4. Модели организации аналитического учета.

Модели ана­литического учета определяют порядок ведения аналитического учета.

Различают системы автоматизации бухгалтерского учета, ис­пользующие:

• модель типизированных аналитических счетов;

• модель нетипизированных аналитических счетов.

Системы с моделью типизированных аналитических счетов («1С: Бухгалтерия 7.7»). В этих программных средствах АИСБУ система синтетических сче­тов отделена от системы аналитических счетов. Смысл этого отде­ления состоит в том, что здесь при формировании выходных отче­тов возможно получение как итогов (сальдо и оборотов) конкрет­ного синтетического счета в разрезе отдельных аналитических счетов, так и итогов по выбранному аналитическому счету в разре­зе нескольких синтетических счетов, по которым ведется данная аналитика. Это актуально, например, в тех случаях, когда один и тот же контрагент предприятия может выступать и поставщиком, и получателем, и учредителем и необходимо вывести общее саль­до расчетов с ним.

В таких системах вводится понятие «тип аналитического сче­та».

Тип аналитического счета - это обозначение группы объек­тов аналитического учета одного вида.

Например, типами могут быть:

• контрагенты;

• материалы;

• персонал;

• учредители;

• основные средства и т.д.

Перечень типов аналитических счетов часто сосре­доточен в отдельном справочнике.

Каждому типу аналитического счета соответствует множество конкретных объектов одного вида, которые образуют массив - справочник объектов аналитического учета. Так, типу «контраген­ты» соответствует справочник, включающий перечень всех контр­агентов, с которыми имеет отношения данное предприятие. Ана­логично, типу «материалы» соответствует справочник - номенклатура материалов и т.д. Эти справочники могут иметь вид спи­сков (простого перечня объектов), а могут иметь иерархическую структуру в зависимости от сложности классификации объектов.

Системы с моделью нетипизированных аналитических счетов («Инфо-Бухгалтер»). Такие программные средства АИСБУ работают с так называемы­ми составными (полными) кодами счетов.

Составной (полный) код счета - это последовательное соединение кода синтетическо­го счета/субсчета и кодов аналитических счетов в один общий код. Аналитических счетов может быть несколько. Отделяется один аналитический счет от другого счета в структуре составного кода специальными символами-разделителями. Здесь типы анали­тических счетов не устанавливаются. Поэтому в структуре состав­ного счета прописывается непосредственно код конкретного объек­та аналитического учета. Аналитические счета определяются бухгалтером для каждого синтетического счета/субсчета в зависи­мости от экономической сущности учитываемых на нем аналити­ческих объектов:

01.01 – 024 – 0145 - 48005 - ПЭВМ

10_01 | Склад № 4 | Терехов к.В. | 1001100 | 1001110 | Сталь угловая 10х40 мм

6001 / Поставщики сырья и материалов / зао «Маяк» / ттн № 345684

Модель организации аналитического учета определяет функциональную полноту, удобство работы с автоматизирован­ной системой бухгалтерского учета. В программном обеспечении бухгалтерского учета реализуются раз­ные модели организации аналитического учета. Модель организации аналитического учета включает:

• способ включения аналитических счетов в структуру запи­сей массива хозяйственных операций;

• способ организации справочника объектов аналитического учета в зависимости от принятой их классификации;

• принятые в системе правила разделения функций аналитиче­ского учета по отдельным модулям;

• правила интерпретации аналитических счетов при группировке данных в выходных формах (отчетах).

В системах автоматизации бухгалтерского учета реализуются следующие основные модели организации аналитического учета:

1) простая модель организации аналитического учета;

2) модель иерархической организации аналитического учета;

3) модель фасетной организации аналитического учета;

4) смешанные модели организации аналитического учета;

5) модели распределения функций аналитического учета в бухгал­терских комплексах.

В конкретной системе может использоваться не одна, а одновре­менно несколько моделей. Например, в бухгалтерских комплексах АРМ отдельных участков учета могут использовать любую из пер­вых четырех моделей (1-4), а комплекс в целом - модель 5.

Первые три модели трактуют аналитический учет как систему счетов, которая детали­зирует синтетический учет. Поэтому здесь реализуется способ прямой привязки аналитических счетов к каждому синтетиче­скому счету (дебетуемому и кредитуемому) бухгалтерской записи (рис. 5.4). Различия касаются количества, состава, порядка веде­ния и интерпретации аналитических счетов, увязанных с синтети­ческим счетом/субсчетом в расширенной проводке.

Рисунок 5.4. Включение аналитических счетов в бухгалтерскую запись с прямой привязкой к каждому синтетическому счету в системе «1С: Бухгалтерия 7.7»

Простая модель аналитического учета. В простой модели каж­дому синтетическому счету/субсчету соответствует не более одного аналитического счета.

Модель иерархической детализации объектов аналитического учет. В этой модели каждому синтетическому счету/субсчету со­ответствуют несколько выстроенных в иерархию аналитических признаков. В соответствии с этими признаками в иерархию выстраиваются разные виды (типы) объектов аналитического учета, либо объекты одного вида классифицируются в соответствии с эти­ми признаками. В последнем случае речь идет об иерархической классификации, примененной к конкретной номенклатуре учета.

Модель иерархической детализации реализует многоуровневый аналитический учет.

Модель иерархической детализации представляется в виде гра­фа-дерева, узлами которого являются аналитические счета 1-го, 2-го, n-го уровней (рис. 5.5а), либо признаки, в соответствии с ко­торыми упорядочивается один вид объекта аналитического учета.

Приведем три примера использования модели иерархической детализации.

Пример 1. На счете «Основное производство» учет организован в разре­зе договоров, филиалов и статей затрат (рис. 5.5б). Здесь выделены три разных вида объектов аналитического учета, т.е. аналитических сче­тов, между которыми установлена иерархическая подчиненность.

Пример 2. На счете «Материалы» аналитический учет ведется в разре­зе материалов, которые подразделяются согласно иерархической класси­фикации на группы, виды, марки (рис. 5.5в). Здесь речь идет об одном ви­де объектов аналитического учета (аналитическом счете), но упорядочен­ном согласно иерархической классификации в соответствии с выделен­ными признаками.

Пример 3. На счете «Товары» аналитический учет ведется в разрезе мест хранения (складов) и товаров. Товары в свою очередь подразделяют­ся на группы, виды, марки и т.д. в соответствии с иерархической классифи­кацией (рис. 5.5г). В этом примере выделены два вида объектов аналитиче­ского учета (два аналитических счета), причем второй объект упорядочен по иерархической классификации.

Рисунок 5.5. Модели иерархической организации аналитического учета

Модель фасетной классификации объектов аналитического уче­та. Данная модель характерна для систем с типизированными ана­литическими счетами. Часто ее именуют моделью аналитической классификации. В этой модели каждому синтетиче­скому счету/субсчету устанавливается несколько независимых, равноправных аналитических признаков (фасет). Каждому из этих признаков соответствует определенный вид (тип) объектов аналитического учета - множество однотипных по содержанию объектов учета. Таким образом, в этой модели типы объектов ана­литического учета заранее не выстраиваются в иерархию в отличие от предыдущей модели организации аналитического учета.

Только при формировании отчетов пользователь непосредст­венно в запросе указывает нужную ему иерархию аналитических счетов разных типов. Следовательно, он получает возможность проводить анализ сальдо и оборотов синтетического счета/субсче­та в любом аналитическом разрезе, определяя порядок сортиров­ки и подведения итогов по связанным с ним аналитическим сче­там. Возможности получения нужной выходной информации в существенной степени зависят от наличия в программе развитых средств формирования отчетов произвольной структуры, позво­ляющих группировать данные так, как это необходимо.

В структуре записи массива хозяйственных операций каждому типу объектов аналитического учета (аналитическому счету) выделяется отдельное поле для каждого из синтетических счетов про­водки. При формировании проводки программа анализирует вве­денные пользователем коды синтетических счетов/субсчетов (де­бетового и кредитового) и через типы аналитических счетов запра­шивает и вводит конкретный объект аналитического учета.

Модель фасетной организации аналитического учета реализу­ет многомерный учет, позволяющий получать итоги счета в лю­бой необходимой для анализа группировке.

На рис. 5.6 приведена схема построения модели фасетной ор­ганизации аналитического учета. На рис. 5.6 а) показана общая схема, а на рис. 5.6 б) дано представление примера 1, при­веденного при рассмотрении иерархической классификации.

Как видно из схемы, все аналитические признаки независимы и равноценны по отношению к синтетическому счету «Основное производство». При данной модели организации аналитического учета система позволяет получить как общие затраты по каждому виду продукции в разрезе производящих ее цехов и элементов затрат так и общие затраты по конкретному элементу по всем видам продукции, производимым в разных цехах. Это возможно благодаря тому, что бухгалтер сам определяет порядок обобщения информации.

В целом, модель фасетной организации является наиболее гиб­кой из первых трех типов моделей аналитического учета.

Рисунок 5.6. Модель фасетной организации аналитического учета

Модель фасетной организации аналитического учета в про­граммных средствах АИСБУ часто используется совместно с ие­рархической моделью. В этом случае речь идет о реализации в сис­теме смешанной модели («1С: Бухгалтерии 7.7»). Сме­шанные модели интегрированных систем представляют собой тот или иной вариант объединения ранее рассмотренных моделей.

Для обозначения объектов аналитического учета в программе использу­ется термин «субконто». Однотипные субконто объединяются в «вид суб­конто». Вид субконто - это совокупность однотипных объектов анали­тического учета, например, «Материалы», «Контрагенты», «Товары», «МБП» и т.д. Перечень всех доступных видов субконто определяется на эта­пе конфигурирования системы.

Ведение аналитического учета по счету/субсчету определяется соответ­ствующей настройкой, задаваемой в плане счетов. В системе «1С: Бухгалте­рия 7.7» на одном счете можно вести учет в разрезе нескольких видов суб­конто (рис. 5.2).

Например, на счете «Товары на складах» аналитический учет можно вести в разре­зе видов субконто «Номенклатура», «Места хранения» и «МОЛ», а на счете «Това­ры отгруженные» - в разрезе видов субконто «Контрагенты», «Отгрузка и оплата», «Номенклатура». За счет этого обеспечивается возмож­ность получать несколько независимых разрезов представления информа­ции при выводе итогов. Так, для счета «Товары» можно получить сведения о движении и остатках конкретных или всех видов товаров в разрезе мест хранения (складов) и МОЛ, по складам в разрезе товаров и МОЛ, по МОЛ в разрезе складов и товаров а также в целом по всем товарам, всем МОЛ и всем складам. Аналогично, анализ сведений по отгруженным то­варам может быть осуществлен по видам товаров (готовой продукции) в разрезе контрагентов и оснований взаиморасчетов (счетов, договоров, кон­трактов), по контрагентам в разрезе оснований взаиморасчетов и видов то­варов (готовой продукции) и т.д. Таким образом, здесь возможно организо­вать многомерный аналитический учет.

Виды субконто, подчиненные тому или иному счету/субсчету, могут быть определены как при конфигурировании программы, так и при настройке пла­на счетов на этапе работы с информационной базой. Однако возможность подключить к счету одновременно два, три или более видов субконто мож­но определить только на этапе конфигурирования. В частности, в типовой конфигурации, входящей в комплект поставки программы, определена воз­можность использования не более трех видов субконто с каждым конкрет­ным счетом.

Как уже указывалось ранее, справочники могут иметь иерархическую структуру. Поскольку каждый вид субконто увязывается с тем или иным справочником, это свойство может использоваться при организации анали­тического учета. Например, если требуется получать обобщающую инфор­мацию как по отдельным товарам, так и по их группам, то справочник «Но­менклатура» на первом уровне может перечислять группы товаров, а каж­дая группа - их отдельные виды. При этом итоги автоматически будут под­водиться как по отдельным видам товаров, так и по их группам. Таким образом, за счет иерархического построения справочников и соответствую­щей интерпретации описываемых ими объектов в программе может быть организован многоуровневый аналитический учет.

Субконто позволяют детально раскрыть информацию о средствах пред­приятия, учитываемых на счетах бухгалтерского учета. Виды субконто явля­ются независимыми от счетов/субсчетов, поэтому нескольким синтетиче­ским счетам может быть сопоставлен один и тот же вид субконто. Так, вид субконто «Контрагенты» может быть сопоставлен одновременно всем счетам, на которых учитываются взаиморасчеты с покупателями, поставщиками и учредителями. Это автоматически позволит использовать со всеми этими счетами единый справочник контрагентов.

При использовании одних и тех же видов субконто для нескольких синтетических счетов можно организовать вывод итоговой информации таким образом, чтобы в одной форме она отображалась по каждому объекту анали­тического учета в разбивке по всем этим счетам. Это позволяет, например, получить полную информацию по взаиморасчетам с той или иной организа­цией даже в том случае, если она разбита по разным счетам.

Модели распределения функций аналитического учета между подсистемами в бухгалтерских комплексах («Галактика»). Использование этих моделей является прямым следствием особенностей построения многомодульных программных комплексов, основанных на идее специализации обработки данных по различным участкам учета. Эти модели весьма разнообразны и трудно поддаются системати­зации. Поэтому остановимся только на основных, присущих им правилах построения.

Как правило, комплексы бухгалтерских АРМ, имеющие явно выраженную специализацию программных компонент, поддержи­вают развитую систему аналитических счетов двух уровней.

Аналитические счета первого уровня открываются и поддерживаются в центральной финансовой подсистеме (модуле сводного учета). Они увязываются непосредственно с синтетиче­скими счетами/субсчетами, имеют глобальный характер и доступ­ны любой локальной подсистеме учета (разделу учета). Учет на сче­тах первого уровня ведется только в стоимостном выражении.

В разных системах они строятся на основе одной из рассмот­ренных выше моделей. Наиболее типичным случаем является применение простой модели аналитического учета. В большинст­ве случаев ее использование оказывается оправданным тем, что основная аналитическая нагрузка вынесена в локальные подсистемы комплекса, а на уровне центральной подсистемы, как правило, ответственной лишь за синтетический учет и формирование отчетности, более детальная информация не требуется.

Во-первых, аналитические счета первого уровня должны быть открыты:

• на активно-пассивных счетах с развернутым сальдо;

• на счетах, требующих детализации учитываемых на них дан­ных.

К группе активно-пассивных счетов с развернутым сальдо отно­сятся все счета расчетов, на которых одновременно может быть и дебиторская и кредиторская задолженность. Отсюда следует, что аналитические счета первого уровня должны открываться на сче­тах расчетов с юридическими и физическими лицами - поставщи­ками, покупателями, подотчетными лицами, персоналом, прочи­ми дебиторами и кредиторами. В то же время, на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» открытие аналитических счетов пер­вого уровня нецелесообразно. Здесь детальный учет по физиче­ским лицам следует вынести в подсистему учета труда и заработ­ной платы. Именно эта подсистема должна передать в АРМ главно­го бухгалтера обобщенные данные (проводки) по начисленной и выплаченной заработной плате, а не проводки по каждому сотруд­нику. Если же открыть аналитические счета первого уровня на сче­те 70, то информация поступала бы по каждому сотруднику. Она была бы избыточна, замедляла формирование отчетов по счетам и «засоряла» базу данных сводного учета ненужными деталями.

К счетам, требующим детализации учитываемых на них дан­ных могут быть отнесены счета:

• банковских креди­тов;

• реализации;

• прибыли и убытков;

• использования прибыли;

• затрат на производство и др.

Открывать аналитические счета на этих счетах лучше, чем вво­дить субсчета. Большое количество субсчетов на счете во многих программах может существенно замедлить выполнение расчетов по формированию отчетов синтетического учета, так как чем больше субсчетов, тем медленнее ведется просмотр плана счетов и дольше выполняются нужные расчеты.

Аналитические счета второго уровня открываются в локальных подсистемах учета. Они позволяют вести учет не только в стоимостном, но и в натуральном выражении. Как правило, открываемые здесь аналитические счета, предназначены только для этой подсистемы. Используемые модели организации аналитического учета здесь могут быть разные - одна из базовых, чаще иерархическая или фасетная, или их сочетание. Обычно поль­зователь АРМ конкретного раздела учета не может открыть новый тип аналитических счетов, он вправе использовать только часть счетов, поддерживаемых системой.

При передаче в модуль сводного учета проводок из локальных подсистем передается только та информация, которая необходима для составления финансовой отчетности. Вместе с тем, полностью отказаться от импорта из локальных подсистем данных аналитиче­ского учета в некоторых случаях нельзя, так как возникнут пробле­мы с получением исходящих сальдо по счетам расчетов. Так, слож­но будет получить корректные данные о дебиторской и кредитор­ской задолженности в разрезе конкретных контрагентов.

Таким образом, аналитический учет в комплексах бухгалтер­ских АРМ основывается на следующих принципах:

• поддерживается развитая структура аналитических счетов не­скольких уровней, распределенных между АРМ сводного учета и АРМ локальных подсистем учета;

• при определении аналитических счетов первого и второго уровней руководствуются следующим общим правилом - если име­ется локальная подсистема, предназначенная для ведения учета аналитических объектов данного синтетического счета, то исполь­зовать аналитические счета первого уровня в АРМ сводного уче­та, скорее всего, не требуется. В противном случае, по мере необ­ходимости, открываются аналитические счета первого уровня;

• аналитические счета первого уровня обеспечивают учет толь­ко в стоимостном выражении и нужны лишь тогда, когда данны­ми этих счетов пользуются различные подсистемы. Счета второго уровня допускают ведение учета, как в стоимостном, так и в нату­ральном выражении. Они применяются только в пределах кон­кретной подсистемы для обеспечения необходимой детализации;

• любые данные должны обрабатываться там, где они необхо­димы. В подсистеме сводного учета (АРМ главного бухгалтера) об­рабатываются те операции и выполняются такие расчеты, в кото­рых используются итоговые данные всех подсистем комплекса.