1 Общая характеристика и задачи учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Состав и общая характеристика расчетов с подотчетными лицами

К подотчетным лицам относятся работники организации, в том числе совместители, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и операционные расходы с условием представления отчета об их использовании [3, с.182].

Расходами на административно-хозяйственные нужды являются суммы денежных средств, использованные на приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, проездных документов, на производство мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств и др.

В процессе направления работников в командировки возникают командировочные расходы.

Согласно статье 91 Трудового Кодекса Республики Беларусь, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Командировочные расходы включают в себя:

• оплату найма жилого помещения;

• суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм;

• оплату расходов по проезду;

• иные расходы, а именно:

• затраты на пользование постельными принадлежностями;

• расходы по оплате услуг связи;

• расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта и виз;

• сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы и др. [1, с.75].

Приказом руководителя организации должен быть утвержден:

- перечень лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет (по решению нанимателя);

- требования, предъявляемые к оформлению первичных документов и учету расчетов с подотчетными лицами;

- порядок их представления, обработки и утверждения и др.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц (в случае, если это закреплено в учетной политике организации). Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках.

Выдача денежных средств под отчет осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами от 19.03.2019 № 117, утвержденная Постановлением Правления Национального банка, в порядке и размерах, установленных законодательством.

Порядок выдачи денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансов на будущие расходы

Денежные средства могут выдаваться под отчет путем выдачи наличных денежных средств, с использованием корпоративной дебетовой карточки, а также посредством перечисления белорусских рублей на личную дебетовую карточку работника. Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером или платежной ведомостью.

Кроме того, допускается использование личных денежных средств работника на приобретение товаров (работ, услуг) в интересах организации. Тогда данные работники обязаны не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения (исключая день покупки) предоставить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств.

Полученные деньги разрешается расходовать только на те цели, на которые они выданы.

Согласно пункту 74 Инструкции № 117 установлен единый срок использования подотчетных денег — не более 10 рабочих дней, включая день выдачи (получения).

После проведения административно-хозяйственных расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо должно предоставить отчет о фактически израсходованных суммах с приложенными оправдательными документами не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (исключая день приобретения) / со дня возвращения из служебной командировки (исключая день прибытия) [14].

Согласно п. 92 Инструкции № 117 авансовый отчет можно также представить посредством электронной почты.

Сам отчёт состоит из двух частей – одну часть заполняет подотчётное лицо, другую – кассир или бухгалтер о том, что он принял отчёт на проверку со всеми документами.

После чего авансовый отчет вместе с первичными документами подвергаются в бухгалтерии счетной проверке. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. В последующем, проверенные авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимаются к учету.

Существуют три возможные ситуации:

а) работник потратил больше денежных средств, чем ему было выдано;

б) работник потратил меньше, чем мог бы в рамках выданной ему суммы;

в) работник не возвращает остаток подотчетной суммы.

В первом случае, работнику выдается перерасход из кассы организации, либо в безналичной форме, во второй ситуации сотрудник должен сдать оставшиеся деньги в кассу предприятия, в третьем случае, задолженность возмещается из заработной платы работника.

Таким образом, в исследуемой организации имеют место расчеты с подотчетными лицами.