1.2. Мотивы преобразования информации табличного вида в файлы реляци­онных баз данных

Под файлами реляционных БД понимают файлы данных и вспомога­тельные файлы, которые созданы разработчиками БД и средствами СУБД для обеспечения функционирования БД. Файлы данных представляют собой информацию табличного вида, хранимую в форме реляционных таблиц данных, а также файлы ключевых и индексных полей. Вспомога­тельные или системные файлы генерируются, как правило, автоматически средст­вами СУБД и могут быть просмотрены, а иногда скорректированы администратором БД. Пользователь БД доступа к этим файлам обычно не имеет и часто не подозревает об их существовании. Строгий формальный подход к хранению и обработке инфор­мации табличного вида в реляционных БД, продуманный механизм сопровождения данных обуславливают сведение к минимуму неоднозначную интерпретацию инфор­мации, непротиворечивость данных и надежность их хранения.

В каких случаях оправданно преобразование информации табличного вида в файлы реляционных баз данных?

В настоящее время существует множество доку­ментов с информацией табличного вида, представленной только на бумаге. Напри­мер, многостраничные сводки экспериментов, справочники, словари и т.п. Это обусловлено тем, что документы, не утерявшие актуальность, подготовлены на печатной машинке, тем, что утеряны электронные формы документов, тем, что до настоящего времени не все имеют доступ к вычислительной технике, а также другими причинами. Не вызывает со­мнения, что электронная форма документов предпочтительней - обеспечивается возможность оперативного и удобного редактирования, модификации и обработки данных. Информацию табличного вида, представленную на бумаге, оправданно преобразовать в формат электронных таблиц, а во многих случаях и в формат баз дан­ных. Это связано с тем, что системы этих классов обладают специальными средст­вами работы с данными табличного вида.

Немало информации табличного вида, как показано на рис.1.1 и рис 1.3, существует в текстовом формате или в формате Microsoft Word. Но потребности пользователей этой информации таковы, что им удобнее работать с ней, используя средства СУБД.

Значительная часть информации таблич­ного вида сегодня хранится в формате электронных таблиц. Несмотря на неоспори­мые достоинства программных систем данного класса, во многих случаях они не по­зволяют в полном объеме решать многие проблемы. В частности, БД по сравнению с электронными таблицами обладают следующими преимуществами:

• БД позволяют не только вводить данные в таблицы, но и контролировать пра­вильность вводимых данных (их соответствие назначенному типу, их соответствие принятому формату, их соответствие условию на значение);

• БД могут хранить огромное количество записей и при этом СУБД обеспечи­вают удобные способы извлечения из этого количества нужной ин­формации;

• если все необходимые для работы данные хранить в электронных таблицах, то по мере накопления информации легко запутаться в большем объеме файлов. БД позволяют хранить все данные в одном файле, и доступ к этим данным осуществляется постранично, т.е. не превышаются ограничения на ресурсы памяти компьютера;

• в БД возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из нескольких таблиц, при этом для пользователя они будут представляться одной таблицей;

• предоставляя связи между отдельными таблицами, БД позволяют избежать дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации;

• у БД значительно больше возможностей при работе нескольких пользователей с одними и теми же данными. При этом все пользователи гарантированно бу­дут работать с актуальными данными;

• БД имеют развитую систему защиты от несанкционированного доступа, кото­рая позволяет каждому пользователю или категории пользователей видеть или изме­нять только те объекты, на которые ему были выданы права администрато­ром системы.

Про­блемы преобразования информации табличного вида в файлы БД стоят во многих организациях. В частности, нередко на предприятиях информация о проданном обо­рудовании поступает из различных регионов в виде файлов Microsoft Excel. В главном офисе компании установлена БД, в которой накапливаются и обрабатываются данные из регионов. Преобразование таблиц Microsoft Excel в формат БД осуществляется вручную. Ра­боты такого рода трудоемки, а результаты преобразования не гарантируют отсутствия оши­бок. Многие предприятия подготовили каталоги изделий в виде текстовых файлов. Сейчас возникла потребность разра­ботки БД, основу которой составляют эти каталоги. Не вызывает сомнения то, что существует и ряд других ситуаций, когда организации остро нуждаются в эффективных средствах преобразова­ния информации табличного вида в файлы БД.

Таким образом, на основании сказанного выше, можно сделать вывод о том, что проблема преобразования информации табличного вида в файлы реляционных баз данных актуальна. И работы в данном направлении представляют практический интерес. Это справедливо как для документов табличного вида, пред­ставленных на бумаге, так и для документов, хранящихся в электронной форме, будь то текстовые файлы, файлы текстовых процессоров или файлы электронных таблиц.