5. Документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы данных аисбу

Система первичных документов.

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражае­мых в учете - один из основополагающих принципов ве­дения бухгалтерского учета. На основании документов ведутся все записи в регистрах бух­галтерского учета. При осуществле­нии любой производственно-хозяйственной или финансовой опе­рации формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе данных.

Первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами для придания ему юридическую силу.

Документы, обрабатываемые в автоматизированных системах, можно разделить на:

• операционные (структурированные);

• полнотекстовые (слабоструктурированные).

Операционные документы харак­теризуют осуществляемые предприятием хозяйственные опера­ции качественно и количественно. Они содержат определенный набор реквизитов, позво­ляющих выполнять их формализованную вычислительную обра­ботку (формировать записи на счетах бухгалтерского учета).

Полнотекстовые доку­менты обычно не подлежат формализованной обработке (законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т.д.).

В дальнейшем изложении речь идет исключительно об опера­ционных документах, поскольку формализованные процедуры об­работки в АИСБУ применяются только к ним.

Документы, используемые в бухгалтерском учете, классифици­руются по следующим признакам:

• по отношению к бухгалтерии;

• по способам использования;

• по числу отражаемых учетных объектов;

• по назначению;

• по унификации и типизации форм;

По отношению к бухгалтерии:

• внешние (исходные) - поступающие из подразделений предприятия и от внешних организаций (входящие);

• внутренние, формируемые внутри бухгалтерии.

По способам использования:

• разовые - исполь­зуемые для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции (материаль­ное требование);

• накопительные – применяемые для много­кратно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени (лимитно-заборная карта).

По числу отражаемых учетных объектов:

• однострочные - отражающие хозяйственную операцию по одному учетному объекту (требование на отпуск материалов, отражающее отпуск одного материала);

• многострочные - отражающие хозяйственную операцию по несколь­ким учетным объектам (требование на отпуск материалов, отражающее отпуск нескольких материалов).

По назначению:

• докумен­ты-основания (организа­ционно-распорядительные) - регла­ментирующие операции между юридическими лицами (договоры, счета, счета-фактуры, платежные поруче­ния, гарантийные письма, доверенности и т.п.).

Документы-основания могут находиться в одном из трех состоя­ний:

• оформляемые;

• исполняемые;

• исполненные (закрытые).

В автоматизированной системе эти документы создаются, печатают­ся, а сведения о них хранятся в информационной базе. В них от­сутствует подтверждение факта совершения хозяйственной опера­ции, поэтому они не могут служить основанием для создания бух­галтерских записей.

- сопроводительные (оправдатель­ные) документы - отражающие суть факти­чески выполняемых операций. Они подтверждают совершение хозяйственной операции, имеют юридическую силу и служат для ма­териально-ответственных лиц оправданием в расходе или получе­нии ценностей.

Они подразделяются на две группы:

• документы, подтверждающие операции перемещения товар­но-материальных ценностей, либо выполнения работ, услуг (складские ордера, накладные различных видов, ак­ты выполнения работ, услуг и т.п.);

• финансовые документы, подтверждающие операции переме­щения наличных и безналичных финансовых средств (банковские и кассовые документы).

Сведения о сопроводительных документах не только хранятся в информационной базе учета, но и являются основой для форми­рования бухгалтерских записей.

- специализирован­ные документы по многим хозяйственным опера­циям связаны с документами-основаниями. Сопроводительные до­кументы могут служить основой для формирования других доку­ментов, либо на них может быть сделана ссылка в хозяйственных операциях.

Особенность применения специализированных документов в автоматизированных системах заключается не только в быстроте выпол­нения сложных расчетов с их помощью, но и в том, что данные расчеты можно многократно повторять. Это весьма важно в тех ситуациях, когда была допущена ошибка при вводе информации или введены неполные данные. В этих случаях в автоматизированной системе достаточно исправить неверные и ввести недостающие данные, а далее применить специализированный документ для по­вторного выполнения расчета. Тогда старые проводки удалятся, а на основе выполненного расчета сформируются новые проводки. Таким образом, автоматизированная система позволяет бухгалтеру дос­таточно легко и просто исправить ошибки и заново выполнить весьма трудоемкие расчеты.

По унификации и типизации форм различают:

• типо­вые документы;

• индивидуальные документы.

В АИСБУ применяются, в основном, типовые формы первичных документов. Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Эти альбомы являются частью унифицированной системы докумен­тации (УСД). Каждому из типовых документов присваивается код в соответствии с общегосударственным классификатором управ­ленческой документации (ОКУД). Код указывается в верхнем ле­вом углу типового документа.

Общее методическое руководство по разработке типовых форм документов, порядку их заполнения и применения осущест­вляет Министерство финансов Республики Беларусь.

Типовые документы бывают двух видов:

• межотраслевые;

• от­раслевые.

Межотраслевые типовые документы являются едиными для всех предприятий любой отрасли и форм собствен­ности. К ним относятся первичные документы по учету:

• основ­ных средств;

• материальных ценностей;

• готовой продукции;

• кассо­вых операций;

• банковских операций;

• расчетных операций.

Примерами таких доку­ментов являются: платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, требование на отпуск материалов, приходный ордер на материалы, расходная накладная и др.

Отраслевые типовые документы используются в пределах отдельной отрасли. Они отражают специфику оформления учет­ных операций конкретной отрасли. Чаще всего отраслевые типо­вые документы используются для регистрации операций по:

• зара­ботной плате;

• учету затрат;

• учету некоторых операций учета готовой продукции.

При создании АИСБУ, прежде всего, используются типовые фор­мы документов. Если такая возможность отсутствует, то разрабаты­ваются индивидуальные документы.

Стандартная форма типового документа имеет три части:

• заго­ловочную;

• содержательную;

• оформляющую.

Заголовочная часть документа содержит общие для документа реквизиты:

• наименование объекта (предприятия);

• код документа по ОКУД;

• наименование и номер документа;

• дату со­ставления;

• другие реквизиты-признаки (например, в материаль­ном требовании -склад-отправи­тель, склад-получатель).

Содержательная часть документа отражает рекви­зиты, характеризующие хозяйственную операцию. Как правило, эта часть строится в виде многострочной таблицы, в графах кото­рой располагаются:

• реквизиты-признаки;

• количественно-стоимо­стные реквизиты показателей, т.е. учетных объектов в зависимости от хозяйственной операции.

Например, многострочное требова­ние содержит код и наименование материала, код и наименование единицы измерения, количество затребованного и отпущенного материала, цену, сумму. В строках указываются значения этих рек­визитов по каждому материалу, занесенному в документ.

Оформляющая часть документа содержит:

• подписи юридических лиц, отвечающих за разрешение хозяйственной операции;

• правильность составления документа.

Унифицированные типовые документы должны отвечать неко­торым общим требованиям:

• иметь стандартную форму построения;

• содержать необходимые и достаточные для решения задач управления показатели;

• исключать дублирование одних и тех же показателей в раз­ных документах;

• быть приспособленными к автоматизированной обработке.

В АИСБУ вводится поня­тие «вид (тип) документа».

Вид документа отождествляется с формой документа:

• типовой;

• индивидуальной.

Документы од­ного вида - совокупность документов, имею­щих общее назначение и единую форму. Видом документа является, например, приходный кас­совый ордер, расходный кассовый ордер, материальное требова­ние и другие типовые документы. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный документ.

Документ любого вида может иметь:

• экранную форму;

• печат­ную форму;

• правила формирования проводок.

Экранная форма - обязательное визуальное представ­ление документа. Она предназначена для ввода доку­мента в информационную базу и заполняется при его вводе. В сис­темах автоматизации учета реализуются четыре основных вариан­та экранных форм документов:

• экранная форма - копия первичного документа с указанием типа и разрядности реквизитов. По мере ввода данных обеспечивается автоматический переход от реквизита к реквизи­ту (автозаполнение);

• экранная форма представленная в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначен­ных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый состав реквизитов. Напри­мер, единая экранная форма может быть разработана для приходного и расходного кассовых ордеров;

• экранная форма в виде макета вертикального расположения реквизитов документа;

• экранная форма с заголовочной и табличной частью. При вводе данных курсор последовательно переходит только к тем реквизитам, кото­рые должен ввести бухгалтер. Все реквизиты, хранящиеся в спра­вочниках, например банковские реквизиты контрагента, а также реквизиты, которые могут быть получены расчетным путем, напри­мер стоимостные, в экранную форму включаются автоматически.

Таким образом, в последнем варианте структура экранной фор­мы максимально приближена к структуре первичных докумен­тов, а также обеспечен минимальный ввод исходных данных.

Многие виды документов, прежде всего, типовые документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с бумаж­ным оригиналом. После ввода информации документа в систему эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатной формы, как правило, не имеют специализированные доку­менты.

Для многих видов документов, в частности, для сопроводитель­ных типовых и индивидуальных документов, задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных опе­раций на счетах бухгалтерского учета.

Достаточно большой набор основных типовых первичных документов, таких как счет-фактура, платеж­ное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, наклад­ная поступления материалов, требование на отпуск материалов и другие, поставляются с системой. Вместе с тем, формы документов подвержены изменениям, иногда приходится создавать и собственные виды документов. Поэтому крайне желательно, чтобы АИСБУ позволяла изменять формы дейст­вующих первичных документов и создавать новые формы докумен­тов. Однако это требование соблюдается отнюдь не всегда.

Инструментарий создания собственных видов документов у программ разный. Обычно он слишком сложен, чтобы бухгалтер мог справиться с этим самостоятельно, не прибегая к помощи раз­работчика или его представителя - дилера.

Новые формы документов создаются путем их параметрическо­го описания и включения в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним проводок.

Модель документооборота.

В АИСБУ важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов - документооборот, который поддерживал бы естественную технологию работы с документами. Как уже от­мечалось, электронный документообо­рот рассматривается только применительно к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгал­терского и оперативного учета.

Документооборот - движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения ис­полнения и сдачи в архив.

Модель документооборота - это порядок формиро­вания, регистрации, хранения, обработки и трансформации доку­ментов в систему записей на бухгалтерских счетах.

В настоящее время в зависимости от того, является ли АИСБУ локальной или является компонентом корпоративной информа­ционной системы предприятия, сформирова­лись два основных подхода к работе с операционными учетными документами.

Первый подход заключается в том, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтер­ского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операци­ях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подхо­ду.

Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между докумен­тами разных видов.

При первом подходе модель документо­оборота рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регист­рации документов в базе данных, от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях.

В данной модели сначала вводятся дан­ные документа, но при этом соблюдается временной лаг (разрыв во времени) между его формированием и отражением содержания хозяйственной опера­ции на счетах бухгалтерского учета

Сначала программа предлагает бух­галтеру заполнить экранную форму первичного документа. На ос­нове введенных данных документ формируется, печатается, реги­стрируется в реестре документов и сохраняется в электронном ар­хиве. Часто однотипные документы регистрируются в отдельных реестрах и архивах. Возможен вариант, когда документ сначала ре­гистрируется в реестре, а затем предлагается бухгалтеру для запол­нения. К зарегистрированному в реестре и сохраненному в архи­ве документу бухгалтер может неоднократно возвращаться, кор­ректировать его и заново печатать. После совершения хозяйственной операции, подтвержденной утвержденным первичным документом, бухгалтер вновь обращается к нему через реестр и дает программе команду сформировать по документу проводки, которые регистрируются в массиве ин­формации о хозяйственных операциях.

При данной технологии соблюдается естественная последова­тельность работы с документами за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему проводок. При этом введенные документы без подтвержде­ния пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты и остатки счетов.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электрон­ном архиве позволяет бухгалтеру:

• в любой момент вер­нуться к документу;

• выполнять выборку документов по опре­деленным критериям;

• печатать реестры отобранных документов.

Например, бухгалтер может отобрать документы и распечатать их реестр по конкретному поставщику или покупателю, просмот­реть документы за определенный период времени и т.д.

Во многих системах, использующих данную модель работы с первичными документами, по некоторым хозяйственным опера­циям устанавливается взаимосвязь между документами разных ви­дов (например между документами-основаниями и сопроводи­тельными документами), что является элементом модели пол­ного документооборота. Так, на основе выписанного счета поку­пателю можно сформировать накладную на отпуск материала. При этом необходимые данные автоматически переносятся из одного документа в другой, что позволяет автоматизировать процесс формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хозяйственной операции. Однако делается это по ог­раниченному кругу операций и далеко не всеми системами.

Второй подход к построению документооборота в АИСБУ, основанный на принципе взаимосвязи между документами разных видов, применяется в системах, ориентированных на доку­ментооборот всего предприятия.

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный комплекс является одной из функциональных под­систем управления предприятием.

Этот подход базируется на следующих основных положениях:

1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, сле­довательно, массивы документов могут формироваться и хранить­ся в электронных архивах вне бухгалтерии.

2. Между документами разных видов существует тесная взаимо­связь.

3. Документ не является только средством отражения хозяйст­венной операции на счетах бухгалтерского учета.

4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалте­рии - в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других опе­ративных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые затем попадают в бухгалтерию.

В корпоративных информационных системах помимо бухгалте­рии автоматизируются работы и других подразделений и служб предприятия. В рамках системы автоматизации управления четко устанавливаются информационные связи подразделений и про­слеживается движение отдельных документов и их взаимосвязи. Документ и его связь с другими документами является основой корпоративных систем, а поддержка полноценной системы междокументальных связей - одним из принципов функцио­нирования системы.

Таким образом, в службах оперативного управления формируются, регистрируются в реестрах и хранятся в электронных архивах до­кументы. Работая с этими документами, персонал оперативных служб может качественно выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т.д.), проверять соответствие от­дельных сопроводительных документов (накладных на отпуск това­ров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д.

Функции по ведению аналитического учета в таких системах мо­гут быть гибко разделены между службами оперативного управле­ния и бухгалтерией. Например, в бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документов-оснований (кон­трактов, договоров, счетов). Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по сум­мам документов, свернутых до уровня контрагентов. При этом необ­ходимая аналитика не теряется, но существует в иной, отстранен­ной от балансовых счетов форме. Благодаря этому каждая подсисте­ма получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

Электронные копии документов из оперативных подсистем пе­редаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета с (без) использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов од­ного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. То есть, можно формиро­вать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.

Модель пол­ного документооборота от предыдущей модели отличают три основные момента:

1. Документы являются полноправ­ными информационными единицами, а не только средствами формиро­вания бухгалтерских записей.

2. Документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии. Работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя создан­ную базу документов. Наличие документов в интегрированной ба­зе данных позволяет вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости вы­пущенной продукции и оценивать финансовые результаты реали­зации без отражения этих данных в бухгалтерском учете. В ранее рассмотренных моделях, где документы создавались и трансформировались сразу в записи массива хозяйственных операций в рамках подсистемы бухгалтерского учета, часто не учитывались те группировки для обобщения информации, которые необходи­мы Другим службам управления для выполнения в полном объеме требуемых функций.

3. Бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах благодаря интеграции информационной базы. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и ана­литические разрезы.

Итак, модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтер­ского и оперативного учета.