из электронной библиотеки / 406077781692147.pdf

хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные внее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. Основу классификации составляет номинальный признак.

Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной, — а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как уже говорилось с помощью специальных справочников — перечней документов (типовых или ведомственных) с указанием сроков хранения.

Особенность электронного хранения — направление документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, экономят значительные площади, занимаемые ранее архивохранилищами. Однако все преимущества электронного храпения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения документов в электронной форме.

Тестовые задания по курсу «Документационное обеспечение управления библиотечно-информационной деятельностью»

БЛОК 1.

Задание 1. (выберите один вариант ответа).

Документ – это:

Варианты ответов:

а) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

б) носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений. в) информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

Задание 2. (выберите один вариант ответа).

Подлинник документа – это:

Варианты ответов:

а) первый или единственный экземпляр документа. б) экземпляр документа, с которого снята копия.

Задание 3. (выберите один вариант ответа).

Юридическая сила документа – это:

Варианты ответов:

а) особенности внешнего оформления документа.

б) свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.

171

в) способность документа порождать определенные правовые последствия.

Задание 4. (выберите один вариант ответа).

Где указываются инициалы при адресовании документа должностному лицу?

Варианты ответов:

а) перед фамилией б) после фамилии

Задание 5. (выберите один вариант ответа).

Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?

Варианты ответов:

a) гриф утверждения б) печать в) виза согласования г) подпись

Задание 6. (выберите один вариант ответа).

На каком экземпляре делового письма, подготовленного для отправки адресату по почте, проставляются визы?

Варианты ответов:

a) на подлиннике, отправляемом адресату б) на копии, помещаемой в дело организации

Задание 7. (выберите один вариант ответа).

В каком месте документа располагают гриф утверждения документа?

Варианты ответов:

а) в левом верхнем углу б) по центру верхнего поля в) в правом верхнем углу

Задание 8. (выберите один вариант ответа).

Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?

Варианты ответов:

a) о договоре поставки

б) о невыполнении договора поставки от 12.08.2011 №45/67 в) о невыполнении договора

Задание 9. (выберите один вариант ответа).

Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?

Задание 10. (выберите один вариант ответа).

Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И. Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заме-

172

в) И.о коммерческого директора Подпись Е.Д. Табаков

Задание 11. (выберите один вариант ответа).

Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?

Варианты ответов:

а) да б) нет

Задание 12. (выберите один вариант ответа).

Какое письмо заверяется печатью?

Варианты ответов:

а) гарантийное письмо б) коммерческое предложение в) письмо-просьба

Задание 13. (выберите один вариант ответа).

Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным?

Варианты ответов:

Задание 14. (выберите один вариант ответа).

Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?

Варианты ответов:

а) приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз. б) приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз. в) приложение: на 3 л. в 1 экз.

Задание 15. (выберите один вариант ответа).

Когда оформляется реквизит «Место составления или издания документа»?

Варианты ответов:

а) всегда, на каждом документе б) в тех случаях, если затруднено определение места составления или издания докумен-

та по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации» в) во всех случаях, когда документы отправляются из организации

Задание 16. (выберите один вариант ответа).

Продолжите «Делопроизводство» — это..

Варианты ответов:

а) система хранения документов б) составление документов

в) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

Задание 17. (выберите один вариант ответа).

К какому документу относится следующая характеристика «является основным нормативнометодическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации»?

Варианты ответов:

173

а) инструкция по делопроизводству б) номенклатура дел в) регламент работы

Задание 18. (выберите один вариант ответа).

Назовите виды письменных документов, которые входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации?

Варианты ответов:

а) организационные и распорядительные документы б) организационные, распорядительные и информационно-справочные документы

в) организационные, распорядительные, информационно-справочные документы и документы по трудовым отношениям

Задание 19. (выберите один вариант ответа).

Зачем документ нужно оформлять правильно?

Варианты ответов:

а) чтобы придать юридическую силу б) чтобы подготовить к размножению в) чтобы подготовить к согласованию

Задание 20. (выберите один вариант ответа).

Какой ГОСТ регламентирует правила размещения и оформления реквизитов организацион- но-распорядительных документов?

Варианты ответов:

а) ГОСТ 6.37-98 б) ГОСТ Р 6.30-2003 в) ГОСТ Р 6.30-97 г) ЕГС ДОУ

Задание 21. (выберите один вариант ответа).

Реквизит - это обязательный элемент оформления документа

Варианты ответов:

а) официального б) служебного в) любого

Задание 22. (выберите один вариант ответа).

Сколько реквизитов используется при оформлении документов?

Варианты ответов:

а) 29 б) 30 в) 31

Задание 23. (выберите один вариант ответа).

Что такое формуляр документа?

Варианты ответов:

а) набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

б) описание порядка оформления реквизитов для конкретного вида документа в) форма конкретного документа, подготовленная в виде текста трафарета

Задание 24. (выберите один вариант ответа).

174

Сколько вариантов бланков установлено в зависимости от способа расположения реквизитов?

Варианты ответов:

а) один б) два в) четыре

Задание 25. (выберите один вариант ответа).

Где указываются инициалы при адресовании документа физическому лицу?

Варианты ответов:

а) перед фамилией б) после фамилии

Задание 26. (выберите один вариант ответа).

Когда на документах приводят сокращенное наименование организации?

Варианты ответов:

а) когда оно закреплено в учредительных документах организации б) когда документ большой, и необходимо сэкономить место на поле документа в) когда приказом руководителя разрешено его использование

Задание 27. (выберите один вариант ответа).

Какие сведения приводят в справочных данных об организации?

Варианты ответов:

а) форма собственности, название должности и фамилия руководителя, наименование вышестоящей организации

б) почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации

Задание 28. (выберите один вариант ответа).

«Дата» - обязательный реквизит в любом документе?

Варианты ответов:

а) нет б) да

Задание 29. (выберите один вариант ответа).

Регистрационный номер документа - это...

Варианты ответов:

а) его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации

б) порядковый номер документа в организации-отправителе в) порядковый номер документа в организации-получателе

Задание 30. (выберите один вариант ответа).

Если документ подготовлен на бланке организации, нужно ли при обозначении должности лица, подписавшего документ, указывать название организации?

Варианты ответов:

а) да б) нет

Блок 2.

Задание 31.

175

В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?

а) Открытое акционерное общество б) (ОАО «Сибнефть»)

в) Филиал в городе Ханты-Мансийске г) «Нефтяная компания «Сибнефть»»

Задание 32. (впишите ответ вместо пробела)

Документы классифицируют по видам на: организационно-распорядительные,

____________________________________, по личному составу.

Задание 33. (Выберите два и более варианта ответов).

Какие признаки характерны бланкам для писем?

Варианты ответов:

а) наличие адресных данных предприятия на бланке б) наличие отметки для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа» в) отсутствие названия вида документа

г) расположение обязательных реквизитов заголовочной части документа в левом верхнем углу

Задание 34. (Выберите два и более варианта ответов).

Автором служебного письма является:

Варианты ответов:

а) исполнитель, составивший документ б) должностное лицо, подписавшее документ в) исполнитель, оформивший документ

г) организация, от имени которой отправляется письмо

Задание 35. (Выберите два и более варианта ответов).

Определите, какие утверждения истинны

Варианты ответов:

а) датой протокола является дата проведения заседания б) датой протокола является дата его подписания

в) протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа г) в протоколе указываются результаты голосования

Задание 36. (впишите ответ вместо пробела)

В протоколе каждый пункт повестки дня расписывается (строится) по схеме:

_________________,_________________, _________________________.

Задание 37. (Выберите два и более варианта ответов).

Из приведенного перечня выделите распорядительные документы.

Варианты ответов:

а) приказ б) устав в) акт

г) постановление

176

д) отчет

Задание 38. (Выберите два и более варианта ответов).

Контроль исполнения документов включает

Варианты ответов:

а) постановку документов на контроль б) учет и обобщение результатов контроля

в) подготовку документов к временному хранению г) предварительную проверку и регулирование хода исполнения

д) проверку своевременности доведения документа до исполнителя

Задание 39. Установите соответствие

Блок 3.

Задание 40. (Кейс-задание)

____________________ - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Задание 40.1. (выберите один вариант ответа).

Что должен включать реквизит «Заголовок к тексту»?

Варианты ответов:

а) краткое содержание документа б) аннотацию в) краткое название документа

Задание 40.2. Установите соответствие

Задание 40.3. (впишите ответ вместо пробела)

177

а) ____________________документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

б) _____________________документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Ключи к тестам

1.а)

2.а)

3.в)

4.а

5.в)

6.б)

7.в)

8.б)

9.б)

10.в)

11.б)

12.а)

13.а)

14.в)

15.б)

16.в)

17.а)

18.в)

19.а)

20.б)

21.б)

22.б)

23.в)

24.б)

25.б)

26.а)

27.б)

28.б)

29.а)

30.б)

31.А) 1, б) 3, в) 4, г) 2

32.3 справочно-информационные

33.Б) в)

34.Б), г)

35.А), в), г)

36.Слушали, выступили, постановили

37.А), г)

38.А), б), г), д)

39.1 б, 2 в, 3г, 4 а

178

40.Документооборот

40.1.А)

40.2.1 и), 2 а), 3 б), 4 е), 5 д), 6 ж), 7 г), 8 в), 9 з)

40.3.А) внутренний, б) исходящий

ГЛОССАРИЙ

А

Адресат - получатель. Адресант - отправитель.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Акцепт - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация - краткое изложение первоисточника.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Б

Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Если беловик не требует утверждения, то он получает законченный вид. Если беловик вновь подвергается правке, то становится вторым черновиком.

Если беловик подписывается и удостоверяется печатью, то он становится подлинни-

ком.

Бланк - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

В

Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т. п.).

Вид письменного документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с докумен-

том.

179

Внутренний адрес письма - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Выписка - копия части текстового документа.

Г

График - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").

Д

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Директивный документ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение ка- ких-либо действий от имени доверителя.

Договоренность - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается ка- кой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ - по законодательству РФ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать, содержащуюся в нем информацию.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Досье - документы, относящиеся к какому-либо делу.

Дубликат - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

180