5. Функциональная структура аисбу

АИСБУ, обрабатывая информацию, решает задачи бухгалтер­ского учета. Совокупность этих задач составляет функциональ­ную часть АИСБУ.

Функциональная часть АИСБУ отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о производст­венно-хозяйственной деятельности предприятия и его имущест­венном положении, необходимую внутренним и внешним пользо­вателям.

Отдельные задачи бухгалтерского учета распределяются по ком­плексам задач. Традиционно в информационной системе бухгал­терского учета выделяются комплексы задач учета:

• основных средств;

• материальных ценностей;

• труда и заработной платы;

• го­товой продукции и ее реализации;

• финансово-расчетных опера­ций;

• затрат на производство;

• сводного учета;

• составления отчет­ности.

При выделении одних комплексов принимается во внима­ние однородность объектов наблюдения первого типа, например при выделении комплекса задач учета материальных ценностей.

В основе выделения других комплексов лежат производственные процессы, в частности производственного потребления при выде­лении комплекса учета затрат на производство.

В третьем случае сочетаются оба признака, например при выделении комплекса учета основных средств: объекты наблюдения, с одной стороны, однородны, в то же время задачи этого комплекса отражают про­цессы воспроизводства основных средств.

Для АИСБУ характерны развитые внутренние и внеш­ние информационные связи.

Внутренние информацион­ные связи существуют между задачами внутри отдельных ком­плексов, а также между самими комплексами. Так, задача выявле­ния отклонений от нормативных затрат по материалам, решаемая в комплексе учета затрат, требует предварительного решения двух других задач данного комплекса: определения нормативных и фактических материальных затрат по объектам учета. В то же вре­мя информация о фактических затратах на производство в целом поступает из комплекса учета материальных ценностей. Надо от­метить, что задачи учета затрат и сводного учета базируются на ин­формации, которая является результатом решения задач комплек­сов учета основных средств, учета материальных ценностей, учета труда и заработной платы и др. А задачи этих комплексов, как пра­вило, используют первичную информацию оперативного учета.

Внешние информационные связи АИСБУ проявляются в ис­пользовании данных информационных систем других подразделений предприятия, а также внешних организаций. Информацион­ные связи АИСБУ сложны и они должны быть тщательно изуче­ны и описаны уже на стадии разработки системы.

Комплексы и состав их задач, внешние и внутренние информа­ционные связи задач составляют функциональную структуру АИСБУ.

2. Обеспечивающие компоненты аисбу

   1. Информационное обеспечение

Информационное обеспечение (ИО) АИСБУ - совокупность методов и средств построения информационного фонда системы, организации его функционирования и использования. Различают два понятия:

• «информационный фонд» АИСБУ;

• «информационная база» АИСБУ.

Информационный фонд включает всю информацию эко­номического объекта, зафиксированную:

• на бумажных носите­лях – документах;

• на машинных носителях.

Информационная база отражает только информацию, зафиксированную на машинных носителях.

Информационное обеспечение подразделяется на две боль­шие группы:

• внемашинное обеспечение;

• внутримашинное обеспечение.

Внемашинное ИО представлено:

• системой классификаторов;

• системой кодификаторов информации;

• системой документации;

• организацией документооборота.

Автоматизированная система учета использу­ет:

• общегосударственные классификаторы;

• отраслевые классификаторы;

• локальные классификаторы.

Первые два вида классификаторов разрабатываются цен­трализованно, последний - на конкретном экономическом объ­екте при непосредственном участии персонала бухгалтерии и дру­гих служб. При этом должна быть обеспечена совместимость всех классификаторов.

Система документации АИСБУ представлена:

• первичными документами;

• выходными документами;

• нормативно-справочны­ми документами.

Первичными документами могут быть:

• типовые межотраслевые документы;

• отраслевые документы;

• документы, раз­рабатываемые на самом экономическом объекте.

Межотраслевые документы содержатся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации, являющихся частью унифициро­ванной системы документации.

Выходные документы формиру­ются компьютером и представляются в виде печатного докумен­та, в них отражается результатная информация. Они подразделя­ются на:

• стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам;

• специализированные отчеты;

• регламентированные от­четы:

  • государственная отчетность, имею­щая унифицированные типовые формы,

  • отраслевая отчетность

  • региональ­ная отчетность.

Нормативно-справочные документы содержат ус­ловно-постоянную информацию;

• нормативах и нормах матери­альных затрат;

• нормативах и нормах трудовых затрат;

• ценах

• тарифах и др.

Документооборот предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до исполнения и сдачи в архив. В условиях компьютерного учета стремятся обеспе­чить его автоматизацию.

Внутримашинное ИО включает информационную базу АИСБУ. Информационная база - совокупность данных, разме­щенных на машинных носителях в соответствии с определенны­ми правилами хранения. В АИСБУ она представлена:

• массивами условно-постоянной информации;

• текущей информации.

К первой группе от­носятся классификаторы всех видов, специальным образом орга­низованные и хранящиеся в долговременной памяти компьюте­ров. Это следующие справочники:

• план счетов бухгалтерского уче­та;

• справочники объектов аналитического учета;

• справочники нормативной и другой вспомо­гательной информации;

• основные формы унифицированных первичных документов;

• формы бухгалтерской отчетности.

Ко второй группе относятся:

• массивы текущих данных о хозяйствен­ных операциях,

• массивы данных об остатках на синтетических и аналитических счетах на начало и конец отчетного периода,

• массивы пер­вичных документов.

Способы организации и хранения этих дан­ных могут быть разными и определяются особенностями исполь­зуемого программного обеспечения.