1.2 Роль, значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

Практически каждый бухгалтер в процессе своей деятельности сталкивается с проблемой правильного учета расчетов с подотчетными лицами. При этом часто возникают вопросы, в особенности, касающиеся служебных командировок, а именно: что считать служебной командировкой; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время и многие другие.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем и обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации.

С одной стороны, правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами обеспечивает контроль за использованием в организации денежных средств и, с другой стороны, позволяет организации избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой [6, с. 97].

Рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, усилению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. И как следствие - улучшение их финансового состояния.

Основная цель учета расчетов с подотчетными лицами - обобщение информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы [8, c.259].

На основании Закона о бухгалтерском учете и отчетности от 12 июля 2013 года №57- З можно определить основные задачи ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а именно:

- своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

- документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

- контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Проще говоря, бухгалтер обязан обеспечить:

• соблюдение правил выдачи авансов;

• своевременность предоставления авансовых отчетов;

• целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

• правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;

• порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;

• своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм и ряд других задач [16, с.118].

1.3 Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами и обзор литературных источников по теме исследования

Любая организация в своей деятельности руководствуется определенной нормативно-правовой базой. Расчеты с подотчетными лицами являются важной составляющей деятельности организации, потому необходимо уделять особое внимание их регулированию.

Для правильного ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, возмещения подотчетным лицам расходов, связанных с командировками, а также налогообложения, связанного с возникающими ситуациями, рассмотрим некоторые законодательные и нормативные документы, которые регламентируют данный объект учета.

1. Гражданский кодекс РБ от 07.12.1998 №218-З (в редакции закона Республики Беларусь от 18 декабря 2019 г. №277-З) [4]. Определяет правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других прав. Регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения. Это является важным моментом для бухгалтерской службы организации, так как необходимо знать, когда наступает право собственности на тот или иной объект для верного его отражения в учете. Кроме того, знание Гражданского кодекса необходимо для того, чтобы понимать экономический смысл договора, условия и порядок его заключения, так как он выступает важным средством индивидуальных прав регулирования имущественных и неимущественных отношений и выступает разновидностью юридических сделок и многое другое.

2. Налоговый кодекс РБ (Особенная часть) от 29.12.2009 № 71-3 (в редакции закона Республики Беларусь от 18.12.2019 г. № 277-З) [9]. Глава 16 Кодекса «Налог на прибыль» (статьи 166-173) определяет плательщика налога на прибыль, объект налогообложения налогом на прибыль и затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении. Глава 18 Кодекса «Подоходный налог с физических лиц (статьи 195-199) определяет плательщиков подоходного налога с физических лиц и объект налогообложения подоходным налогом с физических лиц.

3. Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26.07.1999 г., №296-3(в редакции закона Республики Беларусь от 18.07.2019 г. №219-З) [19] (статьи 91-95). Определяет понятие служебной командировки, порядок исчисления сроков нахождения работника в командировке, устанавливает обязанность нанимателя при служебных командировках выдать аванс и возместить работнику расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения, за проживание вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

4. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 12.07.2013 №57-З [11]. Данный нормативно-правовой документ устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, к бухгалтерской (финансовой) отчетности, объекты учета, обязанность ведения учета, организацию, требования к учетной политике, устанавливает регистры учета, первичные документы, порядок проведения инвентаризации, принципы регулирования бухгалтерского учета.

5. Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами от 19.03.2019 № 117, утвержденная Постановлением Правления Национального банка [14] (глава 6). Определяет порядок выдачи денежных средств под отчет, в частности, устанавливает обязанность и сроки представления отчета об израсходованных суммах как в служебной командировке, так и для совершения текущих операций, в том числе хозяйственных операций.

6. Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 [12]. Данным документом утверждены размеры возмещения расходов при командировках в пределах Республики и за границу, определен порядок возмещения командировочных расходов. Кроме того, Положение определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам Республики Беларусь, военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, финансовых расследований, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям при служебных командировках за границу, в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации).

7. Типовой план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 с изменениями и дополнениями [13]. Устанавливает единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.

8. Устав организации является документом, сводом правил деятельности организации, определяет структуру, устройство, взаимоотношения с другими сторонами, права и обязанности данного юридического лица.

В организации также существуют и внутренние нормативные документы: правила, положения, памятки, инструкции, штатное расписание, договоры. Они издаются по необходимости для различных категорий должностных лиц предприятия и регламентируют их деятельность

Использование нормативных документов, утвержденных государственными органами, позволяет говорить о достоверности данной работы.

Таким образом, организация учета по расчетам с подотчетными лицами регулируется определенной нормативной базой, изменения в которой необходимо оперативно отслеживать и вносить соответствующие коррективы в учет.

Учет расчетов с подотчетными лицами является одним из самых трудоемких участков учета, несмотря на всю простоту отражения операций. Наиболее проблематичным участком в организации учета расчетов с подотчетными лицами являются командировочные расходы, именно в части налогов, в части доказательств экономической оправданности командировочных расходов, документального подтверждения расходов. Кроме того, в процессе хозяйственной деятельности у бухгалтеров возникают такие вопросы, как что считать служебной командировкой, каков порядок возмещения командировочных расходов, каковы сроки предоставления авансовых отчетов. Эти и другие волнующие вопросы находят отражение в литературных и периодических изданиях как отечественных, так зарубежных авторов.

Большое внимание расчетам по командировкам уделила в своих статьях Н. Анищенко – эксперт журнала «Главный бухгалтер».

В статье «Командировочные расходы» [7], журнала «Главный бухгалтер» № 40, 2020 г. Н. Анищенко ответила на вопрос о возможности выдачи одному из работников корпоративной дебетовой карточки при направлении в одну служебную командировку нескольких работников для оплаты только соответствующих расходов по командировке: по проезду и по найму жилого помещения. А это означает, что суточные должны быть выданы лично каждому из работников.

Вопросам, связанным с командировочными расходами, также в своей деятельности уделила внимание Елена Пещенко. В статье «с 6 октября командировочные расходы считаем по-новому» [18] журнала «Главный бухгалтер» №39, 2020 она рассмотрела изменения, внесенные в Положение № 176, которые произошли 6 октября. Были рассмотрены вопросы возмещения расходов по найму жилого помещения по Республике Беларусь и за границей на основании подтверждающих документов и без них. Также данное Положение затронуло такие ключевые моменты как размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов, а также с представлением подтверждающих документов при однодневной зарубежной командировке.

В разделе вопрос недели специалисты Национального банка, областного управления Министерства финансов, а также Наталья Викторовна, главный бухгалтер организации, занимающейся международными перевозками, порассуждали и дали ответ на вопрос: «по какому курсу нежно рассчитывать расходы по проживанию в командировке без документов и общую выплату водителям?» [7]

Большое количество статей в области расчетов с подотчетными лицами, в частности, командировочных расходов, свидетельствует о сложности данного вида учета, повышенном интересе со стороны бухгалтеров и, следовательно, об актуальности данной темы.

Из литературных изданий по бухгалтерскому учету важное место занимает учебник А.С. Чечеткина, С.А. Чечеткина «Бухгалтерский учет и аудит» [3]. В нем изложены порядок организации и ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, особенности выдачи денежных средств в под отчет, дается определение подотчетных лиц. Отражены особенности применения регистров журнально-ордерной формы и составления бухгалтерской отчетности.

П.Я. Папковская уделила особое внимание расчетам с подотчетными лицами, издав книгу «Бухгалтерский учет» [2]. Автор дает общую характеристику данному виду учета, раскрывает роль, значение и задачи учета расчетов с подотчетными лицами, описывает документальное оформление расчетов с работниками, выбывающими в служебные командировки, а также операций по авансам, выданным на хозяйственные нужды; излагает аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами.

Кроме того, вопросы данной темы отражены в литературных изданиях О.А. Левшевич «Бухгалтерский учет», П.Г. Пономаренко «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», Н.Г. Сапожникова «Бухгалтерский учет», Н. И. Ладутько «Бухгалтерский учет в промышленности» и многие другие.