из электронной библиотеки / 319778434466570.pdf

качественное и своевременное сопровождение;

в условиях корпорации – единство в решении поставленных задач и методическая помощь от секции, курирующей эту работу;

обмен опытом;

непрерывное обучение коллектива.

Функциональное моделирование дает возможность учитывать выполнение всех этих факторов. На основании технического задания,

разработанного в предыдущем параграфе, в рамках данной дипломной работы для построения функциональной модели мы сгруппировали функциональные задачи в следующие группы: обработка заказанных документов; регистрация данных книготорговых организаций и издательств;

выдача отчетно-статистических данных.

Процесс построения функциональной модели состоит из следующих этапов:

построение контекстной диаграммы;

проводится функциональная декомпозиция.

Создавая контекстную диаграмму процесса «Комплектование и обработка документов» мы используем инструментальное средство Microsoft

Visio. Выбор инструментального средства, также играет важнейшую роль в проектировании. Для построения функциональной модели подсистемы

«Комплектование» можно использовать различные инструментальные средства. Развитие совокупности ряда методологий IDEF, получив свое признание на международном информационном рынке, безусловно, повлекло за собой создание современных программных средств. Программно-

методические комплексы на основе CASE-средств IDEF достаточно хорошо проявили себя при исследовании производственной деятельности предприятия и синтезе функциональной и информационной структуры будущей системы, особенно при ограниченных сроках создания проекта.

Инструментальное средство Microsoft Visio является прекрасным

редактором для построения блок-схемы, визуально представляя текущие

41

процессы какой-либо деятельности организации, а также организационную структуру, информацию о сотрудниках, планировку помещений и т.д. Также

Microsoft Visio поддерживает методологию IDEF0 [17].

Итак, открываем программу и выбираем в меню: 1) Файл – Создать – создать документ; 2) Файл – Фигуры – Блок-схема – Фигуры схемы IDEF0.

Интерфейс программы довольно прост и легко осваивается, представлен в Приложении А.

Далее перетаскиваем «Блок заголовок» на пустую страницу,

удерживая нажатой правую кнопку мыши. Заполняем поле «Заголовок»»,

предложенное в открывшемся окне.

С помощью кнопки «Блок текста» вносится текст в поле диаграммы – точка зрения и цель. Цель: моделирование деятельности отдела

«Комплектование и обработки документов». Точка зрения: руководитель библиотеки [43].

В поле диаграммы (поле Блока заголовка) внесём «Блок действия».

Далее распределим стрелки для диаграммы. Для этого используем блок

«Одностороннее соединение» и создаём стрелки на контекстной диаграмме.

Результат выполнения процесса «Комплектование» представлен в Приложении Б.

Контекстная диаграмма представляет собой функциональный блок – отдел комплектования и обработки документов. Для построения контекстной диаграммы были проанализированы функциональные задачи отдела комплектования и обработки документов [43].

На основе этого анализа мы предположили, что диаграмма имеет шесть входных потока и восемь выходных потока.

Входные потоки:

–входящие документы;

–учебно-методические материалы ППС БГИИК;

–запросы вузовских подразделений;

42

–картотека источников комплектования и «Регистрационная картотека периодических изданий»;

–БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»;

– документы, подлежащие списанию.

Выходные потоки:

– обработанные документы;

–библиографическое описание (традиционные каталоги:

систематический и алфавитный, краеведческий, топографический);

–электронный каталог (АБИС «МАРК-SQL»);

–записи в картотеке и в БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»;

–оформление заказов на новые поступления;

–оформленные договоры;

–учётно-финансовые документы;

–информирование пользователей о новых поступлениях.

Управление процессом «Комплектование и обработка документов» осуществляют: нормативные документы (ФЗ, Устав БГИИК, локально-

нормативные акты, положение о библиотеке БГИИК), ГОСТ 7.1 – 2003 и

ГОСТ 7.76 – 96, Электронный каталог «МАРК-SQL», тематико-

типологический план комплектования.

Функции механизмов исполняют – сотрудники отдела и программно-

техническое обеспечение (ПТО).

Диаграмма декомпозиции строится с целью дробного описания определённых процессов. Для построения диаграммы декомпозиции нужно создать новую страницу путем нажатия правой кнопкой мыши в нижнем левом углу окна на ярлык «Страница 1». Выбрать пункт «Добавить страницу».

Работа диаграммы декомпозиции распределяется в области «Блок заголовка». Стрелки распределяются для диаграммы декомпозиции в соответствии с контекстной диаграммой. Для этого нужно перенести

43

входные и выходные стрелки, связанные с декомпозируемой работой, в поле декомпозиции. Итог выполнения вышеописанных шагов представлен в Приложении В.

Диаграмма декомпозиции представляет собой три функциональных блока: информационное обслуживание, сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями, аналитико-синтетическая обработка документов. Шесть входных потоков и восемь выходных потоков.

Библиотека является вузовской, поэтому запросы вузовских подразделений является входным потоком для функционального блока -

информационное обслуживание. Информирование пользователей о новых поступлениях является выходным потоком для этого функционального блока. Далее БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин», картотека источников комплектования и «Регистрационная картотека периодических изданий» являются входными для функционального блока - сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями. Выходные потоки для этого функционального блока – оформленные договоры, обработанные документы и оформление заказов на новые поступления.

Учебно-методические материалы ППС БГИИК, входящие документы,

документы, подлежащие списанию являются входными для функционального блока – аналитико-синтетическая обработка документов.

Выходные потоки для этого функционального блока – учётно-

финансовые документы, библиографическое описание (традиционные каталоги: систематический и алфавитный, краеведческий, топографический),

электронный каталог (АБИС «МАРК-SQL»), записи в картотеке и в БД

«Книгообеспеченность учебных дисциплин».

Далее диаграмма разветвляется. Функциональный блок – информационное обслуживание становится входным для блока – сотрудничество с издательствами и книготорговыми организациями. Также функциональный блок – сотрудничество с издательствами и книготорговыми

44

организациями становится управляющим для блока – аналитико-

синтетическая обработка документов.

Управлением процесса «Комплектование и обработка документов» являются нормативные документы (ФЗ, Устав БГИИК, локально-

нормативные акты, положение о библиотеке БГИИК) разветвляется на все три функциональных блока. Управление - ГОСТ 7.1 – 2003 и ГОСТ 7.76 – 96

является управлением для двух функциональных блоков – информационное обслуживание и аналитико-синтетическая обработка документов.

Управление - электронный каталог «МАРК-SQL» управляет этими же двумя функциональными блоками. Управление – тематико-типологический план комплектования разветвляется на все три функциональных блока.

Сотрудники отдела являются механизмом исполнения для трёх функциональных блоков. Программно-техническое обеспечение (ПТО) так же является механизмом исполнения для трёх функциональных блоков.

Таким образом, данный программный продукт является отличным инструментом для создания блок-схем процессов. Эффективность применения функционального моделирования библиотечно-информационной деятельности в том, что создание описательной графической модели даёт возможность наглядно продемонстрировать каждый вид (подвид)

библиотечно-информационной деятельности в целом. К сожалению, в

стандартный набор приложений Microsoft Office входит только средство для просмотра и печати диаграмм Microsoft Visio Viewer. Но,

полнофункциональная версия Microsoft Visio Professional распространяется отдельно, однако её цена вполне приемлема. Интуитивно понятный и дружественный интерфейс инструментального средства Microsoft Visio

делает его доступным для всех категорий библиотечных сотрудников.

Вместе с тем, возможности этого программного средства позволяют отобразить на модели практически все значимые параметры исследуемых процессов.

45

Разработанные функциональные модели подсистемы комплектования позволяют наметить пути оптимизации библиотеки. В широком смысле оптимизация – модификация системы для улучшения её эффективности.

Получение оптимальной системы является целью оптимизации, в процессе оптимизации системы обычно модифицируется либо одна задача, либо одна группа пользователей. Это может выражаться в уменьшении времени или что более характерно для АБИС, в унификации функциональных задач.

Унификация функциональных задач существенно упрощает архитектуру системы, сокращает временные и материальные затраты на разработку и практическую реализацию программного и технического обеспечения подсистем. Построение связей между ними иллюстрируется схемой. В процессе проектирования АБИС и отдельных её подсистем часто используются объекты разработки в виде комбинированных схем, которые содержат укрупнённые или детализированные блоки решаемых задач.

Функциональное моделирование является отличным средством,

которое в наглядном и доступном виде позволяет представить все библиотечные процессы как в целом, так и по видам. При помощи функциональной модели руководитель библиотеки может построить организационную структуру для эффективного управления, отслеживать

«слабые места», намечать пути оптимизации и развития. Итак, мы предлагаем функциональную модель, которая в наглядном и доступном виде представляет процесс создания библиотечной деятельности. В ходе работы была проанализирована деятельность отдела комплектования и рассмотрены основные функциональные процессы подсистемы комплектования.

46

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Современной вузовской библиотеке, чтобы быть востребованной,

необходимо постоянно улучшать собственную работу и совершенствоваться

в направлении информационных центров. Автоматизация вузовских

библиотек становится значимым и важным условием востребованности и привлекательности для молодёжи, особенно студентов. Библиотеки оснащаются современными программными и техническими средствами, это даёт им возможность стать эффективным источником знаний.

Так как объектом нашего исследования являлось функциональное

автоматизированных библиотечно-информационных процессов библиотеки в организации ее деятельности и управлении.

При помощи функциональной модели руководитель библиотеки может построить организационную структуру для эффективного управления,

отслеживать «слабые места», намечать пути оптимизации и развития.

Инструментальное средство IDEF0, используемое нами предназначено для функционального моделирования путем создания описательной графической модели, показывающей что, как и кем делается в рамках функционирования любого предприятия.

При реализации сложного проектирования различных библиотек, в

том числе вузовских, разработка моделей в стандарте IDEF0 позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в необходимом виде.

Нами был рассмотрен и проанализирован отдел комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК с использованием нотации IDEF0

в библиотечно-информационной деятельности. В качестве предметной области предлагалось структурное подразделение библиотеки – подсистема

«Комплектование». Моделирование подсистемы «Комплектование» даёт

47

возможность увидеть преимущества библиотечно-информационной деятельности в системе высшего образования: визуализация и наглядное представление библиотечных процессов; простота в освоении и наличие компьютерных программ, позволяющих упростить построение моделей.

В ходе исследовательской работы была проанализирована деятельность отдела комплектования и рассмотрены основные функциональные процессы подсистемы комплектования. При помощи этой модели мы смогли представить в наглядном графическом виде динамику качества образовательного процесса в библиотечной сфере.

Анализ и обследование отдела комплектования и обработки документов библиотеки БГИИК, показал, что библиотека находится на достаточном уровне автоматизации: многообразие источников документоснабжения, широкое использование Интернет, автоматизация традиционной технологии комплектования.

Функциональная модель, разработанная на примере библиотеки БГИИК, отлично демонстрирует все процессы отдела комплектования и обработки документов.

Выявив, что должна делать подсистема, ее входные и выходные данные, строят алгоритм процесса комплектования, используемый в библиотеке. На его основе выясняются основные компоненты процесса и их взаимосвязи, а также возможность автоматизации этого процесса. В

результате создается алгоритм автоматизированного процесса комплектования.

Построенная нами контекстная диаграмма показала, что реализованные в системе функции позволяют внедрить и адаптировать книговыдачу в автоматизированном режиме в данной библиотеке, ведутся записи в картотеке и в БД «Книгообеспеченность учебных дисциплин»,

оформляются заказы на новые поступления и договоры, ведутся учётно-

финансовые документы. Управление отделом «Комплектования и обработки документов» осуществляют: нормативные документы (ФЗ, Устав БГИИК,

48

локально-нормативные акты, положение о библиотеке БГИИК), ГОСТ 7.1 – 2003 и ГОСТ 7.76 – 96, Электронный каталог «МАРК-SQL», тематико-

типологический план комплектования.

Данная функциональная модель показывает что, чтобы оптимизировать подсистему комплектования необходимо наличие АРМ

«Комплектование». Поэтому АРМ «Комплектование» должен быть оснащён самыми современными техническими и программными средствами, персонал должен уметь работать с БД. Это и позволит оптимизировать работу подсистемы комплектования.

Построенная нами диаграмма декомпозиции показала, что База данных «Книгообеспеченность учебных дисциплин», картотека источников комплектования и «Регистрационная картотека периодических изданий» играют основную роль для обеспечения эффективного сотрудничества с издательствами и книготорговыми организациями. Оформляются договоры,

осуществляется обработка документов и оформление заказов на новые поступления, ведение учётно-финансовых документов. Программно-

техническое обеспечение является эффективным средством в управлении вузовской библиотекой. Однако недопустимым является факт, что картотека ведётся на бумажном носителе, сверка документов производится вручную отдельным сотрудником.

Разработанные функциональные модели отдела «Комплектования и обработки документов» позволяют наметить пути оптимизации вузовской библиотеки. В широком смысле оптимизация – модификация системы для улучшения её эффективности. В процессе оптимизации системы в нашем случае модифицируются функциональные задачи.

Унификация функциональных задач существенно упрощает архитектуру системы, сокращает временные и материальные затраты на разработку и практическую реализацию программного и технического обеспечения подсистем. Построение связей между ними иллюстрируется схемой. В процессе проектирования АБИС и отдельных её подсистем часто

49

используются объекты разработки в виде комбинированных схем, которые содержат укрупнённые или детализированные блоки решаемых задач.

Основным путём оптимизации библиотеки БГИИК является окончательный перевод всех технологических процессов в автоматизированный режим.

АРМ «Книгообеспеченность» реализует не все свои функциональные задачи, что связано с не планомерным финансированием библиотеки БГИИК.

Особо в автоматизации нуждается входящий поток функциональной модели «Запросы вузовских подразделений». На наш взгляд, всему вузу и библиотеке, в том числе, необходим единый информационный центр, на основе которого будет сформирована единая информационная образовательная среда вуза с единым программным обеспечением.

Таким образом, функциональное моделирование является отличным инструментом для создания блок-схем библиотечных процессов. Вместе с тем, возможности этого программного средства позволяют отобразить на модели практически все значимые параметры исследуемых процессов.

В данной работе было рассмотрено функциональное моделирование как средство оптимизации деятельности библиотеки на примере подсистемы комплектования. Проанализирована деятельность отдела комплектования и рассмотрены основные функциональные процессы подсистемы комплектования. Анализируя данную модель, были выделены библиотечные процессы, которые подлежат оптимизации. Таким образом, задачи выполнены, цель работы достигнута.

50