148

Глоссарий

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее доку-

мент.

Административное приостановление деятельности – вид административ-

ного наказания, назначаемый судом, – прекращение деятельности работодателя на срок до девяноста суток.

Акт – информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий.

Анкета – документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Аттестация кадров – один из элементов кадровой работы на предприятии, представляющий собой периодическое освидетельствование профессиональной пригодности и соответствия занимаемой должности каждого работника определенной категории.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Безопасные условия труда – условия труда, при которых воздействие на работающих вредных или опасных производственных факторов исключено, либо уровни их воздействия не превышают установленные нормативы.

Больничный лист (листок нетрудоспособности) – многофункциональный документ, необходимый для освобождения от работы в случае временной нетрудоспособности; начисления пособия по временной нетрудоспособности.

Введение в должность – мероприятия, проводимые руководством или по его поручению с целью ознакомления нового сотрудника с организацией, вопросами социального благосостояния и безопасности, общими условиями труда и деятельностью подразделения, где ему предстоит работать.

Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

149

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Внутренняя опись содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ.

Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.

Выписка – это та же копия, но не всего текста документа, а лишь необходимой его части.

График отпусков – документ, который определяет очередность предоставления отпусков сотрудникам организации. Необходимость его утверждения, а также правила составления прямо предусмотрены ч. 1 ст. 123 ТК РФ.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Данные – зарегистрированные на любых носителях сведения об объекте (реальном или вымышленном) независимо от того, дошли они до какого-либо пользователя (потребителя информации) и интересуют ли они его.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов (один документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Дисциплина труда – обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

150

Дисциплинарное взыскание – замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям за совершение работником дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Дисциплинарный проступок – неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Дисциплинарные проступки можно разделить на две группы: неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей; нарушение дисциплины труда.

Документ; документированная информация – зафиксированная на мате-

риальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излага-

ющий его содержание.

Защита данных – предупреждение несанкционированного или случайного доступа к данным, их изменения или разрушения со стороны пользователей (обеспечение секретности данных); предупреждение изменения или разрушения данных при сбоях аппаратуры и программных средств, а также в результате ошибок в работе сотрудников групп эксплуатации (обеспечение безопасности данных).

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т. д.).

Индекс дела; номер дела – цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

151

Исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ,

отправляемый из учреждения.

Инструкция – правой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация, составляющая коммерческую тайну, – сведения любого ха-

рактера (производственные, технические, экономические, организационные и др.), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-техни- ческой сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Коллективный договор – правовой акт (соглашение), регулирующий соци- ально-трудовые отношения и заключаемый работниками организации с работодателем.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Личное дело работника – совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативно-правовой акт – правовой акт, изданный в установленном порядке уполномоченным на то органом государственной власти, органом местного самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

152

Организационно-распорядительный документ – вид письменного доку-

мента, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами – организация документооборота,

хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Официальный документ – документ, созданный юридическим или физиче-

ским лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, уста-

новленных правилами документирования.

Оформление дел – комплекс работ по технической обработке документов: составление внутренней описи и заверительной надписи, подшивка (переплет) дела, нумерация листов, оформление обложки.

Перевод на другую работу – постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Письменный документ – текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверности его происхождения.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Положение – 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

153

Правила внутреннего трудового распорядка – локальный акт организации,

в котором определяется режим труда и отдыха работников, их права и обязанности, порядок приема и увольнения, поощрения и взыскания и рассматриваются другие вопросы трудовых отношений.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Приказ – 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Распространение персональных данных – действия, направленные на пе-

редачу персональных данных определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом.

Резюме – документ, содержащий информацию о кандидате на предлагаемую вакансию, его образовании, опыте работы, профессиональных умениях и навыках.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Руководитель организации – физическое лицо, которое в соответствии с действующим законодательством, а также учредительными документами юридического лица и его локальными нормативными актами осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

154

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка предъявляется работником при заключении трудового договора по основному месту работы и хранится у работодателя в течение всего периода работы до его увольнения.

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором и соглашением сторон.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов,

установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Формирование дел – группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Эта работа состоит из следующих операций: распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в дела; расположение документов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Штатное расписание – локальный нормативный акт, в котором зафиксирована структура организации, ее штатный состав и штатная численность. В штатном расписании содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты.