А. В. Брешенков, а.М. Губарь

Издательство мгту имени н.Э. Баумана

Издательство мгту им. Н.Э. Баумана

А.В. Брешенков, А.М. Губарь

Проектирование

баз данных

в среде Access

Допущено

в качестве учебного пособия

для студентов высших учебных заведений,

обучающихся по направлению

подготовки дипломированных специалистов

“Информатика и вычислительная техника”

Москва

Издательство МГТУ имени Н.Э. Баумана 2005

УДК 681.5(075.8)

Р е ц е н з е н т ы

Брешенков А.В., Губарь А.М.

Проектирование баз данных в среде Access: Учебн. Пособие для вузов. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2005. – 200 с.

Рассмотрены средства проектирования основных объектов баз данных на основе использования системы управления базами данных Access. Описаны альтернативные способы построения таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов в среде Access. Даны рекомендации по использованию средств проектирования баз данных в процессе решения реальных задач. Содержание учебного пособия соответствует разделу курса лекций, которые авторы читают в МГТУ им. Н.Э. Баумана, а также лабораторным и курсовым работам.

Для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки дипломированных специалистов в области информатики и вычислительной техники.

А. В. Брешенков, А.М. Губарь 1

Издательство МГТУ им. Н.Э. Баумана 1

ПРЕДИСЛОВИЕ 8

1. Интегрированная среда Access. Построение баз данных с помощью шаблонов 9

1.1. Введение 9

1.2. Загрузка Access 9

1.3. Интегрированная среда Access 11

1.4. Создание баз данных с помощью шаблонов 15

Контрольные вопросы 23

2. Проектирование таблиц в среде Access 23

2.1. Введение 23

2.2. Создание таблиц путем ввода данных 24

2.3. Создание таблиц с помощью мастера 27

2.4. Создание таблиц с помощью конструктора 30

2.4.1. Описание имен полей 31

2.4.2. Назначение типов полей 31

2.4.3. Назначение свойств полей 33

2.5. Связывание таблиц на схеме данных 35

2.5.1. Введение 35

2.5.2. Связь один к одному 37

2.5.3. Связь один ко многим 40

2.5.4. Связь многие ко многим 42

Контрольные вопросы 44

3. Проектирование запросов с помощью конструктора 46

3.1. Введение 46

3.2. Проектирование запросов на выборку 46

3.3. Проектирование перекрестных запросов 54

3.4. Проектирование запроса на создание таблицы 58

3.5. Проектирование запроса на добавление 61

3.6. Проектирование запроса на обновление 64

3.7. Проектирование запроса на удаление 66

3.8. Проектирование запросов на основе нескольких таблиц 71

Контрольные вопросы 77

4. Проектирование запросов в среде Access 79

с помощью мастеров 79

4.1 .Введение 79

4.2. Формирование простого запроса 79

4.3. Формирование перекрестного запроса 83

4.4. Вывод повторяющихся записей 87

4.5. Поиск записей без подчиненных 91

Контрольные вопросы 97

5. Проектирование форм в среде Access 98

с помощью конструктора 98

5.1. Введение 98

5.2. Создание формы посредством конструктора 99

5.3. Редактирование формы посредством конструктора 117

5.4. Свойства формы и ее элементов 124

5.4.1. Введение 124

5.4.2. Вкладка «Макет» 125

5.4.3. Вкладка «Данные» 127

5.4.4. Вкладка «События» 128

5.4.5. Вкладка «Другие» 130

Контрольные вопросы 131

6. Проектирование форм в среде Access 133

с помощью мастеров 133

6.1. Введение 133

6.2. Проектирование форм с помощью мастера форм 133

6.3. Автоформа в столбец 137

6.4. Автоформа ленточная 139

6.5. Автоформа табличная 140

6.6. Автоформа сводная таблица * 140

6.7. Автоформа Сводная диаграмма * 142

6.8. Диаграмма 144

6.9. Сводная таблица * 147

6.10. Создание формы посредством инструмента 149

«Новый объект» 149

6.11. Диспетчер кнопочных форм 153

Контрольные вопросы 162

7.Проектирование отчетов в среде Access 163

с помощью конструктора 163

7.1. Введение 163

7.2. Запуск конструктора отчетов 164

7.3.Формирование в отчете полей с данными 167

7.4. Проектирование отчетов с группировкой по полям 171

7.4.Использование панели элементов 174

в конструкторе отчетов 174

7.6. Внедрение в отчет подчиненной формы или отчета 176

Контрольные вопросы 179

8.Проектирование отчетов в среде Access 180

с помощью мастеров 180

8.1. Введение 180

8.2.Мастер отчетов 180

8.3. Автоотчет в столбец 188

8.4. Автоотчет ленточный 190

8.5. Мастер диаграмм 191

8.6. Мастер наклеек 195

Контрольные вопросы 198

9. Использование макросов в среде Access 199

9.1. Введение 199

9.2. Создание макроса 200

9.3. Примеры макрокоманд 205

9.3.1. Макрокоманда «ВыполнитьКоманду» 206

9.3.2. Макрокоманда «ЗадатьЗначение» 207

9.3.3. Макрокоманда «ЗапускМакроса» 210

9.3.4. Макрокоманда «ЗапускПриложения» 212

9.3.5. Макрокоманда «КопироватьОбъект» 212

9.3.6. Макрокоманда «ОткрытьЗапрос» 213

9.3.7. Макрокоманда «ПреобразоватьБазуДанных» 214

9.4. Связывание макросов с событиями 216

9.5. Создание макросов с условиями 220

Контрольные вопросы 224

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 225

ПРЕДИСЛОВИЕ

В предлагаемом вниманию читателя учебном пособии рассмотрены средства разработки объектов баз данных с использованием СУБД Access, причем за основу взята версия Access 2002. Бóльшая часть описанных приемов реализована в предыдущих версиях Access и включена в новую версию Access 2003. Средства, которые реализованы в версиях, начиная с Access 2002, помечены в пособии звездочкой “*”. Относительная компактность материала достигнута за счет отсутствия подробного описания хорошо известных приемов работы, которые характерны для всех приложений Microsoft Office и известны большинству пользователей.

Порядок описания методов проектирования объектов баз данных (таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов) соответствует порядку использования этих средств при создании реальных баз данных. В связи с этим на каждом этапе работы с пособием студент может достигнуть реального законченного результата по проектированию базы данных, который, в свою очередь, может быть использован на последующих этапах проектирования.

В пособии описаны возможные альтернативные способы проектирования таблиц, форм, отчетов, в качестве которых рассмотрены конструкторы, мастера, средства автоматического построения объектов. В связи с этим, используя материал пособия, можно оперативно проектировать базы данных малой сложности и при необходимости расширять их возможности.

Учебное пособие содержит большое количество иллюстраций, которые позволяют изучить большинство описанных приемов даже при отсутствии компьютера. Там, где это уместно, приводятся отдельные положения теории проектирования баз данных.