3. Особенности автоматизированной формы учета

   1. Концептуальная модель обработки данных в аисбу

Концептуальная модель обработки данных в АИСБУ реализует процедуру бухгалтерского учета - строгую последовательность вы­полнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накоп­ления и обработки учетных данных с целью формирования управленческой и фи­нансовой отчетности (рисунок 3.1).

Процедура бухгалтерского учета состоит из двух этапов:

- подготовительного;

- текущего.

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматиза­ции учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. На данном этапе выполняются следующие виды работ:

• специальны­е подготовительные работы:

  • установка системы;

  • ввод справочников условно-постоянной информации;

  • организация справочников синтетических счетов и субсчетов, а также аналитических счетов;

• работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета:

  • ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных опи­сей имущества и обязательств;

  • составление вступительного балан­са на момент ввода системы в эксплуатацию.

При выполнении работ текущего этапа про­цесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий.

Здесь выделяются три процедуры, соответствующие трем стадиям учетного процесса:

• документирование хозяйственных операций и формирова­ние внутримашинной базы учета;

• обобщение учетных данных и формирование текущих учет­ных регистров и внутренних отчетов;

• завершение отчетного периода и формирование регламенти­рованной внешней отчетности:

  • управленческой;

  • налоговой

  • статистической и др.

Рисунок 3.2. Концептуальная модель обработки учетной информации в АИСБУ.

Первая процедура - документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы включает следующие операции с учетной информацией:

• сбор;

• регистрацию;

• передачу на обработку;

• хранение;

• накопление;

• подготовку к об­работке.

Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и фи­нансовой деятельности (хозяйст­венные операции) находят отражение в первичных докумен­тах.

В АИСБУ автоматизированы следующие бух­галтерские действия по обработке первичных документов:

• стоимостная оценка хозяйст­венных операций;

• идентификация хозяйст­венных операций по времени;

• классификация хозяйст­венных операций в соответствии с рабочим планом счетов предприятия.

В результате этих действий в информационной базе учета формиру­ются и регистрируются входящие данные АИСБУ - бухгалтер­ские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйст­венно-производственной и финансовой деятельности предпри­ятия.

В системе компьютерного учета бухгалтерская запись может быть представлена в виде:

• простой проводки;

• расширенной проводки.

Простая проводка (рис. 3.2) включает проводку и дату.

Рисунок 3.3. Структура простой проводки

Расши­ренная проводка наряду с основны­ми реквизитами проводки включает классификационные и иденти­фикационные реквизиты, подчеркивающие особенность хозяйственной операции. Структура бухгалтерской записи - рас­ширенной проводки дана на рисунке 3.3.

Рисунок 3.4. Структура расширенной проводки

Основания проводки - поля записи, характеризующие хозяйственную операцию:

• стоимост­ные значения показателей (сумма операции в национальной и иностранной валюте);

• натуральные значения показателей (количество ТМЦ).

Классификационные реквизиты - поля записи, используемые под:

• аналитические счета;

• группировочные реквизиты (структурные подразделения предприятия, вид операции и др.);

• расшифровывающие реквизиты (коды единицы изме­рения, код валюты и др.).

Идентификационные реквизиты - поля записи, не являющиеся ключами группировки данных при расчетах:

• дата совершения операции;

• номер документа.

в учете может отражаться:

• одной проводкой;

• несколькими проводками.

Бухгалтерская операция - совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете. В АИСБУ бухгалтерская операция может отражаться:

• одной проводкой;

• несколькими проводками.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в автоматизированных системах она часто имеет структуриро­ванное представление (рис. 3.4).

Как правило, бухгалтерская операция представлена:

• заголовком операции;

• одной или несколькими расширен­ными проводками.

В заголовок операции выносятся:

• идентификацион­ные реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции (вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию);

• часть классифи­кационных реквизитов (субъекты операции, сумма операции, ком­ментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.).

Рисунок 3.5. Двухуровневая структура бухгалтерской операции

Данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве хранится в хронологическом порядке:

• в виде простых и расширен­ных проводок;

• в виде бухгалтерских операций.

Этим компьютерная технология учета отличает­ся от ручной технологии, при которой регистрация учетных запи­сей выполняется в журналах, являющихся хронологическими ре­гистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который по­зволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зареги­стрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных опе­рациях могут быть представлены за любой временной интервал, а также отфильтрованы по заданным условиям фильтрации.

Вторая процедура - обобщение учетной информации и формирование учетных регистров предполагает:

• обработку учетной информации;

• система­тизацию учетной информации;

• обобщение учетной информации в течение отчетного периода;

• формирова­ние аналитических и синтетических учетных регистров;

• составление оперативных отчетов.

На данном этапе выпол­няются операции с учетными данными:

• поиск;

• сортировка;

• группировка;

• вычислительная обработка;

• отображение;

• тиражирование.

В автоматизированных системах учета реализована разная техноло­гия работы с документами, разные способы формирования бухгал­терских записей, разные способы хранения данных в массивах хо­зяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению ин­формации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах.

Регистры, их связь, способы обобщения и группиров­ки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наибо­лее существенные различия в формах учета и реализации бухгал­терской процедуры.

Бухгалтерский счет является основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе. Информационная база может включать следующие массивы:

• массивы остатков счетов, субсчетов и объ­ектов аналитического учета;

• массивы оборотов счетов, субсчетов и объ­ектов аналитического учета.

Информационная база учета, хранящая информа­цию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на сче­тах, является основным источником формирования:

• анали­тических регистров;

• синтетических регистров.

К данным регистрам можно отнести:

• журна­лы-ордера;

• ведомости по счетам;

• главную книгу;

• оборотную ведомость и др.

При этом учетные регистры, называемые в автоматизированной форме учета стандартными отчетами, могут отображать учетную информацию:

• в произ­вольной последовательности;

• неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени;

• по заданным учетным объектам.

Форма представления ре­гистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране мо­нитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответст­вовать бухгалтерской процедуре Формирование главной книги, так как и техноло­гия обобщения данных, и технология формирования и форма пред­ставления учетных регистров имеют значительные отличия.

Третья процедура - завершение отчетного периода и формирование бухгалтерской и другой внешней отчетности включает обработку учетных данных, связанные с завершением месяца и отчетного периода, а также формированием регламентированной бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

Вначале реализуются работы по закрытию месяца и отчетного периода. Затем выполняется:

• окончатель­ный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам

• формирование оборотной (оборотно-сальдовой) или шахматной ведомости;

• формирование заключительного баланса;

• формирование бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

После составления балан­са в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее, последовательно пройдя ряд отчетов, выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обно­вив его показатели.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становят­ся начальными остатками нового отчетного периода.