Направления проверки:

1. Соблюдение правил выда­чи подотчетных сумм и правильность отражения их в учете. Для этого:

а) проверяется наличие утвержденного руководителем организации списка лиц, которым выдаются суммы под отчет,

б) устанавливают, нет ли превыше­ния предельных размеров аванса на предстоящие расходы.

в) устанавливают, не выдавались ли деньги под отчет лицам, при наличии задолженности по ранее полученным суммам;

г) проверяют порядок выдачи и учета доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;

д) сверяют выданные подотчетные суммы, отраженные в различных учетных регистрах, например, в журналах-ордерах № 7, 1, 2 и в Главной книге (соответствующих машинограммах) по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2. Своевременность представления авансовых отчетов.

3. Правильность оформления авансовых отчетов и достоверность приложенных к ним документов. Для выявления злоупотреблений можно использовать приемы фактического контроля, например, сверить счета и товар­ные чеки с накладными на оприходование материальных ценностей, с книгами (карточками) складского учета, отчетами о движении материалов.

4. Правильность отражения подотчетных сумм в регистрах бухгалтерского и налогового учета.

5. Порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования.

6. Своевременность воз­врата и обоснованность удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм.

7. Соответствие учетных данных требованиям к составлению отчетности.

При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам надо дополнительно проверить:

а) установленный порядок на­значения и оформления командировок;

б) наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок;

в) наличие отчетов о результатах командиров­ки и порядок их утверждения руководителем организации;

г) обоснованность включения расходов на служебные командировки в затраты организации.

При проверке авансовых отчетов по командировкам за границу необходимо установить законность и целесообразность таких командиро­вок, а также проверить наличие заданий по командировкам, подписанных руководителем и командированным сотрудником.

Источниками информации для проверки являются акты инвентаризаций, аналитические данные к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», приказы о порядке списания недостач (потерь) материальных ценностей.

Проверка, как правило, осуществляется сплошным порядком. При этом, прежде всего, проверяют наличие договоров о полной материальной ответственности.

Затем по каждому факту недостач имущества (порчи, растрат) проверяют:

1. причины возникновения материального ущерба. В том случае, если причины материального ущерба связаны с условиями хранения имущества, то необходимо получить доказательства обращения материально-ответственного лица к руководству организации с целью их улучшения. Кроме того, изучаются меры, предпринятые руководством проверяемой организации с целью обеспечения нормальных условий хранения материальных ценностей;

2. соблюдение сроков и порядка рассмотрения случаев недостач, хищений, растрат;

3. реальность задолженности по возмещению материального ущерба. Для этого нужно:

- установить пра­вильность документального оформления инвентаризации

- правильность расчета сумм, начисляемых ко взысканию с материально- ответственных лиц, в том числе правильность стоимостной оценки недостающих ценностей;

- наличие обяза­тельства материально ответственного лица о погашении недостачи (потерь) или решения суда;

4. полнота и своевремен­ность взыскания сумм задолженности по возмещению ущерба;

5. обоснованность списания сумм задолженности на убытки ввиду имущественной несостоятельности должников;

6. правильность ведения синтетического и аналитического учета по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

- в части стоимости недостающих ценностей;

- в части разницы между суммой взыскания и учетной стоимостью недостач (порчи) ценностей;

7. соответствие записей аналитического учета по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» с записями в учетных регистрах и отчетности.

Для проверки правильности расчетов можно провести инвентаризацию дел по недостачам, хищениям и возмеще­нию материального ущерба. При этом особое внимание обращают на:

• наличие материалов по каждому делу, сроки и качество их оформления,

• регулярность взыскания по исполнительным листам,

• правильность учета списанной задолженности на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»,

• организацию наблю­дения за возможностью взыскания этой задолженности в случае изменения имущественного положения должников,

• наличие по мелким недостачам обязательств о погашении задолженности или исполнительных надписей о ее взыскании в бесспорном порядке.

Источники информации:

1) бухгалтерская отчетность – Бухгалтерский баланс, Отчет о движении денежных средств, Примечания к бухгалтерскому балансу;

2) статистическая отчетность – форма 4-ф (расчеты) «Отчет о состоянии расчетов»;

3) регистры бухгалтерского учета – Главная книга, журналы-ордера № 6,8,10,10/1, ведомости 5,7 (или заменяющие их машинограммы);

4) документы – договоры, платежные инструкции, счета-фактуры, акты и др.

С целью оценки системы внутреннего контроля проверяемой организации изучают:

- порядок подготовки и подписи договоров,

- порядок оформления и подписи платежных инструкций,

- формы, сроки и методы контроля за платежами и состоянием расчетов.

С целью оценки системы организации бухгалтерского учета изучают:

- применяемую форму учет и видов учетных регистров;

- график документооборота;

- субсчета и аналитические счета в рабочем плане счетов.

Независимо от вида задолженности задачами проверки являются:

1. правильность подсчета сальдо по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Для этого проверяют:

• соответствует ли сальдо по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в регистрах аналитического и синтетического уче­та на дату проверки,

• не допускались ли случаи «свертывания» сальдо;

2. реальность числящихся сумм по каждому субсчету к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и суммы безнадежной ко взысканию задолженности, по которой истекли сроки ис­ковой давности. Для этого можно провести инвентаризацию расчетов;

3. достоверность первичных документов, на основании которых совершены расчетные операции. Для этого целесообразно провести встречные сверки различных до­кументов в данной организации и сделать письменный запрос в другие организации о состоянии их расчетов;

4. правильность списания дебиторской задолженности и ана­лиз ее динамики в целом и по отдельным счетам;

5. законность образования и погашения кредиторской задолженности. При этом устанавливают наличие кредиторской задолженнос­ти, по которой истек срок исковой давности.