Управление данными.-1

страничных форм. Порядок создания указанных форм. Разделы форм в режиме <Кон-

структор>. Свойства используемых элементов.

Задание 4.1. Для каждой таблицы рабочей БД создать форму одним из способов:

1.С использованием кнопки Новый объект.

Если в окне БД выбрать таблицу, затем щелкнуть по данной кнопке и выполнить ко-

манду <Автоформа>, то для выбранной таблицы будет создана форма по умолча-

нию.

2.С помощью мастера форм, выполнив следующие действия:

Вкладка <Формы>в окне БД, кн. <Создать>.

В ДО <Новая форма> щелкнуть по строке <Мастер форм>, а в списке внизу окна выбрать таблицу.

Следовать указаниям мастера.

3.Разработка форм вручную.

Вкладка <Формы>в окне БД, кн. <Создать>.

Выбрать пункт <Конструктор>и выбрать таблицу или запрос, ОК.

Поместить на форму нужные объекты: поля, текст, графика. Для настройки па-

нели инструментов конструктора форм используйте команду <Вид—Панель элемен-

тов>.

Сохранить форму.

Задание 4.2. Перейдя в режим <Конструктор> какой-либо формы, "поиграть" с

объектами: изменить размер, переместить на новое место, поместить на форму новый текст, графику, поработать с цветом. Основной инструмент при этом: <Панель элемен-

тов>.

Задание 4.3. Создать форму по запросу "Сведения о заказах", содержащую поля: <Товар> (поле <Марка> переименовать в поле <Товар>), <Количество>, <Цена>, <ОтпускнаяЦена>.

Указание. Использовать запрос "Сведения о заказах", изменив его таким образом

(или в случае его отсутствия - создать), чтобы в динамическом наборе участвовали поля: <Код заказа> (Заказано)

<Код товара> (Заказано)

<Марка> (Товары)

<Цена > (Заказано)

<Количество > (Заказано)

<Скидка > (Заказано)

Вычисляемое поле <Отпускная цена>

Отпускная цена:Ccur([Заказано].[Цена]*[Количество]*(1- [Скидка])/100)*100

Задание 4.4. Создать вычисляемый элемент управления <Промежуточная сумма>,

подсчитывающий общую сумму заказа по следующей схеме:

Открыть форму в режиме <Конструктор>;

Рис.7. Вид формы Сведения о заказах

На <Панели элементов> выбрать элемент <Поле>, зафиксировать левый верх-

ний угол на свободном месте формы и, удерживая мышь нажатой, растянуть прямоугольник до правого нижнего.

Ввести название поля на элементе, расположенном слева, и формулу на элемен-

те справа:=Sum([ОтпускнаяЦена])

Оформить макет формы по своему усмотрению, поля расположить, следуя рис. 7

Задание 4.5. Создайте форму для просмотра сведений о факультете с указанием названия факультета, списка преподавателей, работающих на этом факультете, списком студентов, обучающихся на факультете и имеющих уровень интеллекта ниже введенного пользователем значения, общим количеством преподавателей, средним интеллектуальным уровнем студентов этого факультета. Выбор названия факультета должен производиться из раскрывающегося списка. Используйте подчиненные формы ленточного формата и для

студентов и для преподавателей. В подчиненной форме для студентов должны отобра-

жаться поля <ФИО> и <Уровень интеллекта студента>. В подчиненной форме для препо-

давателей должны отображаться ФИО и название должности, занимаемой преподавате-

лем. Для подсчета количества и среднего используйте элемент управления поле. Сохрани-

те форму под именем Факультеты.

Указание. Используйте БД Учебный процесс.

СОЗДАНИЕ МНОГОТАБЛИЧНЫХ И МНОГОСТРАНИЧНЫХ ФОРМ

Задание 4.6. Для таблицы Сотрудники создать дополнительную таблицу Часы,

содержащую поля:

<Код сотрудника> (в соответствии с таблицей Сотрудники, тип поля - числовой) <Дата оплаты>

<Часы> (количество отработанных часов) <Сверхурочные часы>

Заполнить таблицу Часы (создать записи) таким образом, чтобы для каждого со-

трудника было 2-4 записи.

Создать формы для обеих таблиц (можно с помощью мастера).

Создать на основе формы Сотрудники многотабличную форму, т.е. такую, которая

водном окне отображает данные из нескольких таблиц. Порядок выполнения задания:

Открыть главную форму в режиме <Конструктор>;

Перейти в окно БД, выбрать вкладку <Формы>;

Переместить форму, которая будет использоваться как подчиненная, из окна БД в главную форму. В главной форме добавится элемент управления подчиненной формой. Его можно переместить в нужное место.

В контекстном меню для элемента управления выбрать команду <Свойства>,

вкладку <Данные>, свойство <Подчиненные поля> и убедитесь, что Access со-

здал связь, используя нужные вам поля. Если связь не установлена, введите имя поля, которое будет использоваться для связи записей внутри подчиненной формы.

Закройте форму и сохраните ее.

Замечания.

1. При просмотре многотабличной формы в режиме формы записи главной таблицы появятся в главной части формы, а все связанные записи – внутри подчинен-

ной формы.

2. Access правильно устанавливает связь, если имена соответствующих полей совпадают и если связь между таблицами была определена на уровне таблиц (<Схема данных>), при этом поле главной таблицы – ключевое.

Создание многостраничных форм. Каждая вкладка такой формы может содер-

жать обычные для форм поля и объекты. Для создания многостраничной формы использу-

ется кнопка <Набор вкладок>, которая находится на ПИ конструктора форм. Для создания такой формы:

Создайте вручную новую форму на основе какой-либо таблицы или запроса (в ре-

жиме <Конструктор>)

Если панели инструментов нет на экране, отобразить ее, выбрав команду <Вид— Панель инструментов>.

Выберите кнопку <Набор вкладок> ПИ.

Щелкните на форме на том месте, где должен находиться верхний левый угол эле-

мента управления, и, удерживая кнопку мыши, переместите указатель мыши в нижний правый угол (это делается для определения размеров элемента). Когда Вы отпустите кнопку мыши, в форму будет вставлен элемент управления, состоящий из двух вкладок.

Чтобы добавить элемент управления в созданную вкладку, откройте нужную вкладку и добавьте в нее элементы, используя список полей и ПИ (кроме элемента

<Набор вкладок>).

Задание 4.7. Создайте для таблицы Сотрудники многостраничную форму, содер-

жащую вкладки <Личная информация> и < Служебная информация>. Поля разместите по

своему усмотрению.

V. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №5. СОЗДАНИЕ ПРОСТЫХ МАКРОСОВ, КНОПОЧНЫХ ФОРМ, МОДУЛЕЙ, ОТЧЕТОВ

Цель работы: получение навыков работы по созданию макросов и кнопочных форм; получение навыков работы по созданию отчетов.

Темы для предварительного изучения. Назначение макросов и кнопочных форм.

Порядок создания макросов. Использование условий. Режимы создания кнопочных форм.

Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохра-

нение и печать отчета.

Задание 5.1. Создать макросы, открывающие формы, созданные по таблицам.

Вкладка <Макросы>—кн. <Создать>.

Ввести макрокоманды. Для этого шелкнуть на кнопке раскрытия списка на пер-

вой пустой ячейке в столбце макрокоманда (или <Alt+ >). Откроется список

допустимых макрокоманд.

Выбрать нужную команду, в частности <Открыть форму>.

Щелкнуть в нижней части окна (или F6), укажите аргументы действия (в нашем случае указать название формы).

При необходимости снабдить макрокоманды комментариями.

Выполните 1-2 макроса. Макрос на выполнение можно запускать по-разному:

Самый простой способ – выбор макроса и щелчок на кн. <Запуск>, или двойной щелчок на имени макроса в окне БД.

Другой способ – команда <Сервис—Запуск макроса>, ввести имя макроса в ДО.

Третий способ – с помощью кнопок, добавляемых на формы.

Свяжите макрос с кнопкой (способ перетаскивание):

Открыть нужную форму в режиме <Конструктор>. Установите ее размеры та-

ким образом, чтобы форма и окно БД были видны одновременно.

Открыть вкладку <Макросы>.

Перетащить макрос в выбранное место формы.

Пользуясь контекстно-зависимым меню, отредактируйте кнопку: попробуйте со-

здать рисунок на кнопке, надпись, измените ее размеры.

Создайте на формах кнопки, открывающие уже созданные запросы (с параметром,

с вычисляемым полем и т.д.).

Используйте другой способ создания кнопки (элемент управления <Кнопка>).

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Задание 5.2. Создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания.

Пример выполнения задания. Создадим простой отчет, содержащий:

список сотрудников предприятия с полями: <Идентификационный код>, <Фами-

лия>, <Имя>, <Отчество>, <Телефон>;

Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;

Вычислить количество фамилий в каждой группе.

Примерный вид требуемого отчета представлен на табл. 1.

Таблица 1. Вид простого отчета

СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ 26.02.06

1.Открыть базу данных (например, Профсоюз), для которой создается отчет;

2.Начать создание отчета в режиме <Конструктор>:

Выбрать вкладку <Отчеты>, нажать кнопку <Создать>.

Появляется окно <Новый отчет>, в котором выбрать <Конструктор>(для самостоя-

тельного создания отчета), указать источник данных - таблицу Сотрудник (выбрать таб-

лицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов), ОК.

На экран выводятся окна, представленные на рис. 8:

Рис. 8. Вид отчета в режиме <Конструктор>

a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следу-

ющими областями: <Верхний колонтитул>; <Область данных>; <Нижний колонтитул>.

б) Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, ко-

торые можно включить в отчет (панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по соответствующей кнопке на панели инструментов или выполнив команду <Вид

– Панель элементов>;

в) Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Сотрудник) (список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду <Вид –Список полей или выполнив щелчок по соответствующей кнопке на панели инструментов).

Перемещая окна, можно расположить их в удобном для работы порядке, например:

окно отчета - слева, список полей в правой области экрана, ниже -панель элементов.

Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (<Вид – Свой-

ства>) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства. 3. Установить размеры отчета:

Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);

Выполнить <Файл – Параметры страницы>:

При выбранной вкладке <Страница> установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);

При выбранной вкладке <Поля> установить размеры левого и правого поля по 10

мм;

При выбранной вкладке <Столбцы> установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см;

Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней

линейке; 4. Добавить в бланк отчета области <Заголовок отчета> и <Примечание отчета>

(выполнить <Вид – Заголовок/Примечание отчета>).

5. Переместить из таблицы в <Область данных> список нужных полей:

В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей <Ctrl> поля

<Идентификационный код>, <Фамилия>, <Имя>, <Отчество>, <Телефон> и отбуксиро-

вать их в <Область данных>. В <Области данных> появятся связанные элементы управле-

ния, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа -

значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных,

чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;

Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав <Файл – Предварительный просмотр>. В дальнейшем можно использовать эту команду для про-

смотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;

Переместить заголовки столбцов в область <Верхний колонтитул>, выполнив следующие действия:

Выделить подписи элементов управления (слева) в <Области данных>, для чего нажать клавишу <Shift> и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду <Вырезать>;

Активизировать <Верхний колонтитул>щелчком мыши по заголовку и выпол-

нить команду <Вставить>. Подписи будут вставлены в область <Верхнего колонтитула>;

Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись <Идентификацион-

ный код> переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так,

чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3 см;

Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответ-

ствии с табл. 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щел-

чок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду <Свойства> и установить во вкладке <Макет> следующие значения: Ширина 3

см, Высота 1 см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12 см. Для редактирования под-

писи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные измене-

ния.

Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню <Формат – Выровнять>, <Формат – Размер>, или уста-

новить соответствующие свойства для данного элемента.

Уменьшить размер области <Верхний колонтитул> по размеру высоты заголов-

ков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;

Разместить поля в <Области данных> в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер <Области данных> мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с рис.1;

Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав <Файл – Предвари-

тельный просмотр>. Внести изменения, если есть несоответствия табл.1 или ошибки.

6. Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:

Выполнить щелчок по пиктограмме <Сортировка и группировка> панели ин-

струментов или выбрать <Вид –Сортировка и группировка>. Открывается окно <Сорти-

ровка и группировка>:

в столбце <Поле/выражение> (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле <Фамилия>;

в столбце <Порядок сортировки> установить порядок сортировки (по возраста-

нию)

Выполнить установку свойств в области <Свойства группы>:

o Для <Заголовок группы> и <Примечание группы> установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область <Заголовок группы> "Фамилия"

перед <Областью данных> и <Примечание группы> после <Области данных>;

o Для группировки по первому символу установить в строке <Группировка> значе-

ние <По первым символам>;

o В строке <Интервал> установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;

o В строке <Не разрывать> установить значение <Полную группу>; o Закрыть окно <Сортировка и группировка>.

7. Вставить в область <Заголовок группы> бланка отчета текст "Группа фамилий,

начинающихся на букву", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась оче-

редная группа:

Выделить область <Заголовок группы> в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);

Из окна <Список полей> перетащить поле <Фамилия> в бланк отчета в область

<Заголовок группы>. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указатель-

ным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и

отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области. В

левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу

<Enter>. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: <Формат –Размер–По размеру данных>. Изменить размеры правого поля, пере-

мещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного сле-

дующая.

В окне <Панель элементов> щелкнуть по кнопке Линия, переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;

Просмотреть отчет, выбрав <Файл –Просмотр>. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).

9. Вставить в область <Примечание группы> бланка отчета текст "Количество в группе", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:

Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на панели элементов по кнопке ab|, а затем в области <Примечание группы> в месте расположения элемента.

Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента впра-

во. В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.

10. Вставить при необходимости рисунок в заголовок отчета:

<Вставка–Рисунок–Из файла>. В открывшемся окне выбрать подходящий графи-

ческий файл, ОК.

11. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:

На панели элементов выбрать кнопку ab|, переместить курсор в область <Заголо-

вок отчета> справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области.

В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью <Свободный> ввести