27. Модель документооборота в аисбу.

Документооборот - движение документов на предприятии с момента их получения или создания до трансформации их в систему записей на бухгалтерских счетах или до завершения ис­полнения и сдачи в архив.

Модель документооборота - это порядок формиро­вания, регистрации, хранения, обработки и трансформации доку­ментов в систему записей на бухгалтерских счетах.

2 основных подхода к работе с операционными учетными докуметами:

1) заключается в том, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтер­ского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операци­ях, что и реализуется во всех моделях, присущих данному подхо­ду. Модель документо­оборота, кот. рассматривает документ как вспомогательный информационный объект.

возникновение хозяйственной операции => первичный документ => совершение хозяйственной операции => запись в массив информации о хозяйственных операциях.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электрон­ном архиве позволяет бухгалтеру: в любой момент вер­нуться к документу; выполнять выборку документов по опре­деленным критериям; печатать реестры отобранных документов.

Рассмотренная модель обработки документов наиболее после­довательно реализована в системе «1С: Предприятие 7.7» и других системах, где ра­бота с документами разделена по участкам учета

2) ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между докумен­тами разных видов. основан на принципе взаимосвязи между документами разных видов, применяется в системах, ориентированных на доку­ментооборот всего предприятия.

Модель полного документооборота реализуется в корпоративных. информационных системах. Этот подход базируется на следующих основных положениях:

- Большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, сле­довательно, массивы документов могут формироваться и хранить­ся в электронных архивах вне бухгалтерии.

- Между документами разных видов существует тесная взаимо­связь.

- Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Модель пол­ного документооборота от предыдущей модели отличают три основные момента:

1) Документы являются полноправ­ными информационными единицами, а не только средствами формиро­вания бухгалтерских записей.

2) Документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии.

3) Бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах благодаря интеграции информационной базы.

Модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтер­ского и оперативного учета.

28. Массив информации о хозяйственных операциях аисбу. Способы хранения сведений о хозяйственных операциях.

Массив информации о хозяйственных операциях - это совокуп­ность записей обо всех хозяйственных операциях предприятия, совершенных с начала использования автоматизированной системы.

Данные этого массива отражаются в хронологических регистрах - журналах (книгах) учета хозяйственных операций. В них бухгалтер может просматривать все записи о введенных в систему операциях.

В программном обеспечении бухгалтерского учета сведения о хозяйственных операциях могут храниться в виде:

• расширенных проводок;

• бухгалтерских операций;

• закодированных бухгалтерских операций, подразумевающих проводки (виртуальные проводки).

При первом способе хранения массив хозяйственных операции представляет собой набор проводок, которые явно не объединены по фактам хозяйственной деятельности. При данном способе представления сведений о хозяйственных операциях каждая строка журнала (книги) учета хозяйственных операций представляет собой проводку и включает все ее реквизиты. Расширенные проводки вводятся непосредственно в журнал.

При втором способе хранения, массив информации о хозяйственных операциях хранит бухгалтерские операции, кото­рые представляются двумя уровнями:

• заголовком операции;

• од­ной или совокупностью нескольких проводок, полностью отражающих в учете хозяйственную операцию.

Во втором случае массив записей фактически разбивается на два иерархически связанных массива, в комплексе составляющих единое целое. В первом масси­ве хранятся заголовки проводок, а во втором - сами проводки, дополненные той информацией, которая является уникальной для каждой из них. Эти массивы программа представляет в двух взаи­мосвязанных регистрах, журнале операций и журнале проводок. Каждой операции первого журнала соответствует одна или несколько проводок второго журнала.

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» данные о хозяйственной операции хранятся в виде бухгалтерских операций, каждая из которых может содержать одну или несколько проводок. В системе имеются два хронологических журнала: один для просмотра введенных бухгалтерских операций - журнал операций, второй - для просмотра проводок бухгалтерских операций - журнал проводок.

Сведения о большинстве хозяйственных операций в программе «1С: Бухгалтерия 7.7» формируются автоматически на основании документов

второй способ представ­ления сведений о бухгалтерских операциях обеспечивает большую структурированность массива информации о хозяйственных опера­циях, чем первый способ. Он позволяет уменьшить информацион­ную избыточность записей, поскольку часть общих реквизитов уже не нужно дублировать во всех расширенных проводках операции.