2.2 Организация внутрихозяйственного контроля за соблюдением правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами

В ОАО «Завод «Ветразь» для осуществления контроля за законностью фактов хозяйственной жизни, их целесообразностью, а также для проверки достоверности учетных и отчетных данных создана система внутрихозяйственного контроля.

Основными задачами контроля стало предотвращения нецелесообразных расходов и потерь, неэффективного расходования ресурсов, использования средств не по назначению, а также оценка эффективности работы различных служб ОАО «Завод «Ветразь».

При организации внутрихозяйственного контроля следует понимать, что никакая система, какая бы идеальная она ни была, не сможет абсолютно надежно защитить предприятие от искажения учетной и отчетной информации. Система внутрихозяйственного контроля на ОАО «Завод «Ветразь» была создана для выявления незаконных действий и для оптимизации работы подразделений. В данной организации нет специально организованной службы внутреннего аудита, так как предприятие небольшое, и руководство посчитало нецелесообразным создавать такую службу.

Рассмотрим особенности внутреннего контроля учетов расчетов с подотчетными лицами.

Внутренний контроль на предприятии представлен следующими элементами:

• материальная ответственность всех работников;

• постоянное повышение квалификации работников;

• плановыми и внеплановыми проверками наличия денежных средств и расчетов;

• организация хранения материальных ценностей, исключающих порчу и хищение;

• плановыми и внеплановыми инвентаризациями [17, с.279].

Источниками информации для проверки расчетов с подотчетными лицами являются первичные учетные документы, подтверждающие получение и расходование подотчетных средств, авансовые отчеты, учетные регистры по счету 71, а также Главная книга, бухгалтерская отчетность.

При проведении внутреннего бухгалтерского контроля по расчетам с подотчетными лицами сначала проверяют остатки подотчетных сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и сопоставляют их с Главной книгой по данному счету на первое число месяца начала проверки и одновременно устанавливаются сроки образования задолженности. При наличии расхождений выявляются их причины и одновременно проверяют, все ли денежные средства, выданные в подотчет (проведенные по кредиту счета 50,51) записаны в книгу учета «Расчеты с подотчетными лицами».

Также бухгалтер должен осуществить проверку авансовых отчетов. Она осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчета суточных. Бухгалтер подтверждает правильность определения срока командировки, размера суточных в пределах установленных норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта.

При проверке авансовых отчетов устанавливается наличие документов (приказ о командировке, подтверждающие расходы документы, расчет суточных) и соответствие их данным авансового отчета. Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов.

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Обнаруженные в ходе проверки недостатки регистрируются в рабочей документации, определяется их влияние на показатели бухгалтерской отчетности, определяется сумма заниженной для налогообложения прибыли.

Одним из направлений контроля является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

Таким образом, организация внутрихозяйственного контроля расчетов с подотчетными лицами позволит осуществлять контроль за их обоснованностью, своевременностью возврата сумм, а также выявлять недостатки относительно осуществления данного вида расчетов.