2. Обеспечивающие компоненты аисбу. Особенности автоматизированной формы учета

Информационное обеспечение (ИО) АИСБУ - совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования. Различают два понятия:

• «информационный фонд» АИСБУ;

• «информационная база» АИСБУ.

Информационный фонд включает всю информацию эко­номического объекта, зафиксированную:

• на бумажных носите­лях – документах;

• на машинных носителях.

Информационная база отражает только информацию, зафиксированную на машинных носителях.

Информационное обеспечение подразделяется на две боль­шие группы:

• внемашинное обеспечение;

• внутримашинное обеспечение.

Внемашинное ИО представлено:

• системой классификаторов;

• системой кодификаторов информации;

• системой документации;

• организацией документооборота.

Автоматизированная система учета использу­ет:

• общесоюзные классификаторы;

• отраслевые классификаторы;

• локальные классификаторы.

Первые два вида классификаторов разрабатываются цен­трализованно, последний - на конкретном экономическом объ­екте при непосредственном участии персонала бухгалтерии и дру­гих служб. При этом должна быть обеспечена совместимость всех классификаторов.

Система документации АИСБУ представлена:

• первичными документами;

• выходными документами;

• нормативно-справочны­ми документами.

Первичными документами могут быть:

• типовые межотраслевые документы;

• отраслевые документы;

• документы, раз­рабатываемые на самом экономическом объекте.

Межотраслевые документы содержатся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации, являющихся частью унифициро­ванной системы документации.

Выходные документы формиру­ются компьютером и представляются в виде печатного докумен­та, в них отражается результатная информация. Они подразделя­ются на:

• стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам;

• специализированные отчеты;

• регламентированные от­четы:

  • государственная отчетность, имею­щая унифицированные типовые формы,

  • отраслевая отчетность

  • региональ­ная отчетность.

Нормативно-справочные документы содержат ус­ловно-постоянную информацию;

• нормативах и нормах матери­альных затрат;

• нормативах и нормах трудовых затрат;

• ценах

• тарифах и др.

Документооборот предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до исполнения и сдачи в архив. В условиях компьютерного учета стремятся обеспе­чить его автоматизацию.

Внутримашинное ИО включает информационную базу АИСБУ. Информационная база - совокупность данных, разме­щенных на машинных носителях в соответствии с определенны­ми правилами хранения. В АИСБУ она представлена:

• массивами условно-постоянной информации;

• текущей информации.

К первой группе от­носятся классификаторы всех видов, специальным образом орга­низованные и хранящиеся в долговременной памяти компьюте­ров. Это следующие справочники:

• план счетов бухгалтерского уче­та;

• справочники объектов аналитического учета;

• справочники нормативной и другой вспомо­гательной информации;

• основные формы унифицированных первичных документов;

• формы бухгалтерской отчетности.

Ко второй группе относятся:

• массивы текущих данных о хозяйствен­ных операциях,

массивы данных об остатках на синтетических и аналитических счетах на начало и конец отчетного периода,

массивы пер­вичных документов.

Способы организации и хранения этих дан­ных могут быть разными и определяются особенностями исполь­зуемого программного обеспечения.

Техническое обеспечение (ТО) АИСБУ - комплекс техниче­ских средств, обеспечивающих информационную технологию АИСБУ. Это:

технические средства сбора и регистрации ин­формации

• средства передачи данных

• средства обработки информации;

• средства офисной техники.

Современные автоматизированные системы обработки учетных данных могут быть ориентированы как на:

• автономное использование компьютеров;

• сетевое использование компьютеров.

В последнем случае ТО АИСБУ включает специализированное сетевое оборудование.

Математическое обеспечение (МО) АИСБУ - это совокуп­ность математических средств используе­мых в программном обеспечении АИСБУ при описании:

• алго­ритмов решения задач бухгалтерского учета;

• моделей представления и интерпретации учетной информации.

Обработка информации выполняется согласно разработанно­му алгоритму - набору четко сформулированных правил, опреде­ляющих процесс преобразования исходных данных (входной информации) в желаемый результат (выходную информацию) за ко­нечное число шагов. Это позволяет автоматически решать любую конкретную задачу из класса однотипных задач.

Задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам. Они имеют точный алгоритм решения и могут быть пред­ставлены простой математической моделью. Эти задачи много­кратно повторяются и носят рутинный характер. Алгоритмы ре­шения учетных задач не требуют привлечения сложного математи­ческого аппарата и базируются на формализации описания пра­вил ведения бухгалтерского учета, содержащихся в нормативных актах и инструкциях. Более сложный математический аппарат в бухгалтерском учете пока применяется только в исследователь­ских целях. Он может быть использован при оценке и выборе тех или иных элементов учетной политики предприятия, например, при выборе базы распределения косвенных расходов или метода расчета себестоимости реализованных товаров.

Помимо алгоритмов решения учетных задач, определяемых нормативной базой бухгалтерского учета, АИСБУ включает це­лую группу моделей, отражающих основные особенности пред­метной области, но по-разному реализованных в программном обеспечении бухгалтерского учета:

• концептуальная модель автоматизированной обработки учет­ных данных;

• модель системы бухгалтерских счетов, отражающая порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитиче­ских счетов;

• модель организации документооборота, определяющая поря­док формирования, хранения, обработки и трансформации доку­ментов в систему записей на счетах бухгалтерского учета;

• модель представления бухгалтерских записей на счетах;

• модель решения функциональных задач - алгоритмов реали­зации стандартных, многократно повторяющихся и разовых хо­зяйственных операций, обобщения информации на счетах и обра­ботки счетов в течение отчетного периода и по его завершении;

• модели учетного периода;

• модели разделения и интеграции учетных данных.

Программное обеспечение (ПО) АИСБУ - это комплекс про­грамм обработки и передачи данных в АИСБУ, а также докумен­тация по их применению. Оно включает:

• системное ПО;

• вспомогатель­ное;

• специализированное прикладное ПО.

Системное ПО - это операци­онные системы, управляющие функционированием:

• средств вычис­лительной техники;

• сетевого оборудования;

• прикладного ПО.

Вспомогательное ПО - это совокупность программных средств, необходимых для функциони­рования программ решения задач бухгалтерского учета и предос­тавляющих пользователям дополнительный сервис. К ним относят­ся используемые специализированным ПО АИСБУ:

• системы управления базами данных (СУБД);

• интерпретаторы программ разработанных средствами интерпретирующих систем программи­рования;

• различные внешние библиотеки, необходимые для функ­ционирования программ;

• средства архивирования;

• средства защиты дан­ных от несанкционированного доступа и др.

Например, многие программные продукты, предназначен­ные для ведения бухгалтерского учета, используют для хранения и доступа к данным СУБД и без них не могут функционировать. Многие программы могут формировать отчеты в формате MS Excel. Поэтому для просмотра этих отчетов необходимо наличие на компьютере либо самого табличного процессора Excel, либо программы просмотра файлов формата Excel. Некоторые совре­менные программы для возможности просмотра отчетов и даже для ввода данных требуют наличия на компьютере какой-либо программы просмотра Web-страниц Интернет и при их отсутст­вии не могут нормально функционировать. Все это и составляет вспомогательное ПО АИСБУ.

Специализированное ПО АИСБУ представляет собой совокупность программ, непосредст­венно реализующих алгоритмы решения функциональных задач бухгалтерского учета.

Лингвистическое обеспечение (ЛО) АИСБУ - это система ис­кусственных языков, терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования АИСБУ. Оно включа­ет:

• языки описания структурных единиц информации (реквизи­тов, показателей, документов);

• языки управления (манипулирования) данными информационной базы;

• языки описания алгоритмов решения задач бухгалтерского учета;

• языки информационно-поисковых систем;

• языки специального назначения.

Организационное обеспечение (ОО) АИСБУ - это совокуп­ность методов и средств, регламентирующих взаимодействие ра­ботников с техническими средствами, программным обеспечени­ем и между собой в процессе создания и функционирования АИСБУ.

АИСБУ - человеко-машинная система и потому ее функцио­нирование невозможно без наличия обученных ее эксплуатации людей. При этом следует различать:

• эксплуатирующий персонал АИСБУ;

• обслужи­вающий персонал АИСБУ.

Эксплуатирующий персонал составля­ют сотрудники бухгалтерии и других подразделений управления, непосредственно использующие АИСБУ в решении своих профес­сиональных задач.

Обслуживающий персонал - сотрудники, вы­полняющие функции обеспечения функционирования АИСБУ:

• поддержку нормальной работоспособности технических средств;

• поддержку нормальной работоспособности программного обеспечения;

• сохранности и целостности информа­ционной базы.

Правовое обеспечение (ПрО) АИСБУ - это совокупность пра­вовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИСБУ.

На этапе раз­работки АИСБУ правовое обеспечение включает нормативные акты, связанные:

• с дого­ворными отношениями разработчика и заказчика системы;

• с регу­лированием отклонений процесса разработки системы;

• с обеспе­чением процесса разработки различными ресурсами.

На этапе функционирования АИСБУ правовое обеспечение определяет:

• статус АИСБУ в процессе управления;

• правовое положение о компетен­ции отдельных структур АИСБУ и организации их деятельности;

• порядок создания и использования информации в АИСБУ;

• пра­вовое обеспечение безопасности функционирования АИСБУ.

Методическое обеспечение (МтО) АИСБУ - это совокуп­ность законодательных, нормативных актов и инструкций по бух­галтерскому учету, налогообложению и другим областям знаний, обеспечивающих юридическую поддержку принятия решений, а также позволяющих разработать алгоритмы обработки учетной информации.

Эргономическое обеспечение (ЭО) АИСБУ представляет собой совокупность методов и средств, предназначенных для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной дея­тельности специалистов в процессе создания и функционирова­ния АИСБУ. Оно включает:

• комплекс документации, содержащей эргономические требования:

  • к рабочим местам;

  • к усло­виям работы персонала;

  • программному обеспечению (дизайн экранов) и т.д.;

• набор способов реализа­ции этих требований и эргономическая экспертиза их реализации;

• комплекс методов, учебно-методических материалов и тех­нических средств, позволяющих сформулировать требования к уровню подготовки персонала и создать систему отбора кадров;

• методы и методики, обеспечивающие высокую эффективность ра­боты специалистов в условиях АИСБУ.