120

6 Хранение документов по кадровому учету

6.1 Правила и сроки хранения кадровой документации

Кадровая служба является структурным подразделением организации, в котором происходит наиболее интенсивный документооборот.

К сожалению, какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации, пока не издано, поэтому стоит руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, используемых и создаваемых в процессе деятельности организации.

Правильное хранение документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае если такой договор не заключен, организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) (далее – Перечень) [20]. Указанный Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенкла-

121

тур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий архивных органов и экспертных комиссий организаций.

В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела [20]:

раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом: государственные, муниципальные организации – 10 лет; негосударственные организации – не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы, которые не поступают в государственные, муниципальные архивы, – до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов. В числе кадровых документов можно назвать следующие документы, подлежащие постоянному хранению [20]:

122

1)личные дела руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания:

заявления;

автобиографии;

копии приказов и выписки из них;

копии личных документов;

характеристики;

листки по учету кадров;

анкеты;

аттестационные листы и др.;

2)список (штатно-списочный состав) работников;

3)списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами,

удостоенных государственных и иных званий, премий.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Исчисление срока хранения дел, которые закончены делопроизводством в 2018 г., начинается с 1 января 2019 г.

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Отметка «до минования надобности» говорит о том, что доку-

ментация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций [20].