51.Документооборот и его организация.

Под документооборотом понимается движение документов от момента составления до сдачи их в архив. Чем быстрее и качественнее проходят документы свой путь, тем эффективнее их роль в системе экономического управления организацией. Этот путь складывается из следующих этапов:

1)составления докум, 2)его исполнения, 3) представления в бухгалтерию, 4)проверка и обработка в бухгалтерии, 5)передача в архив.

Учитывая большую роль документации в системе б/у, разрабатывается план-график документооборота, который утверждается руководителем организации и является обязательным для выполнения всеми работниками, связанными с этими первичными учетными документами.

Работники должны быть проинструктированы о порядке составления документа: соблюдения установленной формы бланка, заполнения его реквизитов, подписания ответственными лицами и своевременности передачи в бухгалтерию, где они проверяются и по форме и по существу.

По форме проверяются вышеперечисленные элементы составления и предоставления документа в бухгалтерию.

По существу проверяется законность и обоснованность хозяйственной операции: соответствие ее уставу организации и внешним нормативным документам, в том числе действующему законодательству и т.д.

Далее некоторые документы таксируются, если в них дано количество в натуре, но отсутствует цена и сумма хозяйственной операции. Затем они группируются по объектам учета, названиям операций и другим признакам.

На их группе (пачке, сводке) делается так называемая контировка, т.е. бухгалтерская проводка, указывающая корреспонденцию счетов по данному виду хозяйственных операций и ее запись на этих счетах. Затем первичные документы в определенной форме передаются в текущий архив бухгалтерии до конца отчетного года, а затем переплетенные в книги – в стационарный архив организации.

Действующее законодательство по архивному делу определяет организацию работы архива, порядок и сроки хранения документов.

52. Понятие о первичном учете. Порядок приемки документов, бухгалтерская обработка и хранение.

Первичное отражение хозяйственных процессов обеспечивается такими приемами, как документация и инвентаризация. Эти приемы, или способы, в системе б/у называются первичным учетом.

Документация – это регистрация фактов хоз процессов в соответствующих документах, подтверждающих их достоверность.

Инвентаризация- прием первичной регистрации результатов свершившихся хоз оп, целью которого является определение достоверности учетных данных и их уточнение.

Порядок приемки документов:

1)составления докум, 2)его исполнения, 3) представления в бухгалтерию, 4)проверка и обработка в бухгалтерии, 5)передача в архив.

В бухгалтерии документы они проверяются и по форме и по существу.

По форме проверяются элементы составления и предоставления документа в бухгалтерию.

По существу проверяется законность и обоснованность хозяйственной операции. Если обнаружено несоблюдение данных требований, то главбух обязан письменно известить об этом руководителя организации. И только после получения от руководителя письменного распоряжения о выполнении данной операции она исполняется под полную ответственность данного руководителя.

Далее некоторые документы таксируются, если в них дано количество в натуре, но отсутствует цена и сумма хоз операции. Затем они группируются по объектам учета, названиям операций, месту составления, отчетному периоду и другим признакам. На их группе (пачке, сводке) делается так называемая контировка, т.е. бухгалтерская проводка, указывающая корреспонденцию счетов по данному виду хоз операций и ее запись на этих счетах.

Затем первичные документы в определенной форме передаются в текущий архив бухгалтерии до конца отчетного года, а затем переплетенные в книги – в стационарный архив организации.

Действующее законодательство по архивному делу определяет организацию работы архива, порядок и сроки хранения документов. Например, годовые бухгалтерские отчеты хранятся постоянно, личные счета по расчетам с персоналом по заработной плате – 75 лет и т.д.

Документы постоянного срока хранения находятся в ведомственных и государственных архивах.

Установлен также определенный порядок изъятия документов из архивов: на основании постановлений органов дознания и судов изымаемые документы оформляются актом, один экземпляр которого передается под расписку должностному лицу организации. При этом могут быть сняты и оставлены в организации копии изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.