4. Организация системы счетов бухгалтерского учета аисбу

Модель системы счетов - это порядок построения и интерпретации всех синтетических и анали­тических счетов, применяемых пользователем и обрабатываемых программой. Модель системы счетов является основой любой автоматизированной системы бухгалтерского учета.

Модель системы счетов в компьютерном учете можно предста­вить в виде, представленном на рис. 5.1. Она включает:

• систему синтетических счетов;

• систему аналитических счетов;

• связи меж­ду ними.

Модели системы счетов, реализуемые в программном обеспечении АИСБУ, различны. Они проявляются:

• в построе­нии систем синтетических и аналитических счетов;

• в способах орга­низации связей между ними;

• в порядке интерпретации счетов при их обработке.

Отличия в построении системы синтетических счетов состоят:

• в наборе характеристик, прописываемых в плане счетов;

• в структуре и сервисных возможностях работы со справочником счетов.

Различия в организации системы аналитических счетов проявляются:

• в использовании разных моделей организации аналитиче­ского учета;

• в составе и структуре справочников объектов аналитического учета;

• в подходах к их типизации;

• в способах использования аппарата параметров аналитических счетов.

Взаимосвязь синтетических и аналитических счетов в програм­мах также реализуется по-разному и во многом зависит от исполь­зуемой модели организации аналитического учета.

Система синтетических счетов.

Рабочий план счетов - это совокупность всех ис­пользуемых счетов. Он определяет практически всю последую­щую работу пользователя, глубину детализации данных в учете, возможность получения необходимых отчетных сведений. Мно­гие из систем автоматизации учета позволяют вести несколько не­зависимых планов счетов. Благодаря этому возможна организа­ция параллельного ведения учета по нескольким методикам, на­пример по национальным и международным стандартам.

Компьютерный план счетов - это справочник, организован­ный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определен­ному счету/субсчету.

Компьютерный план счетов является центральным элементом АИСБУ. Как правило, в системах, поставляемых фирмами-раз­работчиками, уже заложен план счетов, соответствующий плану счетов, утвержденному Министерством финансов Республики Беларусь.

Однако, план счетов, который используется на предприятии, может отличаться от утвержденного Министерством финансов плана. Это вызвано двумя причинами:

• особенностями финансово-хозяйственной дея­тельности конкретного предприятия, которые предполагают использование только части счетов общего плана;

• отсутствием четкого определения субсчетов от­дельных счетов в действующем плане счетов.

Поэтому любая программа предоставляет бухгалтеру возмож­ность самому корректировать предложенный программой план счетов в соответствии со своими потребностями и создавать рабо­чий план счетов.

Известно, что на различных синтетических счетах/субсчетах учитываются объекты разного экономического содержания. От­сюда, в компьютерном плане счетов должны быть описаны свой­ства счетов бухгалтерского учета. Их называют также характери­стиками (описателями) счетов.

Характеристики сче­тов - это признаки свойств счета, определя­ющие алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов.

Характеристики счета могут быть:

• внешними – задаваемыми в процессе настройки справочни­ка счетов;

• внутренними - поддерживаемыми системой автоматически.

Наиболее типичными внешними характеристиками счетов/субсчетов яв­ляются:

1) код и наименование счета/субсчета;

2) тип счета по отношению к балансу;

3) тип сальдо счета/субсчета;

4) признак, наличия аналитического учета по счету/субсчету;

5) признак необходимости ведения натурального (количественно­го) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету;

6) признак необходимости ведения учета в валюте.

Тип счета по отношению к балансу подразде­ляет все счета на:

• активные;

• пассивные;

• активно-пас­сивные;

• забалансовые.

Тип сальдо счета/субсчета позволяет активно-пассивные счета подразделить на счета, по которым должно рассчитываться свернутое сальдо, например счет «Прибыли и убытки», и счета, по которым должно рассчитываться развернутое сальдо, например счет «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Признак наличия аналитического учета по сче­ту/субсчету позволяет разделить все счета на две группы:

• счета, по которым ведется аналитический учет;

• счета, по которым та­кой учет не ведется.

В связи с этим в системах автоматизации бух­галтерского учета, наряду со справочником плана счетов, создают­ся справочники объектов аналитического учета.

Признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привя­занных к данному счету/субсчету», применяется в системах, где обработка ин­формации базируется на единой базе бухгалтерских записей («1С: Бухгалтерия 7.7»). Пользователь сам определяет, для каких счетов необходимо, наря­ду со стоимостным учетом, вести количественный учет. Тогда по объектам аналитического учета данных счетов будет накапливать­ся итоговая информация в натуральном выражении.

В комплексных системах («Галактика») этот тип настройки плана счетов не используется, поскольку функции количественного учета реа­лизованы в модулях отдельных участков учета:

• основных средств;

• материальных ценностей;

• готовой продукции и т.д.

Признак необходимости ведения учета в ва­люте позволяет вести стоимостной учет не только в национальной, но и иностранной валюте. В связи с этим, предусматривается:

• выделение в плане счетов на счетах, по которым ведется руб­левый и валютный учет, раздельных субсчетов для каждой валюты (например, по счету «Касса» должны быть выделены два субсчета: субсчет 1 «Рублевая касса» и субсчет 2 «Валютная касса» с детализацией по видам валют);

• отметка в плане счетов счета, по которым ведется валютный учет. Здесь при вводе операций по таким счетам запрашивается сумма в ино­странной валюте и ее курс и на основе этого выполняется автома­тический расчет покрытия валютной суммы в единицах нацио­нальной валюты («1С: Бухгалтерия 7.7»).

Внутренние характеристики счета – это

• начальное сальдо;

• ко­нечное сальдо;

• дебетовый оборот;

• кредитовый оборот.

Они отображаются в стои­мостном выражении в стандартных выходных формах, создаваемых систе­мой.

валютах. Для этого конкретным счетам дол­жен быть присвоен соответствующий признак. По таким счетам

Различия в структуре справочника «План счетов», как правило, проявляется:

• в коли­честве знаков, отводимых на кодирование счета/субсчета;

• в слитном («501») или раздельном («50-1») написании кодов счетов/субсчетов.

Обычно на код счета отводят два знака. В некоторых системах возможен переход с двух знаков на три. Такие системы:

• позволяют вести учет на забалансовых счетах;

• обеспечивают ведение бухгалтерско­го учета в бюджетных, общественных некоммерческих и иных ор­ганизациях, где счета кодируются тремя знаками.

Использование гибкой настройки количества знаков в коде счета важно также при организации параллельного учета по нескольким стандартам.

Количество знаков, отводимое для кодирования субсчета, может быть:

• фиксированным, ограниченным несколькими (двумя-четырьмя) символами;

• гибким, имеющим практически любое число символов («1С: Бухгалтерия 7.7»).

Настройка и работа со справочником «План счетов» должна позволять выполнять следующие основные процедуры:

• дополнять план счетов новыми счетами/субсчетами. При этом должен быть обеспечен контроль уникальности номера вводи­мого счета/субсчета, так как использование различных счетов с одинаковыми номерами не допускаются;

• удалять старый счет/субсчет;

• корректировать номер счета/субсчета, его наименование и любые характеристики счета.

При удалении счета/субсчета или корректировке его номера программа должна обеспечить контроль целостности бухгалтер­ской информации. Для этого применяются три подхода:

• запретительный;

• разрешительный;

• смешанный.

При запретительном подходе корректировка/удаление номера счета/субсчета в плане счетов запрещена, если он исполь­зуется в других массивах информационной базы:

• проводках;

• ос­татках;

• справочниках операций и т.д.

В таких системах сначала на­до удалить все включающие его записи этих массивов и только за­тем удалить сам счет/субсчет из плана счетов.

При разрешительном подходе система разрешает удаление/корректировку используемого в других информационных мас­сивах счета. Часто при этом пользователю делается особое преду­преждение, а принятие решения остается за бухгалтером. Следует четко понимать, что последствия такого шага могут быть непред­сказуемы. Наличие такого подхода объясняется тем, что разработ­чики, добиваясь гибкости программ, считают, что ответственность за ведение учета должна полностью лежать на бухгалтере.

При смешанном подходе счет, используемый в проводках, в те­чение отчетного периода удалить нельзя, но после закрытия периода и перехода к новому отчетному периоду план счетов можно изменять произвольно по тем счетам, проводки по которым пока не вводились.

Помимо поддержки функций корректировки плана счетов, система автоматизации должна позволять выполнять:

• просмотр списка счетов;

• поиск нужного счета/субсчета одним из методов быстрого поиска.

Справочники объектов аналитического учета.

Аналитический учет в АИСБУ реали­зуется на основе справочников объектов аналитического учета. Любая система автоматизации бухгалтерского учета, за исключением программ, реализующих только функции синтетического учета, поддерживает ведение аналитического учета. Именно при ведении аналитического учета наиболее полно раскрываются возможности системы. В практике бухгалтерского учета применяют самые разнообразные аналитические показатели. Их состав опре­деляется:

• внешними факторами (например, действующей системой нало­гообложения);

• внутренними факторами (декларируемой предприятием учетной политикой);

• требованиями детализа­ции учетных данных, обеспечивающими полноту получения вы­ходной информации.

Отсутствие единых подходов к составу и классификации аналитической информации, субъективность раз­работчиков в подходе к реализации функций аналитического уче­та объясняют разнообразие справочников объектов аналитическо­го учета, используемых в АИСБУ.

Общая классификация используемых справочников аналитического учета:

1. по целевому назначению и выполняемым учетным функциям;

2. в зависимости от процедур обработки;

3. по доступу пользователей;

По целевому назначению и выполняемым учетным функциям можно выделить следующие виды справочников:

• объектов натурального учета;

• субъектов учета (юридические и физические лица);

• структурных единиц (подразделения);

• оснований взаиморасчетов;

• прочие.

К справочникам объектов натурального учета относятся спра­вочники товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, готовой продукции), незавершенного производства (заказов, изде­лий), основных средств и нематериальных активов, ценных бу­маг.

Справочники субъектов учета включают справочники сторон­них организаций (юридические лица), сторонних физических лиц, а также справочники, содержащие сведения о персонале предприятия, в том числе о материально-ответственных и подот­четных лицах.

К справочникам структурных единиц относятся справочники филиалов, подразделений предприятия, участков, бригад.

Справочники оснований взаиморасчетов содержат сведения о договорах, их этапах и партиях поставок.

Прочие справочники представлены справочниками статей затрат, единиц измерения, валют, вариантов расчетов курсовой разницы и пр.

В зависимости от процедур обработки все справоч­ники условно могут быть подразделены на:

• справочники, по каждой позиции которых ведется учет ос­татков в стоимостном, а по некоторым и в количественном вы­ражении:

  • справочники объектов натурального учета;

  • субъек­тов учета;

  • структурных единиц;

  • оснований взаиморасчетов;

• справочники, которые позволяют быстро производить по­иск и группировку данных:

  • единиц измерения;

  • видов доку­ментов;

  • видов операций;

• справочники, позиции которых содержат информационно-текстовые сведения:

  • описания хозяйственных операций;

  • банков.

Разделение по доступу пользователей характерно для корпоративных систем, где четко разделены работы по участкам учета («Галактика»). В этом случае различают:

• общие справочники;

• локальные справочники.

Общие справочники доступны для всех участков учета. Они могут использоваться и пополняться всеми учетными работ­никами бухгалтерии, имеющими права доступа к таким справоч­никам. Права доступа при этом могут быть разными:

• на про­смотр;

• на запись;

• на корректировку;

• на удаление.

К таким справочникам могут быть отнесены:

• справочник структурных подраз­делений;

• справочник сотрудников предприятия;

• справочник допустимой корреспонденции счетов и др.

Локальные справочники используются на отдельных уча­стках учета. Эти справочники обычно не доступны рядовым бухгал­терам других участков учета. В то же время при наличии соответст­вующих прав доступа элементы локальных справочников могут быть скопированы из справочников смежных разделов учета.

Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются.

Классифика­ция преследует цель упорядочить некоторое множество объектов в соответствии с установленными признаками их сходства и разли­чия.

Номенклатура - упорядоченный перечень всех позиций множества одноимен­ных объектов.

Код - условное обозначение конкретной пози­ции номенклатуры. Код образуется по определенным правилам.

Система кодирования - совокупность пра­вил, по которым строится кодовое обозначение. Системы кодирования:

• порядковая;

• серийная;

• позици­онная;

• комбинированная.

Классификатор - систематизиро­ванный свод наименований однородных объектов и их кодовых обозначений. Классификаторы, используемые в АИСБУ:

• общегосударственные;

• отраслевые;

• локальные.

Общегосударственные классификаторы разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей Республики Беларусь. Применяемые в АИСБУ общегосударственные классифи­каторы условно могут быть подразделены на пять групп:

1. Классификаторы трудовых и природных ресурсов, в том чис­ле «ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР).

2. Классификаторы структуры:

   • отраслей (ОК отраслей народно­го хозяйства - ОКОНХ);

   • органов управления (Система обозначе­ний органов государственного управления - СООГУ);

   • админист­ративно-территориального деления (Система обозначений админи­стративно-территориальных объектов - СОАТО);

   • предприятий и организаций (ОКПО);

   • организационно-правовых форм (КОПФ).

3. Классификаторы продукции:

   • ОК промышленной и сельскохо­зяйственной продукции – ОКПСП;

   • ОК строительной продукции - ОКСП;

4. Управленческие классификаторы:

   • технико-экономических показателей (ОКТЭП);

   • управленческой документации (ОКУД);

   • системы обозначений единиц измерения (СОЕИ) и т.д.

5. Идентификационные классификаторы:

   • учетные номера плательщиков (УНП);

   • идентификационные номера плательщиков Фонда социальной защиты населения.

Отраслевые классификаторы - создаются для систе­матизации и кодирования специфичной для отрасли информа­ции. Они едины для данной отрасли деятельности:

1. Классификаторы статей производственных затрат;

2. Классификаторы причин отклонений от нормативных затрат;

3. Классификаторы видов оплат и видов удержаний по заработной плате и др.

Локальные классификаторы - разрабатываются для конкретного предприятия и утверждаются руководством этого предприятия.

Приступая к созданию классификаторов для конкретного пред­приятия, следует, прежде всего, выяснить, какие общегосударст­венные и отраслевые классификаторы могут и должны быть ис­пользованы в АИСБУ.

В компьютерной технологии каждый справочник объектов ана­литического учета хранит сведения о множестве однотипных объ­ектов, например сотрудниках предприятия, контрагентах, но­менклатуре продукции и товаров. Каждая запись справочника - это конкретный объект или элемент справочника. Элемент спра­вочника включает несколько взаимосвязанных реквизитов:

• обяза­тельных;

• дополнительных.

Обязательными реквизитами являются:

• «код» объекта;

• «наименование» объекта.

Дополнитель­ные реквизиты характеризуют данный объект аналитического уче­та. Например, запись справочника «Контрагенты» содержит не только код и наименование контрагента, но и сведения о его бан­ковских реквизитах, юридическом адресе, идентификационном номере налогоплательщика и т.п.

При вводе нового элемента (записи) в справочник ему автома­тически присваивается новый код. Однако, как правило, система позволяет изменить этот код, например в тех случаях, когда требу­ется использование общегосударственных, отраслевых или ло­кальных классификаторов для кодирования объектов учета.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь вид:

• списка;

• структурированного справочника.

Список - это перечень объектов аналитического учета.

Структурированный справочник хранит, как правило, объекты аналитического учета, которые классифицированы согласно иерархической классификации в соответствии с выделен­ными признаками. Например, материалы разбиваются на груп­пы, виды, артикулы.

В справочнике объектов аналитического учета можно выполнять следующие действия:

• вводить новые элементы;

• просматривать имеющиеся элементы;

• корректировать имеющиеся элементы;

• удалять имеющиеся элементы

• использовать элементы при заполне­нии документов;

• использовать элементы при формировании бухгалтерских записей;

• использовать элементы при состав­лении отчетов.

Система автоматизации должна обеспечивать быстрый поиск элементов в справочнике. Для этого при просмотре справочника:

• используются приемы специального поиска по коду элемента, его наименованию и контексту;

• применяются приемы прямого перехода на нужную позицию справочника;

• используется систе­ма фильтров для отбора элементов справочника по некоторым ус­ловиям отбора.

Система также должна позволять:

• сортировать эле­менты справочника по определенным параметрам;

• копировать те­кущий элемент;

• печатать записи справочника.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь:

• жест­кие структуры данных;

• гибкие структуры данных.

Жесткая структура предполагает наличие набора заранее заданного реквизитного состава справочника. Применение справочников жестко фиксированного реквизитного состава при­водит к ряду проблем:

1. Во-первых, набор заранее заданных полей справочника не всегда устраивает конкретных пользователей, по­скольку нередко возникает потребность в хранении дополнитель­ной информации.

2. Во-вторых, изменения в нормативных докумен­тах часто требуют внесения дополнительной информации в спра­вочники. Если же его структура жестко фиксирована, то внесение изменений доступно только разработчику и пользователям остает­ся ждать новой версии программного продукта с учетом измене­ний. Например, такие неудобства для пользователей возникли, когда был введен индивидуальный номер плательщика в Фонд Социальной Защиты населения РБ. Данный реквизит следовало внести в справочник физических лиц. Но при жесткой структуре этого справочника без разработчи­ка внести подобное изменение невозможно. В то же время соглас­но требованиям к оформлению бухгалтерской документации его необходимо было отражать, как в первичной документации, так и в отчетности, и поэтому этот реквизит должен был присутство­вать в справочнике.

В связи с этим при создании систем автоматизации учета неко­торые разработчики стремятся к организации справочников с гиб­кой структурой данных.

Гибкая структура предполагает, что реквизитный состав справочника может быть переопределен самим пользователем сис­темы. Один из подходов к решению этой задачи основывается на использовании так называемых параметров аналитических счетов.

Параметры аналитических счетов - это набор дополнитель­ных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учета и отделяются от обязательных реквизитов при организации справочника объектов аналитического учета. Параметры счетов, как правило, сосредоточены в отдельном справочнике, подчинен­ном основному. Выделение дополнительных реквизитов в отдель­ный справочник обеспечивает более рациональную организацию информации и способствует ускорению поиска объектов аналити­ческого учета.

В качестве параметров может выступать условно-постоянная информация:

• справочная;

• нормативная.

Параметры могут использоваться не только для хранения ус­ловно-постоянной, но и для накопления и обработки переменной информации. В этом случае они выступают как своего рода нако­пительные регистры.

Параметры счетов могут быть использованы в расчетах, при формировании выходных форм. Чтобы использовать параметры счетов в расчетах, пользователь должен самостоятельно описать алгоритмы этих расчетов. Обычно это требует немалых знаний о возможностях самой системы и определенных навыков програм­мирования на встроенном в нее языке. Таким образом, парамет­ры счетов - это механизм гибкой адаптации информационной модели системы автоматизации учета к потребностям конкретно­го пользователя.