13. Проверка расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации:

1) бухгалтерская отчетность – Бухгалтерский баланс, Отчет о движении денежных средств, Примечания к бухгалтерскому балансу;

2) статистическая отчетность – форма 4-ф (расчеты)

3) регистры бухгалтерского учета – Главная книга, журнал-ордер

4) документы – приказы о направлении в командировки, задания на командировку, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными

С целью оценки системы внутреннего контроля проверяемой организации проверяют:

- порядок издания приказов о направлении в командировки;

- порядок подписи и выдачи командировочных удостоверений;

- наличие перечня лиц, которым могут выдаваться суммы в подотчет;

- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы на хозяйственные расходы и др.

Направления проверки:

1. Соблюдение правил выда­чи подотчетных сумм и правильность отражения их в учете. Для этого:

а) проверяется наличие утвержденного руководителем организации списка лиц, которым выдаются суммы под отчет,

б) устанавливают, нет ли превыше­ния предельных размеров аванса на предстоящие расходы.

в) устанавливают, не выдавались ли деньги под отчет лицам, при наличии задолженности по ранее полученным суммам;

г) проверяют порядок выдачи и учета доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;

д) сверяют выданные подотчетные суммы, отраженные в различных учетных регистрах, например, в журналах-ордерах № 7, 1, 2 и в Главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2. Своевременность представления авансовых отчетов.

3. Правильность оформления авансовых отчетов и достоверность приложенных к ним документов. Для выявления злоупотреблений можно использовать приемы фактического контроля, например, сверить счета и товар­ные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, отчетами о движении материалов.

4. Правильность отражения подотчетных сумм в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

5. Порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования.

6. Своевременность воз­врата и обоснованность удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм.

7. Соответствие учетных данных требованиям к составлению отчетности.

При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам надо дополнительно проверить:

а) установленный порядок на­значения и оформления командировок;

б) наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок;

в) наличие отчетов о результатах командиров­ки и порядок их утверждения руководителем организации;

г) обоснованность включения расходов на служебные командировки в затраты организации.

При проверке авансовых отчетов по командировкам за границу необходимо установить законность и целесообразность таких командиро­вок, а также проверить наличие заданий по командировкам, подписанных руководителем и командированным сотрудником. Проверка, как правило, осуществляется сплошным порядком.

Проводки

выданы работникам под отчет наличные денежные сред­ства, а также суммы возмещения перерасхода подотчетных сумм и возмеще­ние расходов, произведенных за счет личных средств работников	Д 71 К 50
перечислен аванс подотчетным лицам, находящимся вне места положения организации	Д 71 К 51
получена в банке ин. валюта лицом, направленным в командировку заграницу	Д 71 К 52
отражены в учете использованные денежные средства на командировочные расходы, связанные с производст­венно-хозяйственной деятельностью организации	Д 20, 26 К 71
отражена стоимость приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей и сумма расходов, связанных с их приобретением	Д 07, 10, 15, 16, 41 К 71
отражена сумма НДС по приобретенным ценностям	Д 18 К 71
использо­ваны средства на командировочные расходы, связанные с приобретением, созданием ОС, НМА	Д 08 К 71
произведены расходы из подотчетных сумм, связанные с отгрузкой продукции	Д 44 К 71
отражены расходы из подотчетных сумм, произведенные в отчетном периоде, но подлежащие спи­санию в будущем	Д 97 К 71
возвращен подотчетным лицом в кассу оста­ток неиспользованного аванса	Д 50 К 71
отражены в учете подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки	Д 94 К 71
удержаны из з/п подотчетного лица невозвращенные в установленные сроки неиспользо­ванные подотчетные суммы	Д 70 К 94;
отражена сумма задолженности в связи с невозможностью удержать ее из з/п работника	Д 73 К 94
удер­жана из з/п подотчетного лица невозвращенная в установленные сроки неис­пользованная подотчетная сумма	Д 70 К 73.