Приходный кассовый ордер.
Поступление наличных денег в кассу оформляется документом "Приходный кассовый ордер" (ПКО) по форме 0310001.
Применяется ПКО для оформления поступления наличных денег в кассу организации, и выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии
-руководителем, кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.
Состоит приходный кассовый ордер из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему.
Квитанцию, как уже упоминалось, нужно официально заверить. Для произведения оттиска обычно применяются следующие варианты:
Главная круглая печать организации, компании, фирмы. После вступления в силу законодательного акта за номером 82-ФЗ, вышедшего в апреле 2015 года, юридические лица могут официально отказаться от ее использования без наложения на них каких-либо санкций.
Любые вспомогательные (простые) штампы, имеющиеся у сотрудников, что и отвечают за их соответствие, использование по назначению, обеспечивающих их сохранность, конфиденциальность и пр.
Ставят оттиск таким образом, чтобы он полностью был размещен на квитанции, но не заходил на тело ПКО. Все надписи на нем должны быть полностью различимы и читаемы.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами. В случае если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)".
Фамилию, имя и отчество человека (наименование организации) записывают в строку, под названием "Принято". При этом следует также обозначить причину, то есть хозяйственную операцию, согласно которой были внесены деньги. К примеру: "Предоплата по договору №...", "Аренда помещения".
В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличные подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Но будет это делать только в том случае, если документ составлен на бумажном носителе.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю наличных денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру.
Кассир вправе составить общий ПКО в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы. Речь идет о кассовых чеках и БСО от онлайн-ККТ (ст. 1.1 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Если ПКО оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег (покупателя) на его электронную почту.
Если в компании несколько кассовых аппаратов, то следует вести журнал кассира- операциониста по форме № КМ-4. В конце дня главному кассиру передают все контрольные ленты, который на каждую их них оформляет отдельный ПКО. Данные ПКО вносят в кассовую книгу (п.4.6, 5.2 Указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).
Если организация сняла с учета кассовый аппарат, то все документы, связанные с его покупкой, регистрацией, вводом в эксплуатацию следует хранить не менее пяти лет со дня, когда компания перестала его использовать (и. 1 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 г.
№ 54-ФЗ, п. 14 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 г. № 470).