новая папка 1 / 285790

ФГБОУ ВПО «ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

КАФЕДРА ИСТОРИИ РОССИИ

ЛЮБИЧАНКОВСКИЙ С.В., БУРЛУЦКАЯ Е.В., ДЖУНДЖУЗОВ С.В.,

МАТЮШКО И.В., КАМЗИНА А.Д., ПЕТРИЧ Л.В.

ОСНОВЫ АРХИВОВЕДЕНИЯ:

Учебно-методическое пособие по архивной практике для бакалавров, магистрантов и аспирантов,

обучающихся на историческом факультете

Рекомендовано к изданию на заседании кафедры истории России ФГБОУ ВПО «ОГПУ» 24 декабря 2014 г., протокол №5

Оренбург - 2015

2

1. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН КУРСА

3

2. СОДЕРЖАНИЕ КУРСА

I.АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИУПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ

1.История архивного дела в России.

Зарождение архивохранилищ на Руси в средние века. Княжеские, монастырские архивохранилища. Архивы городских общин. Изменения в организации архивного дела в связи с зарождением приказов в конце XV в. Появление Государственного архива России в XVI веке, его место в системе архивов средневековой России. Архивы местных административных органов, состав хранившихся там документов. Виды дел, хранившихся в средневековых архивах России – грамоты, столбцы, книги и тетради. Изменения в архивном деле в связи с реорганизацией государственного аппарата в центре и на местах при Петре I. Создание большого количества новых архивов, существовавших как самостоятельные структурные подразделения. Изменения в архивном деле в связи с министерской реформой. Организация архивов в каждом департаменте министерства, что привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. объединение во второй четверти XIX в. департаментских архивов министерств в общеминистерские. Рост количества обращения к архивам для написания исторических трудов в XVIII веке. Указ о создании исторических архивов. Московский архив коллегии иностранных дел. Разрядно-Сенатский архив. Петербургский и Московский архивы старых дел. Поместно-Вотчинный архив. Обеспечение сохранности, систематизации, учет и описание ретроспективной информации в дореволюционной России. Деятельность ученых архивных комиссий. Становление и развитие архивного дела после Октябрьской революции. Декрет о реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР 1918 года, его реализация. Декрет о концентрации архивных фондов и создании на местах архивов 1926 года. Создание единого Государственного архивного фонда СССР. Архивное дело в годы Великой Отечественной войны и в последующий период. Значение закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» 1976 года для развития отечественного архивного дела. Архивная реформа 1990-х гг. Передача в архив дел КПСС и КГБ. Раздел архивного фонда между независимыми республиками бывшего СССР. Изменение статуса ряда архивов.

Складывание архивоведения как особого учебного курса до октября 1917 г., главным образом в Петербургском и Московском археологическом институтах. Причины того, что именно эти институты стали центром формирования новой дисциплины. Длительная историческая связь архивоведения с археографией, которая в свою очередь входила в комплекс дисциплин, объединенных общим названием «археология». I Всероссийский археологический съезд (1869 г.) и успешная попытка Н.В. Калачова выделить архивоведение в самостоятельную дисциплину, дав определение понятию «архив». Предметом изучения

4

становится история отечественных архивов. Постепенное формирование в архивоведении и второй части - изучения практических сведений по обработке, хранению, учету и использованию архивных документов (прообраз теории и методики архивоведения). Создание института архивоведения (МГИАИ) в 1931 г., введение специального архивоведческого образования. Появление теоретической части в архивоведении в 1930-х гг. Выход работ Г.А. Князева (1935) и К.Г. Митяева (1946) и формирование самостоятельной части архивоведения — теории и практики архивоведения. Объект изучения теории и методики архивоведения сегодня является Архивный фонд Российской Федерации как неотъемлемая часть историко-культурного наследия народов России.

2. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.

Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» (1976). Постановление Верховного Совета СССР «О порядке введения в

действие Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» (1976). Положением о Государственном архивном фонде (1980). Основы законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах (1993). Правила 1994 года, в которых определены условия временного и депозитивного хранения документов в отраслевых фондах министерств, ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда, устанавливаемые в соглашениях, заключаемых федеральными органами и другими организациями, держателями архивных документов, с Государственной архивной службой России. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о Государственной архивной службе России» (1992). Положение о Государственной архивной службе России (Росархиве) (1994). Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

(2004).

Государственная архивная служба (ГАС) – субординационно построенная и функционально разграниченная система органов управления архивным делом, подведомственных им архивов и специализированных научноисследовательских организаций; система, предназначенная для осуществления организаторских и контрольных функций по сохранению и использованию Архивного фонда РФ. Структура ГАС. Росархив — центральный орган исполнительной власти в области архивного дела.

Государственное управление архивным делом – полномочия Президента Российской Федерации и Правительства России. Функции администрации субъектов Российской Федерации по управлению архивным делом. Соответствие принимаемых региональными администрациями актов Основам законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах. Контроль за соблюдением законодательства об Архивном Фонде РФ и архивах - функции органов власти и прокуратуры. Ведомственный контроль за соблюдением законодательства.

5

3. Сеть и функции государственных и ведомственных архивов.

Общее понятие классификации - метода упорядочения документов с целью их быстрого поиска и эффективного использования. Значение классификации Архивного фонда РФ для организации хранения, учета и использования документов. Осуществляется классификация: в пределах Архивного фонда РФ в целом, в пределах государственного архива, в пределах архивного фонда. Установленные признаки классификации документов АФ — принадлежность документов: к определенным историческим эпохам, к комплексам документов федерального, республиканского и местного значения; к определенным административно-территориальным единицам (край, область, район); к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; способ и техника закрепления информации (документы на бумажной основе, звукозаписи, кинодокументы и т.д.). Эти признаки положены в основу организации сети государственных архивов. Правительством России закреплена сеть федеральных государственных архивов и центров хранения документации. Сеть республиканских, краевых, областных и других местных архивов устанавливается соответствующими органами власти. Характеристика состав документов Архивного фонда РФ. Виды архивных фондов: архивный фонд организации, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд, архивная коллекция.

Отечественное архивоведение, разработав признаки классификации, определило, что основной классификационной единицей является архивный фонд, который не подлежит дроблению. На основе признаков была разработана сеть государственных архивов. Сеть федеральных государственных архивов. Их функции. Основные федеральные архивы. Сеть республиканских, краевых, областных государственных архивов. Виды работ государственных архивов. Специальные структурные подразделения государственных архивов по работе с ведомственными архивами. Контроль за деятельностью ведомственных архивов.

Определение видового понятия «ведомственный архив». Разновидности ведомственных архивов: отраслевой государственный фонд, центральный отраслевой архив министерства, центральный архив министерства и ведомства, объединенный ведомственный архив, объединенный межведомственный архив, архив учреждения, организации, предприятия. Состав документов ведомственных архивов. Функции ведомственных архивов. Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами.

II.КОМПЛЕКТОВАНИЕ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

4.Экспертиза ценности документов архивов.

Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Основные задачи, решаемые в процессе экспертизы ценности документов: вопервых, из ежегодно создаваемой документации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения

6

(свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; вовторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение. Появление экспертизы ценности документов как самостоятельного вида архивной работы в 1830-х гг. (т.н. «разборка решенных дел»).

Этапы экспертизы ценности документов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: а) при разработке номенклатуры дел; б) при регистрации поступающих в учреждение документов; в) при направлении документа в дело. Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством. Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение.

Основные принципы отбора документов на хранение: принцип историзма, который требует рассматривать явления в конкретно-исторических условиях их развитии; принцип всесторонности и комплексности изучения документов, предполагающий оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Критерии ценности документов: критерии происхождения, критерии содержания, критерии внешних особенностей и др. Основные и вспомогательные критерии.

Система экспертных комиссий и экспертно-проверочных комиссий. Статус названных комиссий как постоянно действующих совещательных органов. Полномочия руководителя архива в области функционирования экспертных органов. Утверждение ряда решений экспертных органов соответствующим учреждением государственной архивной службы. Организационнометодические указания, исходящие от государственной архивной службы. Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве. Функции экспертных органов.

5. Комплектование архивов.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами, соответствующими его профилю. Проблема загруженности архивохранилищ. Формирование теоретического подхода к комплектованию в 1950-1960-х гг. Критерии определения источнков комплектования. Контролирующая функция Росархива. Источники комплектования архивов. Примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы. Три категории организаций, учреждений и предприятий с точки зрения комплектования архивов. Состав указанных списков. Порядок составления указанных списков. Источники комплектования ведомственного архива. Порядок приема документов в ведомственный архив. Порядок передачи дел на государственное хранение. Возможность отбора документов на государственное хранение государственной архивной службой с учетом материалов, находящихся в архиве в составе других фондов.

7

Архивы постоянного состава документов. Архивы переменного состава документов. Их состав, функции. Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение: для документов организаций с федеральным статусом; для документов организаций уровня субъекта Российской Федерации; для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций. Особые сроки хранения: для записей актов гражданского состояния; для документов по личному составу, нотариальных записей, записей приватизации жилищного фонда; для проектной документации по капитальному строительству; для технологической и конструкторской документации; для патентов на изобретение; для научной документации; для кино- и фотодокументов; для видео- и фонодокументов.

6. Учет и хранение документов в архивах.

Обеспечение физической сохранности документов и их учет как основная функция архивов. Соответствующий комплекс взаимосвязанных работ, его содержание. Значение учета документов. Содержание понятия «государственный учет документов Архивного фонда РФ». Основные единицы учета: архивный фонд, единица хранения. Учет листов дел постоянного хранения. Основные принципы государственного учета документов: централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы, динамичности. Формы основных учетных документов. Порядок ведения учета. Карточка фонда. Дело фонда. Внутренние описи. Лист-заверитель дела. Вспомогательные учетные документы. Раздельное ведение учетных документов на фонды советского и дореволюционного периодов.

Учетные документы ведомственных архивов. Основные учетные единицы. Основные и вспомогательные учетные документы. Дело фонда. Карточка фонда. Функция учета, осуществляемая описью. Изменения в учетные данные листа фонда. Изменения, связанные с техническими ошибками. Форма отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января.

Понятие особо ценного документа. Понятие уникального документа. Работа по выявлению особо ценных и уникальных документов. Перечень особо ценных и уникальных документов, порядок его составления. Условные обозначения особо ценных и уникальных документов. Опись установленной формы как средство учета особо ценных и уникальных документов. Порядок хранения названных дел. Понятие страхового фонда копий на особо ценные документы. Цели его создания. Фонд пользования. Страховая копия. Передача на копирование. Опись страхового фонда.

III.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ

7.Система научно-справочного аппарата к документам Архивного Фонда РФ.

Научно-справочный аппарат как система архивных справочников. Понятие архивного справочника. Система научно-справочного аппарата, ее возникновение в XX веке и дальнейшее развитие. Справочники по содержанию документов и справочники по учету документов. Функции системы научно-

8

справочного аппарата. Информационно-поисковые системы. Межархивные справочники. Межфондовые справочнки. Внутрифондовые справочники.

Типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов. Связь всех архивных справочников между собой поисковыми данными. Каталоги: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. Путеводители: по фондам архива, краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель. Указатели, их назначение. Виды указателей: предметный, географический, именной, хронологический. Обзоры документов, их виды.

Понятие описи дел. Опись дел как архивный справочник и как учетный документ. Основные функции описи. Описи дел постоянного и временного хранения. Порядок оформления описей дел. Годовой раздел описи, порядок ее составления. Порядок занесения дел в опись. Оглавление, предисловие, указатели к описи, заверительный лист и другие элементы вспомогательного справочного аппарата. Оформление титульного листа описи.

ГОСТ Р51148-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (1998). ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (2003). Компоненты ссылки на архивный документ. Название архива: полное название и аббревиатура. Номер фонда. Номер описи. Номер единицы хранения. Соотношение понятий «единица хранения» и «дело». Номер листа единицы хранения. Лицевая и оборотная стороны листа. Правила постановки точек и запятых в ссылке на архивные документы.

8. Технология хранения документов в архивах.

Понятие обеспечения сохранности архивного документа. Размещение фондов в хранилищах архивов. Документы общего и обособленного хранения. Документы на бумажной основе и на пленке. Особенности размещения особо ценных дел. Архивное топографирование. Топографические указатели, их виды: постеллажный и пофондовый. Правила нумерации фондов и стеллажей. Заполнение карточки топографического указателя. Различия в порядке размещения документов в государственных и ведомственных архивах. Порядок выдачи дел из хранилища в зависимости от целей работы с документами. Оформление книги выдачи. Карта-заместитель. Порядок транспортировки дел как внутри здания архива, так и вне его. Анализ современной ситуации в области сохранности архивных документов в России.

Оптимальные условия для хранения документов – главная задача архивистов. Технология хранения документов на бумажной основе. Наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению сохранности документов. Типовой проект здания государственного архива. Обязательные комнаты в рамках государственного архива: хранилище; комната для приема и разбора вновь поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников в соответствии с санитарными нормами; читальный зал с отдельной комнатой для временного

9

хранения документов и с комнатой для чтения микрофильмов; помещения для обезвреживания документов в автономной вытяжной вентиляцией; комната для реставрации и переплета документов; комната для приема пищи сотрудниками исследователями. Оборудование помещений. Порядок установки стеллажей. Специальные стеллажи для документов большого формата. Правила размещение электропроводки и газовых труб. Правила противопожарной безопасности в архивах. План эвакуации документов при чрезвычайных условиях. Правила поведения в архиве.

Температурно-влажностный режим хранения документов. Световой режим хранения документов. Санитарно-гигиенические требования. Понятие старения документа. Факторы, оказывающие неблагоприятное воздействие на физикохимическое состояние документов. Понятие угасания текста документа. Биологические вредители. Оптимальные температурный, влажностный, световой режимы хранения документов. Картонирование. Кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Обеспыливание дел. Способы борьбы с биологическими вредителями: грибами, плесенью, жуками, тараканами, грызунами и др.

Учет поврежденных документов в журнале. Понятие реставрации. Задачи реставрации. Дезинфекция и дезинсекция архивных документов, мест их хранения. Простейшие виды реставрации: очищение от пыли, погибшей плесени, укрепление бумажной основы без затрагивания текстов документов, восстановление формата бумаги. Сложная реставрация и реставрация особо ценных документов. Применяемая при реставрации бумага. Клей, применяемый при реставрации. Заделка разрывов. Укрепление полей документа. Подклейка выпавших листов. Консервация документов – создание условий, обеспечивающих их длительную и полную сохранность. Микрофильмирование. Строительство или оборудование специализированных хранилищ для особо ценных документов. Укрепление бумажной основы документа с помощью реставрации и ламинирования. Восстановление и закрепление текста документа. Применение реставрационных клеев с антисептиками.