5.8 Другие программные продукты, помогающие в тайм-менеджменте

102

2)список задач. В этой панели отображаются задачи. Они могут быть организованы в древовидные структуры (рис. 5.23);

Рис. 5.23 – Область задач в LeaderTask

3)панель свойств задачи. Здесь находятся примечание к задаче, информация о свойствах (например, принадлежность к проекту), прикрепленные файлы и встроенный чат (рис. 5.24);

Рис. 5.24 – Область свойств задач в LeaderTask

4) ежедневник. Это аналог бумажного ежедневника. На панели присутствует временная шкала. На ней можно размещать задачи, создавая почасовое расписание (рис. 5.25).

104

Рис. 5.27 – Задачи и подзадачи в LeaderTask

Рис. 5.28 – Поручение задач сотрудникам в LeaderTask

Шаг 4. Назначьте день выполнения для каждого поручения. День выполнения – это конкретная дата, в течение которой сотрудник должен выполнить поручение. В назначенный день сотрудник откроет список задач на сегодня, увидит поручение и приступит к выполнению.

106

Шаг 5. Если вы хотите добавить комментарий по поручению или задать вопрос, напишите сообщение во встроенный в задачу чат.

В панели свойств задачи введите сообщение и нажмите на Enter (рис. 5.31). Сообщение отправится сотруднику (в каждой задаче – свой отдельный чат, что позволяет не смешивать переписки по разным поручениям).

Рис. 5.31 – Чат задачи в LeaderTask

Шаг 6. Дождитесь выполнения поручения.

После выполнения поручения сотрудник присвоит задаче статус «Готово к сдаче». В навигаторе появится новый раздел «Готово к сдаче». В этом разделе отобразится задача, ожидающая проверки: о том, что задача готова к сдаче, сигнализирует красная галочка в строке задачи (рис. 5.32).

Шаг 7. Проверьте результат выполнения задачи.

Если вас все устраивает, то присвойте заданию статус «Завершено» (рис. 5.33). Задача будет скрыта из списка.

107

Рис. 5.32 – Выполненное поручение в LeaderTask

Рис. 5.33 – Завершение задачи в LeaderTask

Если вас что-то не устраивает, то присвойте задаче статус «На доработку» (рис. 5.33). Дополнительно опишите в чат, что конкретно вас не устраивает и что нужно переделать.

Сотрудник увидит, что вы вернули задачу, прочтет ваши комментарии и выполнит задачу как требуется. После этого он снова присвоит задаче статус «Готово к сдаче».

В таблице 5.1 приведены некоторые из современных программ для таймменеджмента и перечислены их основные функции [5].

108

Таблица 5.1 – Сравнение программных продуктов для тайм-менеджмента

Конечно, более подробное и детальное рассмотрение всех программных помощников в тайм-менеджменте возможно только после личного знакомства с каж-

109

дой из программ и определения для себя, чем именно вам будет удобней пользоваться. Сравнительная структура, представленная в таблице 5.1, может быть полезной при выборе инструмента, облегчающего упорядочение времени.

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Контрольные вопросы по главе 5

·· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

1.Расскажите о гибком и жестком планировании в Microsoft Outlook.

2.Как задача расстановки приоритетов решается с помощью Microsoft

Outlook?

3.Что такое пользовательское представление и как настраивать представ-

ления в Microsoft Outlook?

4.Как помогает группировка задач в Microsoft Outlook при планировании?

5.Что такое кайрос?

6.Для чего служит техника планирования «День – Неделя»?

7.Расскажите об обзоре сроков исполнения задач в Microsoft Outlook.

8.Как осуществляется контроль назначенных задач в Microsoft Outlook?

9.Дайте характеристику программному продукту LeaderTask.

10.В чем отличительные особенности таких программных продуктов, как

LotusNotes и TimeAssist, от Microsoft Outlook.