7

Возможна сортировка для отдельно выбранных записей. Например, для группы БУ-02 необходимо отсортировать итоговый результат по возрастанию.

Практическое задание 8:

Выделите записи под номерами 5, 6, 7, 8, 9. Выполните меню

Данные/Сортировка, в поле Сортировать по – столбец K. В результате данные в выделенной области будут отсортированы по итоговому столбцу, т.е. по возрастанию итогового балла – 13, 14, 14, 16, 19. Отмените сортировку – отсортируйте весь список по возрастанию порядковых номеров.

При сортировке не должно быть невыделенных полей, т.к. это может нарушить структуру записей, а процесс восстановления будет возможен только путем ввода данных заново.

Фильтрация

Фильтрация данных используется для выборки интересующих пользователя данных из списков. Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

При фильтрации на экране остаются записи, которые удовлетворяют определенным критериям. Остальные записи скрываются. Но восстановить исходный вид не составляет труда.

Возможна фильтрация автофильтром и расширенная.

Автофильтр выполняется с помощью меню Данные/Фильтр/Автофильтр и является наиболее простым способом.

При выполнении данной команды каждый столбец в полях заголовков снабжается кнопкой с раскрывающимся списком, который содержит варианты возможных критериев.

Практическое задание 9:

Установите курсор в пределах списка. Выполните команду Данные/Фильтр/Автофильтр. В столбце C (Группа) раскройте выпадающий список. Просмотрите варианты. Выберите БУ-01. Будут выведены записи только для данной группы. Раскройте выпадающий список в столбце G (оценка 1) и выберите 5. Останутся только записи для группы БУ-01 с оценкой 5. Кнопки, в которых произведена фильтрация, отмечены синим цветом. Выберите вариант (Все) в них для восстановления списка.

Пользовательский критерий, отличный от предложенных вариантов, возможно реализовать через вариант (Условие …). При этом используются операторы И/ИЛИ и логические операции >, <, =, >=, <=, <>.

8

Практическое задание 10:

Встолбце B (Кафедра) выберите БУАА, в столбце K (Итого) – (Условие…). Введите в первом поле – больше или равно, в правом поле - 15, в нижнем левом – меньше или равно, в нижнем правом – 18. Выберите кнопку ОК.

Врезультате получите таблицу:

При создание пользовательских критериев возможно использование шаблонов с помощью знаков * и ?.

Практическое задание 11:

В восстановленной таблице в столбце E (Фамилия) выберите (Условие…), операцию – равно, в правом поле – А*. Нажмите кнопку ОК. В результате получите записи, где фамилии начинаются на А. Восстановите список.

Для того, чтобы убрать автофильтр, необходимо выполнить команду

Данные/Фильтр/Автофильтр, т.е. снять флажок.

Воспользуемся расширенным фильтром. Он позволяет выбирать записи с помощью более сложных критериев – множественных и вычисляемых. Так же результаты расширенной фильтрации могут быть сохранены в отдельной таблице.

Рассмотрим использование расширенной фильтрации с вычисляемым критерием и сохраним результат рядом с основным списком.

Расширенный фильтр выполняется с помощью меню

Данные/Фильтр/Расширенный фильтр .

Практическое задание 12:

вставьте сверху таблицы 4 строки. Строку заголовков скопируйте в первую строку листа. Во второй строке листа выберите следующие условия

9

Выполните команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. Появится диалоговое окно. В строке Исходный диапазон укажите диапазон таблицы $A$5:$K$25, в строке Диапазон условий укажите диапазон $A$1:$К$2. Активизируйте пункт Скопировать результат в другое место. В строке

Поместить результат в диапазон указываем диапазон $A$28:$K$28.

В результате данной фильтрации получите таблицу

Если условия поиска заданы в таблице критериев одной строке, то эти условия связаны оператором И, если же условия поиска заданы в разных строках, то они связаны оператором ИЛИ.

Практическое задание 13:

Скопируйте исходную таблицу на новый лист. Вставьте сверху таблицы 5 строк. Строку заголовков скопируйте в первую строку листа. Во второй и

третей строке листа выберите следующие условия

Выполните команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. В строке

Исходный диапазон укажите диапазон таблицы $A$6:$K$26, в строке Диапазон условий укажите диапазон $A$1:$K$3. Активизируйте пункт

Скопировать результат в другое место. В строке Поместить результат

вдиапазон указываем диапазон $A$29:$K$29.

Врезультате данной фильтрации получите таблицу

10

Подведение итогов

Для обработки и анализа данных удобной является операция подведения итогов. Она позволяет подвести промежуточные и общие итоги. При подведении итогов можно использовать различные операции – сумма, среднее, минимум, максимум и другие. Для подведения итогов используется команда в меню Данные/Итоги. Она предлагает диалоговое окно Промежуточные итоги, для ввода параметров.

Практическое задание 14:

установите курсор в пределах списка. Выполните команду меню Данные/Итоги. В диалоговом окне в поле При каждом изменении в: с помощью выпадающего списка введите Кафедра, в поле Операция: - Сумма, в поле Добавить итоги по: - поставьте флажки для столбцов – оценка 1, оценка 2, оценка 3, оценка 4, итого. Так же поставьте флажки Итоги под данными и Заменить текущие итоги. Нажмите кнопку ОК. Будут подведены промежуточные итоги – БУАА Всего и КД Всего, а также Общий итог для выбранных столбцов. С помощью элементов структуры, которые находятся слева от номеров строк, итоги могут быть представлены в свернутом виде – нажмите на кнопки (-) для второго уровня, а затем на кнопки (+). Для восстановления исходного вида списка выберите в меню Данные/Итоги, в диалоговом окне - кнопку Убрать все.

Если необходимо подвести итоги для подгруппы 1 и 2 для группы БУ-02, для этого следует сначала отсортировать диапазон записей для группы БУ-02 по возрастанию подгрупп, а затем выполнить команду итоги для данного диапазона.

Практическое задание 15:

выполните команду из меню Данные/Фильтр/Автофильтр и в столбце отфильтруйте группу БУ-02. Выполните команду в меню Данные/Сортировка по возрастанию по полю Подгруппа. Для этого же выделенного списка выполните команду из меню Данные/Итоги. В поле При каждом изменении в: выберите Подгруппа, операцию – среднее, флажок для столбца Итого, нажмите кнопку ОК.

В результате получится таблица: