20. Система синтетических счетов бухгалтерского учета аисбу. Рабочий и компьютерный план счетов. Характеристики счетов. Процедуры, выполняемые с планом счетов.

Рабочий план счетов - это совокупность всех ис­пользуемых счетов. Он определяет практически всю последую­щую работу пользователя, глубину детализации данных в учете, возможность получения необходимых отчетных сведений. Мно­гие из систем автоматизации учета позволяют вести несколько не­зависимых планов счетов. Благодаря этому возможна организа­ция параллельного ведения учета по нескольким методикам, на­пример по национальным и международным стандартам.

Компьютерный план счетов - это справочник, организован­ный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определен­ному счету/субсчету.

Компьютерный план счетов является центральным элементом АИСБУ. Как правило, в системах, поставляемых фирмами-раз­работчиками, уже заложен план счетов, соответствующий плану счетов, утвержденному Министерством финансов Республики Беларусь.

Однако, план счетов, который используется на предприятии, может отличаться от утвержденного Министерством финансов плана. Это вызвано причинами: особенностями финансово-хозяйственной дея­тельности конкретного предприятия, которые предполагают использование только части счетов общего плана; отсутствием четкого определения субсчетов от­дельных счетов в действующем плане счетов.

Характеристики сче­тов - это признаки свойств счета, определя­ющие алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов.

Характеристики счета могут быть:

• внешними – задаваемыми в процессе настройки справочни­ка счетов;

• внутренними - поддерживаемыми системой автоматически.

Наиболее типичными внешними характеристиками счетов/субсчетов яв­ляются: 1) код и наименование счета/субсчета; 2) тип счета по отношению к балансу; 3) тип сальдо счета/субсчета;4) признак, наличия аналитического учета по счету/субсчету;5) признак необходимости ведения натурального (количественно­го) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету; 6) признак необходимости ведения учета в валюте.

Тип счета по отношению к балансу подразде­ляет все счета на:

• активные;

• пассивные;

• активно-пас­сивные;

• забалансовые.

Тип сальдо счета/субсчета позволяет активно-пассивные счета подразделить на счета, по которым должно рассчитываться свернутое сальдо, например счет «Прибыли и убытки», и счета, по которым должно рассчитываться развернутое сальдо, например счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Настройка и работа со справочником «План счетов» должна позволять выполнять следующие основные процедуры:

• дополнять план счетов новыми счетами/субсчетами. При этом должен быть обеспечен контроль уникальности номера вводи­мого счета/субсчета, так как использование различных счетов с одинаковыми номерами не допускаются;

• удалять старый счет/субсчет;

• корректировать номер счета/субсчета, его наименование и любые характеристики счета.

При удалении счета/субсчета или корректировке его номера программа должна обеспечить контроль целостности бухгалтер­ской информации. Для этого применяются три подхода:

• запретительный;

• разрешительный;

• смешанный.

При запретительном подходе корректировка/удаление номера счета/субсчета в плане счетов запрещена, если он исполь­зуется в других массивах информационной базы:

• проводках;

• ос­татках;

• справочниках операций и т.д.

В таких системах сначала на­до удалить все включающие его записи этих массивов и только за­тем удалить сам счет/субсчет из плана счетов.

При разрешительном подходе система разрешает удаление/корректировку используемого в других информационных мас­сивах счета. Часто при этом пользователю делается особое преду­преждение, а принятие решения остается за бухгалтером. Следует четко понимать, что последствия такого шага могут быть непред­сказуемы. Наличие такого подхода объясняется тем, что разработ­чики, добиваясь гибкости программ, считают, что ответственность за ведение учета должна полностью лежать на бухгалтере.

При смешанном подходе счет, используемый в проводках, в те­чение отчетного периода удалить нельзя, но после закрытия периода и перехода к новому отчетному периоду план счетов можно изменять произвольно по тем счетам, проводки по которым пока не вводились.

Корректировку плана счетов на этапе внедрения следует вы­полнять осторожно, так как номера счетов/субсчетов заложены в алгоритмы расчетов и показатели форм отчетности системы. По­этому прежде, чем начать корректировку плана счетов надо озна­комиться с рекомендациями разработчика системы.

Помимо поддержки функций корректировки плана счетов, система автоматизации должна позволять выполнять:

• просмотр списка счетов;

• поиск нужного счета/субсчета одним из методов быстрого поиска.

29