47

иные документы (копии документов) на усмотрение работодателя. На обложке личного дела работника указываются:

номер дела (как правило, соответствует табельному номеру работника);

фамилия, имя, отчество работника;

дата принятия на работу (дата начала дела).

Также оставляется пустая графа для указания даты увольнения работника (даты окончания дела).

Срок хранения личного дела работника составляет 75 лет.

2.5 Должностная инструкция и ознакомление с локальными нормативными актами

После того как оформлены документы, касающиеся непосредственно работника, обычно приступают к ознакомлению работника с документами, действующими в организации.

Прежде всего, работник должен быть ознакомлен под роспись с должностной инструкцией.

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Должностная инструкция – это документ, содержащий пол-

ный перечень всех обязанностей, прав работника, занимающего определенную должность, исчерпывающий перечень его должностных обязанностей, совокупность знаний, умений и профессионального опыта, которыми должен обладать работник, замещающий указанную должность, иные требования, предъявляемые к работнику указанной должности.

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Должностная инструкция утверждается руководителем организации (или лицом, его заменяющим) и предоставляется работнику для ознакомления перед тем, как работник приступит к выполнению своих трудовых обязанностей.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Иными локальными нормативными актами организации могут являться Положение об оплате труда, Положение о премировании работников и др.

48

Сведения об ознакомлении с указанными документами и подпись работника, подтверждающая такое ознакомление с ними, могут ставиться как в конце каждого из указанных документов, так и в трудовом договоре, который заключается с работником. В случае если ссылка на ознакомление работника с локальными документами организации делается в трудовом договоре, то должны быть указаны полные и точные реквизиты каждого документа, в том числе дата их утверждения.

2.6 Типичные ошибки оформления документов по кадровому учету при приеме на работу

Перечислим наиболее типичные ошибки, встречающиеся при оформлении документов по кадровому учету организации, и рассмотрим варианты их устранения.

1. Несоответствие наименований должностей, указанных в различных кадровых документах, между собой. Обычно это касается таких документов, как заявление о приеме на работу, приказ о приеме, штатное расписание и трудовой договор. Связано это, как правило, с тем, что многие должности имеют равнозначные наименования – юрист и юрисконсульт, менеджер торгового зала и менеджер по продажам и т. п.

Чтобы избежать подобной ошибки необходимо руководствоваться, в первую очередь, штатным расписанием организации, которое является основным документом, утверждающим перечень должностей для данной организации. Если несоответствия в документах все-таки были обнаружены, то в эти документы должны быть внесены изменения одним из двух способов:

составление дополнительных соглашений к данному документу (трудовой договор);

на основании приказа (приказ о приеме, личная карточка).

2. В трудовых договорах прописывается фраза «согласно штатному рас-

писанию». Такое оформление трудового договора является нарушением действующего законодательства, поскольку в ст. 57 ТК РФ содержится четкое требование о необходимости указания в трудовом договоре размера должностного оклада работника [1].

В случае если трудовой договор уже заключен и правильно заполнить указанную графу трудового договора не представляется возможным, то исправить данную ошибку возможно лишь путем заключения дополнительного соглашения

49

(изменения) к действующему трудовому договору, в котором будет указан размер должностного оклада.

3.Отсутствие в трудовом договоре каких-либо сведений или условий из числа предусмотренных ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ. Отсутствие данных сведений или условий не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения [1].

Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

4.Личные карточки работников заполнены не полностью либо вообще не ведутся. Поскольку личная карточка является формой кадровой документации, официально рекомендованной к применению в организациях всех организаци- онно-правовых форм, то пренебрежение указанным документом является нарушением и должно быть устранено путем, соответственно, либо ее заведения на каждого работника, либо заполнения пропущенных разделов личной карточки.

5.Ошибки, связанные с порядком заполнения трудовых книжек. К наиболее распространенным ошибкам относят следующие:

отсутствие полного и сокращенного наименования организации перед внесением записи о приеме работника;

наличие в записях сокращений каких-либо слов;

заверение записи о приеме работника на работу подписью и печатью руководителя организации и др.

Вслучае внесения в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление такой записи возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» [13] и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» [3].

Всоответствии с указанными документами в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.

При необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

Контрольные вопросы по главе 2

· · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · · ·

1.Расскажите о персональных данных работника. Как государством защищаются персональные данные?

2.Какие документы должны быть предоставлены при приеме на работу?

3.В каких случаях при трудоустройстве необходимо предъявление дополнительных документов?

4.Какие данные должны быть отражены в заявлении о приеме на работу?

5.Какие условия являются обязательными для включения в трудовой договор?

6.Каков порядок внесения записи в трудовую книжку о приеме работника на работу?

7.Для чего необходима книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них?

8.Расскажите о правилах заполнения личной карточки работника.

51

9.Каковы особенности заполнения личного дела работника?

10.Дайте понятие должностной инструкции. Почему необходимо ознакомить с ней работника?