книги / 829

Главная особенность российского делопроизводства заключается в том, что любой документ сначала появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускается вниз – к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.

Таким образом, документооборот в России имеет строго вертикальное направление, Россия является страной с ярко выраженной исполнительской вертикалью. Известно, что на Западе он стремится к горизонтальному направлению. При этом документ в идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя промежуточное руководство.

Другой уникальной особенностью российского документооборота является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. В отечественном документообороте и по сей день существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, т.е. делопроизводство отделено от работы с самими документами.

Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится, не интересуясь при этом его содержанием.

Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом, отменять который никто не собирается. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Естественно, российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают.

Таким образом, очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и, следовательно, эффективности работы самого предприятия. Автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных систем автоматизации документооборота, так как они в полной степени соответствуют действующим российским требованиям и стандартам делопроизводства.

141

Вчастности, для увеличения конкурентоспособности продукции нефтепереработки в условиях рыночной экономики необходимо постоянно повышать ее качество, в том числе за счет повышения качества управления предприятием. Одним из путей повышения является внедрение системы электронного документооборота. Для того чтобы внедрить эту систему необходимо провести исследование существующего документооборота на предприятии нефтеперерабатывающего профиля, обозначить критерии, по которым будет выбрана система электронного документооборота, автоматизировать его и интегрировать с другими системами управления производством, используемых на предприятии [2].

Висследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего документооборота на предприятии, сформулирована цель – повысить качество управления производством за счет автоматизации документооборота.

Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему организации документооборота CompanyMedia, которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью.

Было проведено масштабное исследование существующего рынка СЭД. При выборе системы электронного документооборота принимались в расчет технические и материальные возможности предприятия. Решение о внедрении было принято на основе комплексного анализа возможностей СЭД, учитывающих, помимо обязательных функ-

циональных требований, возможности их адаптации, модификации и развития. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота на нефтеперерабатывающем предприятии.

Была выработана также концепция интеграции системы электронного документооборота CompanyMedia с системой управления жизненным циклом продукции ЛОЦМАН:PLM. Появилось комплексное решение по информационной поддержке продукции на протяжении всего жизненного цикла за счет интеграции в рамках единого информационного пространства систем PDM и электронного архива документов. В результате интеграции появляется возможность поддержки компонентных документов и гиперссылок, извлечение из САПР для передачи в PDM атрибутов объектов и документов, а также данные

142

УДК 004.91

К.В. Иевлева, В.Г. Плехов

Пермский государственный технический университет

ПРИМЕНЕНИЕ PDM-СИСТЕМ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ РЕКОНСТРУКЦИИ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ УСТАНОВОК ПО ПРОИЗВОДСТВУ НЕФТЕПРОДУКТОВ

Приведены результаты функционального анализа деятельности опытно-исследовательского цеха (ОИЦ) нефтеперерабатывающего предприятия в рамках реконструкции технологических установок по производству нефтепродуктов и обоснования необходимости применения PDM-систем для управления проектами реконструкции, на основе которых стало возможным создание базы данных (БД) ОИЦ и повышение эффективности деятельности подразделения и предприятия в целом.

Реконструкция производственного объекта − один из важных, трудоемких процессов, затрагивающих множество структурных единиц предприятия. Анализ предметной области показывает, что стремительное развитие перерабатывающей промышленности, постоянная модернизация производства, обновление мощностей приводят к тому, что увеличиваются объемы и усложняется процесс реконструкции. Техническая сложность объектов реконструкции, повышение требований к технологии проектирования и качеству строительства, их экономичности, срокам выполнения работ приводят к росту масштабов разрабатываемых проектов. Поэтому очевидна необходимость комплексного подхода к процессам разработки, сопровождения проектной документации, а также к управлению этими процессами.

Для эффективного управления проектами, в том числе и проектами реконструкции, необходимо применение процессного подхода и таких средств управления, как информационные технологии. Современные ИТ-решения позволяют создать на предприятии единое информационное пространство (ЕИП), организовать наиболее эффективным образом взаимодействие участников проекта на всех уровнях иерархии ступеней управления проектами посредством электронного документооборота, сократить сроки выполнения проекта, повысить каче-

144

ство управленческих и проектных решений. Таким образом, к процессу управления проектом применимы все методы и средства современного эффективного управления на основе ИТ-решений.

Внедрению на предприятии информационных систем должно предшествовать функционально-информационное обследование предприятия с целью определения оптимальности процессов, распределения ресурсов между функциями и т.д. В настоящее время изучен ряд методологий, позволяющих создать функционально-информационное описание и модели бизнес-процессов предприятия. Одна из них – методология IDEF0. Функциональная модель предприятия послужит основой для проведения анализа существующих процессов.

Анализ деятельности ОИЦ в рамках проекта реконструкции технологических установок позволил выделить следующие основные процессы: планирование работы ОИЦ; разработка технического решения; проведение тендера; авторский надзор за выполнением работ; проведение опытно-промышленного пробега, а также описать их вербально и с помощью диаграмм IDEF0.

Анализ процессов включал в себя следующие стадии:

1)выделение в каждом из процессов этапов;

2)описание процесса «как есть» (входы, выходы, управляющие воздействия, средства выполнения данного этапа или функции);

3)формулирование проблемы на каждом из этапов, если она вы-

явлена;

4)анализ проблемы – описываются факторы, вызвавшие появление проблемы;

5)описание процесса «как должно быть» − предложение определенных решений по устранению проблемы, описание процесса после реинжиниринга, внедрения PDM-системы, электронного документооборота.

Все процессы представлены в виде IDEF0 диаграмм. Пример диаграммы процесса планирования работ отдела ОИЦ приведен на рис. 1,

разработкитехнического решения − нарис. 2.

В этих процессах ОИЦ взаимодействует с другими подразделениями предприятия, производством, руководством, а также с фирмамиучастниками тендера (либо потенциальными участниками). Взаимодействие осуществляется посредством документов (около 70 % из них составляют бумажные документы) либо устной коммуникации.

145

В результате анализа выявлены недостатки в организации процессов, в основном касающиеся бумажного документооборота, определено их влияние на некоторые критерии эффективности проекта реконструкции. Завершению проекта в установленные сроки и соблюдению требований к качеству результатов мешают такие недостатки бумажного документооборота:

1)дополнительные затраты времени на поиск, копирование, перевод в электронный вид, передачу документации, восстановление поврежденной или утраченной документации;

2)сложный процесс согласования и утверждения;

3)сложность работы над одной задачей группы сотрудников;

4)недостоверность или отсутствие необходимой информации, что приводит к некорректности результатов работ;

5)отсутствие возможности контроля промежуточных результатов выполненных работ со стороны руководства.

Целью предлагаемой разработки является повышение эффективности работы подразделений предприятия и участников проектов, приведение ее в соответствие с современными стандартами качества.

Для достижения этой цели на основе анализа процессов в ОИЦ «как есть» были обозначены следующие проблемы:

– на уровне ОИЦ – проблема получения необходимой информации участниками проекта;

– на уровне предприятия – проблема контроля хода выполнения проекта (мониторинг хода проекта и осуществление корректирующих мероприятий для ликвидации нежелательных последствий) и проблема координации баланса ресурсов и времени в совместном труде участников проекта, его синхронизации.

После выявления недостатков и обозначения проблем были сформулированы задачи работы:

1)предложить пути перевода информации с бумажных носителей в электронный вид;

2)создать единое информационное пространство;

3)разработать проект внедрения PDM-системы в ОИЦ. Выдвинута гипотеза: если на предприятии будет внедрена PDM-

система, то руководители и сотрудники могут принимать оперативные

иболее качественные решения, что приведет к улучшению качества управления ресурсами и всеми процессами, протекающими на предприятии, в том числе процессом совершенствования технологии производства или реконструкции.

147

В качестве средства, применяемого для устранения проблем предприятия, координации работы инженерного персонала и являющегося ядром ЕИП на предприятии, предложена автоматизированная система управления разработкой проекта класса PDM (Product Data

Management System) ЛОЦМАН:PLM*.

Программный продукт ЛОЦМАН:PLM компании АСКОН выбран в частности по следующим причинам:

1)наличие опыта пилотного внедрения ЛОЦМАН:PLM в ОИЦ;

2)тесное взаимодействие ОИЦ с проектно-конструкторским отделом(ПКО), в котором также применяется продукция компании АСКОН.

Целью внедрения ЛОЦМАН:PLM в ОИЦ является также создание ЕИП ОИЦ и ПКО, что в свою очередь приведет к улучшению качества управления проектами.

Технико-экономическая целесообразность внедрения конкретной системы на предприятии определяет основные преимущества и результаты ее применения для участников проекта (таблица).

Ожидаемая технико-экономическая эффективность

* ЛОЦМАН:PLM. Руководство пользователя / ЗАО «АСКОН», 2004.

148

Окончание таблицы

Сохранность, неПовышение качества противоречивость управления предпри- и исключение ятием дублирования данных

Уменьшение вреСокращение сроков мени на согласоразработки проектов вание между этапами проектирования; сокращение количества возвратов решений для коррекции; параллельное выполнение работ; снижение затрат времени на поиск актуальной информации

Защита от неОбеспечение защиты санкционирован- и сохранности данных ного доступа к информации

Внедрение PDM-системы выгодно различным категориям работников предприятия:

− у руководителей разного уровня увеличивается количество времени на творческую работу, повышается качество управления, так как упрощается получение разного рода аналитической и отчетной информации. PDM обеспечивает получение объективной информации о реальном состоянии работ и загруженности каждого сотрудника

влюбой момент времени и по любому разделу проекта;

−у рядовых сотрудников упрощается поиск информации и ее обработка, существенно снижаются временные затраты на рутинные операции. Благодаря этому у сотрудников больше времени остается на творческую работу;

149

−у контролирующих и смежных служб (бухгалтерия, плановый отдел и др.) появляется возможность использования информации из PDM-системы для решения повседневных задач.

Для всех сотрудников достигается положительный социальный эффект, так как уменьшаются затраты времени на выполнение рутинных работ, появляется возможность заниматься творческим трудом, что повышает его привлекательность. Повышается производительность труда, увеличивается количество и улучшается качество НИР, следовательно, и количество внедряемых разработок, что не может не отразиться на эффективности функционирования предприятия.

Несмотря на положительный эффект от применения PDMсистемы, следует отметить некоторые недостатки применения данной системы:

−увеличивается доля времени использования ПЭВМ сотрудником в рабочей смене, что требует дополнительных мероприятий по охране труда;

−сокращается объем межличностного общения между сотрудниками в процессе трудовой деятельности (отрицательный социальный аспект).

Проанализировав систему управления инженерными данными

ижизненным циклом изделия ЛОЦМАН:PLM и ее возможности, можно сделать вывод, что система пригодна для организации электронного документооборота и управления проектами реконструкции производственных объектов на нефтеперерабатывающем предприятии.

При конфигурировании (настройке) системы ЛОЦМАН:PLM для эксплуатации в целях управления техническим документооборотом ОИЦ были учтены особенности организации рабочего процесса на предприятии. В ходе системного анализа этапов создания документации, обращающейся в ОИЦ в процессе реконструкции объектов, определен набор метаданных, необходимых для оптимального функционирования системы: атрибутов, типов связей и состояний и т.д., которые необходимо ввести в систему.

Описаны процессы создания с помощью средств и инструментов ЛОЦМАН отдельной БД и занесения в нее документации. БД включает в себя следующие разделы: документация цеха, документация по отделам; информация по установкам (рис. 3). Назначение базы данных состоит в занесении, корректировке и хранении документации подразделения.

150