Курсовые работы / ПРИС К_6

сделать акцент на аналитическую деятельность, то лучшим решением станет

CRM-система «Мегаплан», имеющая мощную аналитическую платформу и гибкую систему построения графиков и диаграмм. Программное решение

«AmoCRM» стоит выбрать, в случае, если организация планирует основной упор делать именно на удобстве оформления заявок и контактов с клиентами.

Из выборки были исключены CRM-системы «Битрикс24» и «Простой Бизнес» из-за высокой стоимости сопровождения и отсутствия бесплатных обновлений у системы «Простой Бизнес».

Выводы по первому разделу

В данном разделе курсового проекта была раскрыта сущность CRM-

системы и необходимость ее использования, как для крупных организаций, так и для малого бизнеса. CRM (customer relationship management) системы - это класс систем автоматизации, предназначенных для формализации и автоматизации стратегии взаимодействий с потребителями (клиентами), а

именно, повышения продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов с помощью сохранения в базах данных собранной информации о потенциальных клиентах и истории взаимодействий с ними,

улучшения и установления основных бизнес-процессов и их конечного анализа.

Также была описана предметная область, в которой функционирует организации, осуществляющие позаказное производство пластиковых окон и дверей. Согласно общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (ОКВЭД) основным видом деятельности организации является производство пластмассовых изделий, используемых в строительстве (25.23),

производство столярных и плотничных (45.42), а также производство стекольных работ (45.44.1)

Помимо вышеперечисленного также был проведен сравнительный анализ четырех известных отечественных CRM-систем: «Битрикс24»,

«AmoCRM», «Простой Бизнес» и «Мегаплан».

12

2 АНАЛИЗ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТА ЗАКАЗОВ КЛИЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ ПО ПОЗАКАЗНОМУ ПРОИЗВОДСТВУ ПЛАСТИКОВЫХ ОКОН И ДВЕРЕЙ

2.1 Постановка задачи проектирования информационной системы

Информационная система для автоматизации учета заказов клиентов в организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей должна содержать следующую информацию:

Сведения о пластиковых изделиях ПВХ окна и двери, которые может производить предприятие (название, вид, фотогалерея ПВХ окон и дверей т.д.).

Сведения о дополнительных услугах, оказываемых организацией

(вид услуги, стоимость и т.д.)

Сведения о заказах ПВХ окон и дверей от клиентов (номер заказа,

заказываемое изделие, дата заказа, дата предполагаемого выполнения,

стоимость заказа и т.д.).

Сведения о выполнении и оплате заказов ПВХ окон и дверей

(номер заказа, дата фактического выполнения, факт оплаты и т.д.).

Сведения о заказе дополнительных услуг от клиентов (номер заказа услуги, дата заказа услуги, дата предполагаемого выполнения,

стоимость заказа и т.д.).

ИС должна обеспечивать выполнение следующих функций

(основных и дополнительных):

Ввод, удаление и редактирование той или иной информации, с

возможностью автоматизации (подстановок из других таблиц, фиксированных наборов данных и т.д.) и входного контроля от некорректных действий.

Многопользовательский режим работы.

13

Разграничение прав доступа к ИС с помощью идентификации и аутентификации пользователей (пользователь – соответствующий пароль).

Обеспечить возможность оперативного изменения пароля.

Количество различных пользователей – не менее 2.

Резервное копирование информационных баз по желанию пользователя (только администратора).

Осуществлять поиск по разнообразным признакам (не менее одного в каждой из информационных категорий, например, номеру заказа и т.д.).

Осуществлять сортировку по различным признакам (не менее одного в каждой из информационных категорий, например, по дате выполнения заказов и т.д.).

Вывод видов ПВХ окон и дверей, которые производит предприятие на текущий момент времени.

Вывод списка заказов на ПВХ окна и двери за заданный пользователем период времени. Организовать возможность вывода списка сведений в MSWord (или MSExcel).

Выводить сведения о тех видах ПВХ окон и дверей, которые принесли максимальный доход за заданный промежуток времени (то есть являлись наиболее прибыльными для организации).

Формировать сведения о выполненных, но не оплаченных заказах ПВХ окон и дверей на текущий момент времени.

Формировать сведения о выполненных, но не оплаченных заказах дополнительных услуг на текущий момент времени.

Формировать перечень заказов на дополнительные услуги не выполненных в срок (с возможностью вывода на печать) за заданный период времени.

14

2.2 Анализ предметной области проектирования информационной системы

Предметной областью разработки является деятельность организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей.

Позаказный метод учета широко применяется на предприятиях,

выпускающих продукцию в единичных экземплярах или небольшими партиями. Главной отличительной чертой данного метода является то, что в качестве главного объекта учета выступает отдельный заказ. Другой особенностью является калькуляция себестоимости – рассчитывается лишь итоговая себестоимость полного заказа (единицы изделия).

Основанием для оформления заказа выступает договор на оказание услуги, оформленный между изготовителем продукции, и ее непосредственным заказчиком. Каждому заказу присваивается индивидуальный номер, который используется далее во всех документах,

имеющих отношение к данному заказу. Этот факт обеспечивает взаимосвязь всех финансово-хозяйственных операций, возникающих в процессе выполнения заказа [12-14].

Система предназначена для автоматизации учета клиентских заказов производственной организации, занимающихся разработкой пластиковых окон и дверей.

Основными возможностями разрабатываемой системы будут являться:

–обработка сведений о поступающих заказах от клиентов

(потребителей) при которой будет происходить ввод, удаление и редактирование той или иной информации, с возможностью автоматизации

(подстановок из других таблиц, фиксированных наборов данных и т.д.);

–обеспечение многопользовательского режима работы;

–разграничение прав доступа к ИС с помощью идентификации и аутентификации пользователей;

–резервное копирование информационных баз по желанию

пользователя (только администратора);

15

–обработка данных при поступлении и списание материалов со склада;

–работа со сведениями о неоплаченных заказах, а также не предоставленных вовремя изделиях или услугах.

Основной целью, разрабатываемой ИС является сбор, обработка,

хранение информации в БД и представление ее пользователям. Информация,

используемая в БД, должна отражать процесс взаимодействия организации с клиентом и сопровождать весь этот бизнес-процесс.

К задачам системы можно отнести: обеспечение автоматизации процесса учета поступающих от клиентов заказов для организации,

занимающейся позаказным производством пластиковых окон и дверей,

структурирование алгоритма работы, получение необходимой аналитической информации с возможностью ее дальнейшей детализации [14].

Основными предполагаемыми пользователям системы являются:

–администратор БД;

–пользователь (менеджер 1/2);

–гость.

Администратор - лицо, ответственное за удаление сведений из базы данных, а также изменение пароля для входа в систему, резервное копирование базы данных, за подключение к нужной базе данных. Оно имеет доступ ко всем пунктам главного меню системы, возможность редактирования всех объектов системы.

Пользователь (менеджер) - лицо, отвечающее за ввод данных в систему,

обеспечивающих обслуживание заказчиков. Лицо не имеет доступа к конфигурации системы, не имеет осуществления смены пароля и резервного копирование базы. Так же сотрудник не может интерактивно удалять записи в базе данных, ему доступна лишь интерактивная пометка на удаление.

Гость – лицо, не имеющее существенных прав. Имеет право на просмотр некоторых документов и отчетов.

Входные и выходные документы для разрабатываемой ИС учета

заказов клиентов, имеют форму бумажных носителей.

16

Входным документов является договор, заключенный между

изготовителем продукции и ее заказчиком.

Выходными документами выступают:

–справка-расчет о калькуляции заказа;

–справка-расчет о себестоимости продукции;

–отчет о выполненных, но не оплаченных заказах на данный период времени;

–отчет о выполненных, но не оплаченных заказов дополнительных услуг на данный период времени;

–отчет о заказах дополнительных услуг, не выполненных в срок;

–список заказов за заданный промежуток времени;

–список продукции, которую организация производит на текущей момент времени.

2.3 Построение функциональных моделей, описывающих бизнес-

процесс учета заказов клиентов в организации по позаказному производству изделий из камня и металла

Функциональная модель бизнес-процессов разрабатываемой информационной системы представлена в приложении В на рисунках В.1-В.8.

Целью моделирования является упрощение автоматизации процесса учета заказов клиентов для организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей, то есть повышение эффективности процесса. Функциональная модель построена с точки зрения интегрированного пользователя: работников производства и менеджеров, а также с точки зрения разработчика. Это обусловлено тем, что с системой необходимо работать как сотрудникам производства, так и менеджера, который непосредственно занят сопровождением и работой с информационной системой [12-13, 15].

17

Следовательно, при моделировании системы учета заказов клиентов в организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей были выделены следующие работы, которые представлены на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Иерархическое дерево работ

Для проведения количественного анализа разработанной функциональной модели необходимо рассмотреть поведение следующих показателей: коэффициент уровня, рассчитываемый по формуле (2.1);

коэффициент сбалансированности, рассчитываемый по формуле (2.2); и

коэффициент применения элементарных функций, рассчитываемый по формуле (2.3).

входящие и выходящие в функцию; эл.ф – количество элементарных функций.

От уровня к уровню должен уменьшаться (или хотя бы не возрастать). б в идеале равен нулю, однако допускаются значения в пределах от 2 до 3. Коэффициент сбалансированности показывает соотношение выходных и выходных стрелок. Коэффициент применения элементарных

функций необходим для определения необходимости дальнейшей детализации функциональной модели. Если ф>1 и эл.ф>0,5, то продолжать декомпозицию не надо.

Перечень элементарных функций для расчета коэффициента

использования элементарных функций представлен в приложение Д.

Результаты расчёта коэффициентов для каждого уровня представлены в таблице 2.1. На основе списка элементарных функций был заполнен 4-й

столбец таблицы 2.1.

Таблица 2.1 – Результаты количественного анализа функциональной модели

Таким образом, исходя из таблицы 2.1, можно сделать вывод, что коэффициент уровня имеет тенденцию уменьшения, коэффициент сбалансированности находится в пределах от 0 до 3, что не превышает норму,

а коэффициент применения элементарных функций говорит о достаточной декомпозиции работ.

19

2.4 Построение логических и физических моделей данных бизнес-

процесса учета заказов клиентов в организации по позаказному производству пластиковых окон и дверей

Целью построения логической модели предметной области разработки,

является получение графического представления логической структуры исследуемой предметной области. Логическая модель иллюстрирует сущности разрабатываемой ИС и отражает их взаимоотношения, где сущности описывают объекты и субъекты деятельности предметной области, а атрибуты

– свойства этих объектов и субъектов [16].

Анализ предметной области разработки ИС позволил выделить следующие сущности и атрибуты:

1)Менеджеры: код, наименование, оклад.

2)Услуги: код, наименование, цена дополнительной услуги, код менеджера

3)Пластиковые изделия: код, наименование, вид, цена, дата изготовления, код материала

4)Материалы: код, наименование, вид, характеристика, код поставщика.

5)Поставщики: код, наименование, адрес, номер телефона,

исполнительный директор.

6)Клиентская база: код, ФИО, адрес, номер телефона.

Логическая модель данных разрабатываемой информационной системы для автоматизации учета заказов клиентов, построенная в соответствии со стандартом IDEF1X изображена на рисунке 2.2.

Взаимосвязи между объектами отражаются взаимодействием между двумя сущностями, называемым «один-ко-многим». Также, чтобы разрабатываемая модель данных сразу находилась в первой нормальной форме, для каждой сущности был определен ключевой атрибут – Код.

20

Следовательно, были выделены сущности, установлены их связи и определены ключевые атрибуты. Логическая модель данных разрабатываемой информационной системы для автоматизации учета заказов клиентов,

построенная в соответствии со стандартом IDEF1X изображена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 - Логическая модель данных по стандарту IDEF1X

Физическое моделирование базы данных касается проектирования фактической базы данных на основе требований, собранных в процессе моделирования логической базы данных. Вся собранная информация преобразуется в реляционные модели и бизнес-модели. Во время физического моделирования объекты определяются на уровне, называемом уровнем схемы.

Схема рассматривается как группа объектов, связанных друг с другом в базе данных. Таблицы и столбцы производятся в соответствии с информацией,

предоставленной во время построения логической модели [17-18].

Физическая модель данных разрабатываемой информационной системы для автоматизации учета заказов клиентов, построенная в соответствии со стандартом IDEF1X, изображена в приложение Ж (рисунок Ж.1).

Таким образом, были построены логическая и физическая модели данных по стандарту IDEF1X, отражающие структуру хранимой информации в бизнес-процессе учета заказов клиентов в организации.

21