1.2. Методы планирования работы в организации

Совершенствование управления и повышение эффективности деятельности организации зависят от развития методов проектирования организационных структур. Это связано с такими моментами [15]:

• в новых условиях нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требования рыночных отношений;

• в сферу управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами;

• во время создания структуры стоит опираться не только на опыт, аналогию, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

• в процессе проектирования сложного механизма - механизма управления – следует полагаться на специалистов, которые владеют методологией формирования организационных систем.

Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления заключается в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задания формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному критерию оптимальности. Эта проблема имеет многокритериальный характер.

Поэтому она может быть решена на основе сочетания научных методов анализа, оценивания, моделирования организационных систем с субъективной деятельностью ответственных руководителей, специалистов и экспертов из выбора и оценивания наилучших вариантов организационных решений [1].

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе таких основных методов: аналогий, экспертного, структуризации целей и организационного моделирования.

Метод аналогий предусматривает использование опыта проектирования структур управления в аналогичных организациях и выработки типичных структур управления в разных видах организаций, определения разных пределов, условий и механизма применения. Необходимо подчеркнуть, что типичные организационные структуры должны иметь вариативный характер, который предусматривает возможность корректировки, отклонения в случае изменения условий, в которых действует организация [3].

Экспертный метод базируется на изучении рекомендаций и предложений экспертов и опытных управленцев-практиков. Цель этого метода – выявить специфические особенности работы аппарата управления, возможные недостатки в деятельности разных звеньев организационных структур, обоснованные рекомендации из их усовершенствования. На основе опроса экспертов осуществляются диагностический анализ организационных структур организаций, которые действуют, и их оценивания.

Определяются основные научные принципы формирования организационных структур с учетом конкретных ситуаций и условий деятельности.

Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации, включая их количественная и качественная формулировка, дальнейший анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей [5].

Метод организационного моделирования является разработкой формализированных математических, графических, машинных и других отражений распределения полномочий и ответственности в организации, которая является базой для построения, анализа и оценивания разных вариантов организационных структур за взаимосвязью их переменных. Выделяют такие основные типы организационных моделей [7]:

- математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, которые описывают организационные связки и отношения в виде математических уравнений и неравенств (модели многоступенчатой оптимизации);

- графоаналитические модели организационных систем, которые являются сетевыми, матричными и другими табличными и графическими отражениями распределения функций, полномочий, ответственности, организационных связей (матрицы распределения полномочий и ответственности);

- натурные модели организационных структур и процессов, которые заключаются в оценивании их функционирования в реальных организационных условиях (эксперименты);

- математико-статистические модели зависимостей между начальными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур (регрессивные модели зависимости показателей специализации, централизации, стандартизации управленческих работ по типу организационных заданий и других характеристик).

Процесс организационного проектирования должен базироваться на системе методов, которые используются с учетом этапов проектирования и организационной ситуации, которая складывается. В процессе проектирования организационных структур управления организацией решаются такие задания [9]:

- определение типа структуры управления;

- уточнение состава и количества подразделений за уровнями управления;

- определение численности управленческого персонала;

- определение характера подчиненности между звеньями организации;

- расчет расходов на содержание аппарата управления. Выбор метода решения определенной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующего исследования.

После установления целей начинают собственное планирование труда. Руководителю трудно или и невозможно разработать конкретные планы на более-менее длительный период, потому что под воздействием не предусмотренных ранее факторов их придется постоянно пересматривать. Поэтому на практике обычно ограничиваются разработкой плана работы на день, неделю, месяц. Причем, последний часто не прорабатывают детально, отмечая лишь неотложные и наиболее важные дела [17].

Организация труда менеджера предприятия тесно связана с организацией всех процессов управления в подчиненном ему аппарате и существенно влияет на успех управления в целом.

Менеджер постоянно поддается стихийному ходу событий, не руководит собственным временем, он теряет способность и возможность отличать главное от второстепенного, увидеть за конкретными ситуациями более фундаментальную проблему. Его решения приобретают характер оперативного погашения конфликтов. По существу, исполняя роль генерального диспетчера, такой менеджер не исполняет своих первоочередных обязанностей.

Остаются нерешенными перспективные проблемы, а это в свою очередь порождает много новых проблем. Нередко бывает и так, что менеджеры большого значения предоставляют проблемам и перспективным вопросам. Но свою работу они организуют так нерационально, что не имеют возможности бывать на управляемых объектах, лично встречаться с руководителями подразделений и другими работниками; им недостает времени для повышения собственной квалификации. Из-за этого перспективные задания, которыми они заняты, решаются не наилучшим образом.

Неустроенность рабочего дня, постоянная занятость, непрерывная штурмовщина по делам, которые нуждаются вдумчивого, планомерного решения, создают в самом аппарате управления такой стиль работы, который приводит к нерациональному использованию времени во всех подразделениях [18].

Чтобы правильно спланировать распределение времени между разными видами деятельности, необходимо прежде всего его классифицировать по определенным признакам.

По содержанию работы разделяют на экономические, технические, комплексные и тому подобное. Работы различаются [20]:

• по характеру побудительных причин (личная инициатива, инициатива подчиненных, указания сверху, инициатива общественных организаций);

• за периодом, который охватывается руководящей деятельностью (вопросы перспективны, текущие и др.);

• за формами деятельности (индивидуальная работа, собрания, совещания, прием посетителей, телефонные разговоры, посещения рабочих мест и др.).

Планирование должно быть как долгосрочным (год, квартал, месяц), так и оперативным (неделя, один день). Начинать надо из долгосрочного плана. Для этого необходимо сложить перечень наиболее важных работ года, квартала, месяца, а потом установить сроки их начала и окончания. К этим работам принадлежат, такие, которые повторяются из года в год. Например, годовой отчет, сборы трудового коллектива относительно итогов года и др. Существует практика составления рабочих графиков на один день, неделю, реже - декаду или месяц.

Эта графика дисциплинирует не только труд самого менеджера, но и подчиненного ему коллектива [16].

Менеджер, который планирует свой труд, должен учитывать время, необходимое для повышения деловой квалификации, уровня политических и экономических знаний, выполнения общественных поручений и прием работников предприятия по служебным и личным вопросам.

План должен четко определять время на работу с документами, прием посетителей, пребывания в структурных подразделениях, участие в сборах акционеров и трудового коллектива, проведения совещаний с подчиненных и тому подобное. Разработка такого плана создает нормальный ритм работы аппарата управления, обеспечивает очередность выполнения заданий, дает возможность выделить время для творческой работы, инновационной деятельности, повышения квалификации. Здесь менеджер компетентно и заблаговременно может заниматься постановкой и решением стратегических вопросов, производительно работать.