Министерство образования Республики Беларусь

МОГИЛЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ И ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ

В ПРИЛОЖЕНИИ MS OFFICE – EXCEL

Лабораторная работа

По курсу “Технологии организации, хранения и обработки данных”

Методические указания Для студентов специальности

Э.01.07.01 “Бухгалтерский учет, анализ и аудит”

дневной и заочной форм обучения

Могилев 2001

3

Введение

Вобщем смысле термин база данных (БД) можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку. Например, как БД можно рассматривать расписание движения поездов, справочник телефонов абонентов, данные о студентах в группах и др.

Внастоящее время понятие БД в большей степени относится к компьютерам, т.к. они позволяют хранить, передавать и обрабатывать большие объемы данных. Для обработки БД необходимо программное средство, которое в общем виде называется системой управления базой данных (СУБД). Задача любой СУБД

состоит в быстром поиске информации в БД и различных способах представления информации с целью ее дальнейшего анализа. Приложение Excel имеет все необходимые средства для анализа БД небольшого объема (до 1000 записей).

Формирование списка

Excel позволяет производить расчеты как над произвольно размещенными на листе данными, так и организованными в списки. Для того чтобы иметь возможность использовать средства обработки данных Excel, данные должны быть организованы в базу данных, а это означает подчинение правилам списка. Т.е. понятия список и БД в приложении тождественны. Список подразумевает ввод данных в прямоугольную таблицу, которая характеризуется строками и столбцами. Каждая строка таблицы воспринимается как запись БД и при обработки информации она не должна разрушаться, т.к. является целостной логической единицей БД. Каждая ячейка рассматривается как поле БД. Правила формирования списка:

−на одном листе книги должен располагаться один список;

−любые вспомогательные расчеты на листе должны отделяться от списка одним, двумя столбцами (строками);

−каждый столбец в списке определен своим типом данных и не может содержать значения различных типов;

−каждый столбец должен иметь свое имя, которое размещается в верхней строке списка;

−для задания заголовков столбцов следует использовать отличающийся шрифт, выравнивание, формат;

−не следует вводить в ячейки списка незначащие пробелы.

Все эти правила играют большую роль при быстрой идентификации всего списка и при автоматическом выполнении некоторых операций над списком.

4

Практическое задание 1:

Сформируйте таблицу следующего вида:

В столбце Итого подсчитайте количество баллов по формуле для каждого студента. Отформатируйте и обрамите таблицу.

Поиск информации и замена

Команда поиска информации может применяться и к неупорядоченным данным, но наиболее она актуальна при поиске информации в БД с несколькими сотнями записей.

Поиск осуществляется с помощью меню Правка/Найти. В диалоговом окне Найти в поле Что: необходимо ввести текст для поиска. В качестве текста может быть полное слово, часть слова, шаблоны текста.

Практическое задание 2:

выполните команду Найти. Введите букву В и флажок Учитывать регистр. Будет найдена ячейка Сергеева В.П. Нажмите кнопку Заменить на. В новом поле укажите букву Д и нажмите кнопку Заменить. Закройте диалоговое окно. Как результат инициалы Сергеевой будут изменены.

Команда Заменить позволяет заменить некоторый фрагмент текста в ячейки без вызова режима редактирования, а также позволяет заменить один и тот же фрагмент во всем списке, В этом случае используется кнопка Заменить все. Но

5

данной операцией следует пользоваться осторожно, т.к. неверно измененная информация трудно восстанавливается.

Практическое задание 3:

Выделите столбец Группа. Выполните команду Найти. Введите в поле Что: БУ-03. Нажмите кнопку Заменить и в поле Заменить на введите БУА-01. Нажмите кнопку Заменить все. В результате во всем списке группа БУ-03 будет переименована в БУА-01.

Возможно использование шаблонов при поиске информации, если необходимо заменить одну букву, используется знак ?, если группу букв – знак *.

Практическое задание 4:

В поле Что: введите *ов. Будут поочередно найдены все фамилии оканчивающиеся на ов и ова. Затем в поле Что: введите ?5, будут найдены все ячейки, где перед 5 есть какой либо символ, т.е. зачетки, оканчивающиеся на 5 – 105, 145, 125, 135.

Сортировка

Сортировка достаточно опасная операция, она может нарушить структуру записей, поэтому следует выполнять ее, зная правила сортировки и при необходимости уметь восстанавливать информацию. Данные могут быть отсортированы по возрастанию или по убыванию. Порядок сортировки - это способ изменения относительного положения данных, основанный на значении

или типе данных Существуют следующие способы восстановления информации:

−сочетание клавиш ctrl+z, кнопка Отменить на панели инструментов или меню Правка/Отменить. Все эти команды равноправны, но позволяют отменить только несколько последних действий и не всегда дает результат;

−сохранить список на другом листе или в другом файле, что является наиболее надежным способом восстановления;

−ввести столбец порядковых номеров, при восстановлении можно отсортировать по возрастанию порядковых номеров, что позволит вернуть

список в исходный вид.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:

−числа от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного;

−текст, включая текст с числами;

−логические значения (ложь, затем истина);

−значения ошибок;

−пустые ячейки.

6

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке, но пустые ячейки также в конце. Такой порядок характерен при сортировке разнотипных данных в сортируемой области. Обычно же в БД сортируются однотипные данные в области.

Если в списке присутствуют формулы, необходимо использовать относительные адреса, если ссылки на эту же запись и абсолютные – если на другую.

Сортировка возможна для всего списка и для отдельной области списка. Сортировка возможна по одному критерию и по нескольким критериям.

Сортировка может быть выполнена с помощью кнопки Сортировать по возрастанию (Сортировать по убыванию) на панели инструментов или через меню Данные/Сортировка.

Практическое задание 5:

добавьте столбец порядковых номеров. Установите курсор в пределах списка, например, в столбец Оценка 1. Выполните меню Данные/Сортировка. Список будет автоматически выделен. В диалоговом окне в качестве критерия будет предложен столбец, в котором находился курсор. Выберите По возрастанию и нажмите кнопку ОК. Весь список будет отсортирован по возрастанию Оценка 1 – это критерий сортировки в данном случае. Обратите внимание на столбец порядковых номеров. Отмените сортировку первым способом (описанным выше).

Возможна сортировка по нескольким критериям. Например, по двум.

Практическое задание 6:

установите курсор в пределах списка. Выполните меню

Данные/Сортировка. В поле Сортировать по выберите кафедра, вариант По возрастанию. В поле Затем по - Группа, вариант По возрастанию. Нажмите кнопку ОК. В результате список сначала будет отсортирован по алфавиту кафедр, а затем отсортирован для каждой кафедры по алфавиту названий групп.

Возможно, что новый вид списка более удобен для работы с таблицей, в этом случае нет надобности отменять результаты сортировки. Тогда следует отсортировать должным образом первый столбец порядковых номеров.

Практическое задание 7:

выделите только порядковые номера. Выполните меню Данные/Сортировка. В диалоговом окне будет предложено расширить диапазон выделенной области.

Следует выбрать вариант Сортировать в пределах указанного выделения.

Выбрать вариант По возрастанию. В результате список примет новую структуру.