26.Способы ввода информации о хозяйственных операциях.

Основа эффективного функционирования АИСБУ - высо­кая степень автоматизации ввода данных и формирования запи­сей о хозяйственных операциях. Распространены три основные способа ввода информации о хозяйственных операциях:

• 1 группа: технология «от проводки»:

  • ручной ввод бухгалтерских операций/проводок;

  • автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций;

• 2 группа: технология «от документа»:

  • автоматическая генерация бухгалтерских операций и прово­док на основе электронных форм документов.

Ручной ввод бухгалтерских операций/проводок. В зависимости от способа хранения информации бухгалтер вводит либо провод­ки, либо бухгалтерские операции. Этот способ предполагает, что бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой опе­рации. Он сам формирует проводки операции и определяет кор­респондирующие счета каждой проводки, при необходимости рас­считывает суммы проводок.

Чтобы снизить ошибки и трудоемкость ручного ввода, в систе­мах предусматриваются некоторые элементы автоматизации. Ши­роко используется механизм подсказок при заполнении отдель­ных реквизитов. Для ввода однотипных операций/проводок при­меняется режим копирования. Это позволяет ввести новую операцию/проводку по образцу аналогичной ранее введенной операции, но с корректировкой значений отдельных реквизитов. При вводе операций с большим количеством проводок применяются режи­мы автоматического ввода новых проводок без или с копировани­ем ранее введенной проводки.

Ручной ввод операций/проводок может сопровождаться кон­тролем корреспонденции счетов. Контроль может выпол­няться в двух режимах: в момент ввода записей о хозяйственных опе­рациях и в групповом режиме после их ввода. Контроль корреспон­денции счетов организуется с помощью специальных справочников корректных проводок.

Контроль выполняется в групповом режиме после окончания ввода всех записей, что позволяет локализовать боль­шинство ошибочных и сомнительных проводок. Групповой режим контроля реализован в программах «1С: Бухгалтерия 7.7», «Галактика» и многих других системах автоматиза­ции учета.

Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций.

Например, при начислении зарплаты бухгалтеру приходится делать отчисления в процентном отношении от фонда заработной платы в фонд социальной защиты населения, чрезвычайного налога, в фонд занятости и т.д. Он должен рассчитать суммы и соответственно сформировать все проводки и отразить их в журнале учета операций.

Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских опера­ций на основе электронных форм документов. В системах автома­тизации учета, которые реализуют технологию работы «от докумен­та», пользователь заполняет предложенную ему форму документа, а бухгалтерские операции и их проводки формируются автомати­чески. Пользователь не может редактировать реквизиты, как сфор­мированной операции, так и ее проводок, что и отличает этот спо­соб от ранее рассмотренного автоматизированного способа.

Следовательно, автомати­ческая генерация бухгалтерских операций на основании вводи­мых пользователем документов выполняется также при начисле­нии амортизации основных средств, нематериальных активов, пе­реоценки остатков в валюте, закрытии месяца, квартала и т.п.