3. Стандартные процедуры работы с учетными регистрами

Каждый из стандартных отчетов - учетных регистров - обыч­но вызывается пользователем из главного меню системы. С вы­данным отчетом система позволяет выполнять ряд стандартных процедур:

• настройку параметров отчета перед его формированием;

• формирование отчета;

• просмотр отчета;

• сохранение отчета в архиве;

• экспорт отчета в текстовый или табличный процессор;

• просмотр отчета в том виде, как он будет отпечатан;

• печать отчета.

Такие процедуры, как формирование, просмотр и печать отче­та выполняются любой системой компьютерного учета. Другие процедуры реализуются не всеми системами. Рассмотрим особен­ности процедур работы с отчетами.

Настройка параметров отчета перед его формированием. Сис­темы компьютерного учета позволяют изменять форму, состав включаемых в отчет данных и получае­мых итогов непосредственно перед формированием выходного до­кумента. Это обеспечивается за счет гибкости настройки параметров формирования отчетов, которой обладают многие програм­мы. В разных системах автоматизации используются разные набо­ры критериев отбора данных и параметров настройки отчетов. Они задаются пользователем в специальных экранных формах на­стройки отчетов. Указанные пользователем параметры настройки влияют на алгоритм обработки информации.

Иногда приходится неоднократно формировать отчет с задан­ными параметрами его настройки. Чтобы каждый раз заново не вводить параметры, система должна сохранять однажды введен­ный набор параметров настройки. Однако это делают далеко не все программы.

Просмотр отчета. Отчет может быть сформирован и отобра­жен на экране монитора в табличном или текстовом редакторе. Представление сформированного отчета для просмотра в редакторе таблиц обеспечивает большую нагляд­ность и удобство работы. При просмотре отчета система должна иметь развитые средства навигации по отчету, позволять выпол­нять быстрый поиск отдельных позиций отчета, а также накапли­вать отдельные суммы в буфере обмена. Из режима просмотра сформированного отчета некоторые программы позволяют вы­полнять перенастройку его формы и заново сформировать отчет.

Сохранение отчета в архиве обеспечивает возможность неод­нократно возвращаться к сформированному отчету. Это может быть необходимо в тех случаях, когда отчет строится достаточно долго. Кроме того, имеет смысл сохранять в архивах электронные копии уже сданных государственным органам регламентирован­ных отчетов.

Экспорт отчета в текстовый или табличный процессор. При составлении некоторых бухгалтерских документов, например по­яснительной записки, входящей в состав годовой бухгалтерской отчетности, приходится приводить данные, не нашедшие отраже­ния в формах годовой отчетности или раскрывающие содержи­мое отдельных статей баланса. Так могут быть получены сведения об объемах реализа­ции продукции, товаров, услуг, работ по видам деятельности, по географическим рынкам сбыта или раскрытие статей прочих акти­вов и пассивов. Но сформированные отчеты должны быть преобразованы и экспортированы во внешние файлы, чтобы с ними мог в даль­нейшем работать любой внутренний и внешний пользователь. Не­которые программы позволя­ют сохранять отчеты в формате HTML, что позволяет при необхо­димости размещать их в Internet. Аналогично, для выполнения аналитических работ, например, по данным баланса, его прихо­дится экспортировать в один из табличных процессоров. Многие программы, позволяют представлять данные отдельных сформи­рованных отчетов не только в табличном, но и графическом виде - в виде диаграмм и графиков различного вида.

Просмотр отчета перед его печатью и печать отчета. Систе­мы компьютерного учета обеспечивают настройку некоторых па­раметров печати и печатающего устройства. Особенно богатые возможности предоставляют программы, предназначенные для использования в среде Windows. Многие из них позволяют отпеча­тать отчет в альбомной форме, сжать его по ширине, изменить шрифт, задать колонтитулы, количество экземпляров и т.д. При печати отчета на нескольких листах он должен иметь титульный лист с названием отчета и датой, временем создания, а каждый следующий лист - нумерацию.

Перед печатью отчета в некоторых системах компьютерного учета можно просмотреть его в том виде, в котором он будет напе­чатан (режим предварительного просмотра).

Отпечатанный отчет при передаче внешним пользователям Должен быть подписан, т.е. юридически правильно оформлен.

• Интерактивная технология работы с учетными регистрами в АИСБУ

Системы компьютерного учета позволяют формировать мно­жество самых разных отчетов. При этом бухгалтер работает с отдельными отчетами. Зачастую ему необходимо узнать, откуда и за счет чего получилась та или иная сумма в отчете. Чтобы выяснить это, он должен сформировать другой отчет и может быть даже не один, а несколь­ко отчетов, которые помогут ему установить происхождение и подтверждение правильности расчета интересующей его суммы. Он будет долго и тщательно изучать, анализировать один отчет за другим, вглядываясь в их экранную форму и выполняя скроллинг отчета вправо и влево, вверх и вниз. Скорее всего, он просто выве­дет отчет на печать, и будет работать с бумажным документом. Ес­тественно, что такая работа малопродуктивна, неудобна и не име­ет никакого отношения к безбумажной технологии. Она напоми­нает технологию работы при автоматизации учета на больших ЭВМ, перенесенную на персональные компьютеры. Поэтому в ря­де систем компьютерного учета наряду с возможностью получе­ния разрозненных выходных отчетов предлагается интерактивная технология работы с выходной информацией методом последова­тельных расшифровок.

Интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок состоит в том, что при непосредственной работе с отчетами высокого уровня агрегирова­ния показателей программа позволяет создать отчеты более низко­го уровня агрегирования данных, которые «раскрывают» показате­ли предыдущего уровня. Метод последовательных расшифровок (детализации) информации отчета позволяет дойти до конкрет­ных проводок, суммы которых вошли в агрегированный показа­тель отчета и далее установить хозяйственную операцию, поро­дившую эти проводки, и документ, на основе которого была отра­жена бухгалтерская операция в учете. Таким образом, идет анализ данных «от общего к частному».

При интерактивной технологии работы с информацией отче­тов различаются детализация отчета и позиционирование.

Детализация отчета - это переход в другой отчет, со­держащий данные, раскрывающие выбранный показатель. Дета­лизация характерна для отчетов, содержащих итоговые (агрегиро­ванные) данные.

Позиционирование - это переход из отчета на конкрет­ную проводку (совокупность проводок) в журнале учета хозяйст­венных операций/проводок. Позиционирование применимо для отчетов, содержащих детальные (а не итоговые) данные.

Наиболее общая схема многосту­пенчатой выборки данных реализована в системе «1С: Бухгалтерия 7.7».

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» непосредственно из оборотной ведо­мости можно вызвать другие отчеты, в которых информация может быть сгруппирована по разным критериям и с разной степенью детализации (рис. 4.18).

Рисунок 7.18. Вызов форм-расшифровок показателей оборотно-сальдовой ведомости в программе «1С: Бухгалтерия 7.7»

В программе «1С: Бухгалтерия 7.7» можно:

• сформировать аналог страницы главной книги по интересующе­му пользователя счету;

• получить оборотную ведомость аналитических сче­тов, связанных с конкретным счетом;

• получить формы анализа динамики изменений остатков счета по дням периода и много другой полезной информации.

При­меры представления соответствующих отчетов уже приводились выше. Из форм-расшифровок можно выйти на конкретный набор проводок, сформи­ровавших те или иные обороты, а затем и на соответствующую операцию. При необходимости можно внести в нее необходимые коррективы. При воз­врате из режима корректировки показатель отчета, для которого производи­лась расшифровка, и все зависимые от него показатели могут быть автома­тически пересчитаны. Интерактивная работа с информацией здесь может вестись из любого отчета. Таким образом, здесь реализована достаточно за­вершенная схема анализа данных по методу сверху вниз, от синтетических показателей к аналитическим, позволяющая представлять информацию в различном ракурсе. Данная технология работы с выходной информацией уп­рощает ряд работ, в частности, связанных с завершением периода, напри­мер, таких как закрытие счетов.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам (оборотный ба­ланс) имеет важное контрольное значение и позволяет вскрыть многие ошибки учетного процесса, в том числе правильность про­ведения всех расчетов по отраженным операциям, неполноту и из­быточность ввода данных. Поэтому в АИСБУ оборотная ведомость служит отправной точкой для анализа данных. Она представляется в форме таблицы, по­зволяющей организовать запросы по ее отдельным позициям в ви­де разнообразных форм-расшифровок. В число таких форм-рас­шифровок могут входить:

• отчет-расшифровка оборотов выбранного счета в разрезе корреспондирующих счетов за некоторый временной пери­од (фрагмент главной книги по отдельному счету);

• отчет-расшифровка остатков и оборотов выбранного счета в разрезе объектов аналитического учета (фрагмент оборот­ной ведомости по аналитическим счетам). Остатки и оборо­ты по аналитическим объектам, учитываемым в натураль­ных показателях, должны быть отражены не только в стоимо­стном, но и натуральном выражении;

• отчет о динамике изменения сальдо выбранного счета в тече­ние заданного периода;

• отчет-расшифровка оборотов выбранного счета в разрезе корреспондирующих счетов по датам и операциям (фраг­мент журнала-ордера/ведомости по отдельному счету);

• отчет-перечень хозяйственных операций, из которых сфор­мировались обороты и исходящее сальдо выбранного счета.

Все отчеты-расшифровки строятся в форме таблиц, допускающих полноценную навигацию по данным и позволяющих рас­шифровывать свои отдельные позиции в виде сформировавшего их перечня хозяйственных операций, допускающего корректиров­ку и пополнение. При этом результаты такой корректировки опе­ративно отражаются на состоянии соответствующих позиций от­четов по всей траектории движения при возврате назад, к отчетам более высокого уровня агрегирования показателей.

Отчеты-расшифровки второго вида с натуральными показателя­ми по аналитическим объектам наиболее целесообразны и возмож­ны при реализации систем автоматизации учета, основанных на концепции унифицированной модели представления учетных дан­ных, поскольку здесь записи массива хозяйственных операций обычно включают натуральные данные, и потому доступ к ним яв­ляется относительно простым с алгоритмической точки зрения.

Для комплексов бухгалтерских АРМ техническая реализация такого типа расшифровок может оказаться достаточно затрудни­тельной из-за того, что функции натурального учета здесь обычно выносятся в отдельные подсистемы. Поэтому в АРМ сводного учета могут быть недоступны как соответствующие данные, так и функции их обработки.

В то же время, элементы технологии последовательных расшиф­ровок могут быть реализованы и в локальных АРМ. Для локальных АРМ бухгалтерских комплексов данный принцип работы с выход­ной информацией особенно полезен при учете взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, поскольку обычно информация о движении материальных ценностей вводится на одном участке, а операции по их оплате на другом. Потому при сведении данных об оплатах и отгрузках удобно сразу получать интегрированную ин­формацию обоих этих участков. Естественно, в полной мере это возможно только при использовании программ, функционирующих в сети на основе интегрированной базы данных.

Интегрированная информационная база предполагает, что при обработке данных, затрагивающих несколько модулей, сохра­няются перекрестные ссылки между ними. Благодаря этому созда­ются предпосылки для реализации истинно интерактивной технологии работы с информацией. Это означает, что при работе с какими-либо данными система может показать взаимосвязанные с ними записи, то есть «раскрутить» в прямую или обратную сторо­ну цепочку выполненных действий, так или иначе связанных с за­интересовавшей пользователя операцией, вне зависимости от то­го, с каким конкретно модулем в настоящий момент идет работа.

Интерактивная технология работы с информацией выходных отчетов методом последовательных расшифровок позволяет:

• упростить поиск ошибок, допущенных в учетном процессе;

• облегчить выполнение ряда функций, связанных с заверше­нием отчетного периода, например, закрытие счетов, за счет оперативного исправления выявленных ошибок и автомати­ческого перерасчета итогов;

• сократить количество печатных отчетов за счет того, что ана­лиз итоговых данных можно провести на компьютере, после­довательно переходя от отчета к отчету с более низким уров­нем обобщения информации.

При этом бухгалтер избавляет­ся от поиска данных, сформировавших интере­сующий его показатель, как это имеет место при работе с отдельными отчетами.

В конечном итоге интерактивная работа с информацией выход­ных отчетов и последовательная детализация отчетов позволяет высвободить время бухгалтера, повысить культуру его работы и сделать еще один шаг к реализации безбумажной технологии документооборота.