10. Информационные ресурсы ис. Корпоративные бд. Единое информационное пространство орг-ии. Электронный документооборот.

Информационные ресурсы – отдельные документы и массивы документов в инф-х системах (библиотеках, архивах, банках данных, фондах и др).

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность решений и компонентов их реализации, в числе которых обязательным условием является единая база хранения информации.

Базу данных можно считать корпоративной если она: включена в КИС, отвечает требованиям распределенной обработки данных, масштабируема.

Одна из самых популярных тенденций развития информационных технологий (ИТ) – это стремление к объединению всех информационных ресурсов и систем с возможностью удаленной многопользовательской работы с данными. Подобная интеграция данных и программных средств их обработки в рамках одной компании образует единое информационное пространство (ЕИП) предприятия.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Единое информационное пространство (ЕИП) предприятия – совокупность баз данных, хранилищ данных и баз знаний, систем управления ими, обеспечивающих информационное взаимодействие для удовлетворения потребностей.

Основу ЕИП составляют информационные ресурсы и средства, обеспечивающие доступ к ним. В целом ЕИП предприятия предназначено для недопущения дублирования инф-ии за счет автоматической синхронизации баз данных различных информационных систем.

Основные компоненты ЕИП предприятия:

• Информационные ресурсы

• Средства информационного взаимодействия

• Информационная инфраструктура

Информацию в информационные ресурсы превращает документирование.

Документирование инф-ии – выделение единичной смысловой части инф-ии (данных) по некоторой предметной области, обособление этой части с приданием ей самостоятельной роли (имя, статус, реквизиты и т.д.).

Документооборот – движение документов на предприятии от момента их создания или получения до момента, принятия к учету, обработке или передачи в архив.

Электронный документооборот (ЭДО) — способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Управление ЭДО – организация движения документов между подразделениями предприятия или группами пользователей, или отдельными пользователями.

Принципы ЭОД:

• Однократная регистрация документа

• Возможность параллельного выполнения операций

• Непрерывность движения документа

• Единая (или согласованная распределенная) база документной инф-ии

• Эффективная система поиска

• Развитая система отчетности по различным статусам и атрибутам документов.

Для автоматизации делопроизводства используется системы электронного документооборота (СЭД). Они должны удовлетворять требованиям:

• Функциональность и гибкость

• Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы

• Интегрируемость с др корпоротивными системами

• Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с др подразделениями предприятия

• Масштабируемость – способность поддерживать как пять так и пять тысяч пользователей

• Модульность – составление СЭД из отдельных модулей

• Эффективность – обеспечение оптимального отношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами.

Классификация СЭД:

• Ориентированные на бизнес-процессы

• Корпоративные – обеспечивают корпоративную инфраструктуру

• Системы управления контентом

• Системы управления потоками работ.

При организации документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.

Виды систем маршрутизации и контроля исполнения:

• Свободная маршрутизация документов (последовательная и параллельная)

• Свободная маршрутизация с контролем исполнения

Жесткая маршрутизация с контролем исполнения