результате эксплуатации автотранспортного средства была выявлена экономия ГСМ, то работники организации имеют право в соответствии с разработанным и соответствующим образом утвержденным положением по премированию на вознаграждение. Такое положение должно учитывать требования Типового положения о стимулировании снижения себестоимости продукции (работ, услуг), утвержденного постановлением Минэкономики и Минтруда РБ от 15.03.2000 № 46/35.

Однако при распределении и формировании сумм на вознаграждение следует также учитывать постановление Совета Министров РБ от 28.05.2002 № 691 "О порядке стимулирования должностных лиц государственных организаций, иных организаций, имеющих долю государственной собственности, и колхозов за экономию горюче-смазочных материалов".

Экономия ГСМ определяется по итогам отчетного периода (месяца, квартала, года) после внедрения ресурсосберегающих технологий, модернизации производства и освоения новых методов использования транспортных средств.

На выплату премий за экономию горюче-смазочных материалов от внедрения ресурсосберегающих технологий, модернизации производства и освоения новых методов использования транспортных средств могут направляться средства в размере:

до 70 % суммы экономии дизельного топлива;

до 80 % суммы экономии бензина всех марок;

до 60 % суммы экономии моторных масел.

Из средств от полученной экономии ГСМ премируются руководители организаций и другие должностные лица, принимавшие участие в разработке и (или) внедрении ресурсосберегающих технологий, модернизации производства и освоении новых методов использования транспортных средств. Условия и размеры премирования определяются:

– руководителей организаций – в контрактах, заключаемых с ними собственником имущества либо уполномоченным им органом. При этом на премирование руководителей может направляться не более 10 % суммы экономии ГСМ;

– других должностных лиц – в положениях, разрабатываемых в организациях.

Пример.

Тогда расчет размера экономии ГСМ производится следующим образом:

Учетная стоимость одного литра ГСМ – 1000 руб.

№ п/п	Показатель	Алгоритм расчета	Сумма, руб.	Удельный вес в сумме экономии, %
1	Экономия 100 л ГСМ	–	–	–
2	Сумма экономии ГСМ	(1000  100)	100 000	100,0
3	Направляется на премирование персонала	(100 000  70 / 100)	70 000	70,0
4	Произведено отчислений:
4.1	в ФСЗН	(70 000  35 / 100)	24 500	24,5
4.2	в БРУСП "Белгосстрах"	(70 000  1 / 100)	700	0,7
5	Всего использовано за счет экономии	(70 000 + 24 500 + 700)	95 200	95,2
6	Нераспределенная сумма экономии	(100 000 – 95 200)	4 800	4,8

Подчеркнем, что сумма экономии ГСМ отдельными бухгалтерскими записями не отражается, а контролируется по данным аналитического учета. Именно эти данные ложатся в основу расчета направляемых сумм на премирование.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются записями:

№ п/п	Дебет субсчета	Кредит субсчета	Сумма, руб.	Содержание хозяйственной операции
1	200, 211	180	70 000	Начислена премия водителям и руководителям организации и другим должностным лицам, принимавшим участие в разработке и (или) внедрении ресурсосберегающих технологий по экономии ГСМ, в пределах утвержденных норм
2	200, 211	171-1	24 500	Произведены отчисления в ФСЗН от суммы начисленной работникам премии за экономию ГСМ
3	200, 211	171-2	700	Произведены отчисления в БРУСП "Белгосстрах" от суммы начисленной работникам премии за экономию ГСМ
4	180	120	70 000	Выплачена премия водителям и руководителям организации и другим должностным лицам, принимавшим участие в разработке и (или) внедрении ресурсосберегающих технологий по экономии ГСМ, в пределах утвержденных норм

*^* Гл. бухгалтер. Бюджетные организации. – 2008. – № 3. – С. 12–29; Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. – 2008. – № 3. – С. 65–90, 95–96.

*^* Гл. бухгалтер. Бюджетные организации. – 2008. – № 1. – С. 5–6.