Инструкция по работе с базой данных
Работа с базой данных начинается с её открытия. Для этого 2 раза щёлкаем левой кнопкой мыши на файл с базой. После создания главной кнопочной формы мы в параметрах сделали так, чтобы при открытии она предстала перед нами (рисунок 33).
Рисунок 33. База данных при открытии.
При одном нажатии левой кнопки мы можем перейти. Назначение каждой кнопки мы можем понять по её названию. Кнопка «Добавление и Изменение личных сведений сотрудников» позволяет нам добавить личные данные нового сотрудника ил же изменить личные сведения наших тякущих сотрудников (рисунок 34).
Рисунок 34. Результат нажатия на кнопку «Добавление и Изменение личных сведений сотрудников».
Кнопка «Добавление и Изменение служебных сведений сотрудников» позволяет нам добавить служебные сведения нового сотрудника или же изменить служебные сведения наших текущих сотрудников внутри таблицы (рисунок 35).
Рисунок 35. Результат нажатия на кнопку «Добавление и Изменение распределения сотрудников по филиалам».
Кнопка «отчёт о личных сведениях сотрудников» позволяет нам просмотреть отчёт о личных сведениях сотрудников (рисунок 36).
Рисунок 36. Результат нажатия на кнопку «Отчёт о личных сведениях сотрудников».
Кнопка «Открыть отчёт о служебных сведениях сотрудников» позволяет нам просмотреть отчёт служебных сведений (рисунок 37). В отчете можно посмотреть филиалы и состав сотрудников.
Рисунок 37. Результат нажатия на кнопку «Открыть отчёт о служебных сведениях сотрудников»
Кнопка «выход» позволяет нам выйти из приложения.
Заключение
База данных - это совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление выборку и отображение данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты: таблицы для сохранения данных; запросы для поиска и извлечения только требуемых данных; формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах; отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.
Разработанная в данной работе база данных для ведения учета сотрудников филиалов, позволяет автоматизировать процесс трудоустройства и интеграции внутрь филиала. При появлении новых параметров разработчик может в кратчайшие сроки реализовать их в базе данных, путем добавления строк, столбцов и целых таблиц.
Глоссарий
Атрибут - поименованная характеристика сущности.
База данных – совокупность данных, определенных предметной областью. Проще говоря: набор таблиц
Данные – структурированная информация.
Даталогическое проектирование – построение моделей данных и их взаимосвязей в терминах инструментальных средств проектирования БД.
Запрос – это средство просмотра, анализа и изменения данных из одной или нескольких таблиц.
Ключ записи – один или несколько атрибутов, которые однозначно определяют объект.
Кнопочная форма – это стандартный прием организации интерфейса в приложениях, созданных с помощью MS ACCESS.
Макрос – это небольшая программа на языке макрокоманд системы.
Первичный ключ – идентификатор объекта.
Поле – столбец файлового документа (таблицы). Имя поля часто называют атрибутом.
Реляционная база данных – база данных, в которой данные представлены в виде таблиц.
Связь– один из конструктивных элементов модели “сущность-связь” (ER-модели). Связь выступает в модели в качестве средства, с помощью которого представляются отношения между сущностями.
СУБД – система управления базами данных: программа, позволяющая производить различные действия с базами данных.
Сущность– абстракция данных или собирательное понятие об объекте, процессе или явлении, о которых необходимо хранить информацию в системе.
Таблица (сущность) – способ хранения информации в реляционной базе данных (минимальная единица измерения в базе данных). Таблицей упрощенно называют отношение в базе данных.
Файл – информация, хранимая на электронном носителе после завершения отдельных заданий и рассматриваемая в процессе обработки как единое целое. Файл имеет имя и требует некоторого объема памяти носителя, в качестве которого может выступать дискета, винчестер, компакт-диск (CD).
ER-модель– модель “сущность-связь”. Операторы ER-модели являются операторами реляционной алгебры.
SQL – язык структурированных запросов. При помощи данного языка мы будем производить различные действия с нашими базами данных.