Информационные технологии в управлении проектами

91

Рис. 7.25. Подготовка к переводу трудозатрат в сверхурочные

3.Для всех перегруженных работников (Постановщик, Программист1 и

Программист2) в столбец Сверхурочные трудозатраты введем в

строку задачи Составление программной документации значения сверхурочных соответственно 4ч, 2ч и 2ч. При этом перегрузка Постановщика преодолевается, а трудозатраты Программист1 и Программист2 самостоятельно перераспределяются системой.

4.Изменим вручную трудозатраты Программист1 и Программист2 так, чтобы над задачей Составление программной документации они работали по 9ч 11.11.09 и 12.11.09 (в день сверхурочная работа составит по 1ч). Результат – перегрузка преодолена у всех работников

(рис.7.26).

Рис. 7.26. Результат переноса трудозатрат в сверхурочные

Задания для самостоятельного выполнения

Для ранее созданных проектов Строительство дома, Внедрение бухгалтерской системы, Ремонт квартиры выполнить выравнивание загрузки ресурсов следующими способами.

92

1.Автоматическое выравнивание (результат сохранить в файл

Тема7_1.mpp).

2.Изменение календарного плана и преобразование параллельных работ в последовательные (результат сохранить в файл Тема7_2.mpp).

3.Замена ресурсов (результат сохранить в файл Тема7_3.mpp).

4.Редактирование распределения трудозатрат вручную (результат сохранить в файл Тема7_4.mpp).

5.Перенос части трудозатрат в сверхурочные (результат сохранить в файл Тема7_5.mpp).

При выравнивании можно комбинировать эти способы.

93

Лабораторная работа 6 "Отслеживание проекта"

Целью занятия является получение навыков отслеживания хода выполнения проекта, ввода фактических данных и использования методики освоенного объема.

Форма занятия – лабораторная работа с использованием компьютера.

Продолжительность – четыре академических часа.

6.1. Пример отслеживания проекта

Примеры отслеживания иллюстрируются с использованием проекта

Разработка программы, содержащегося в файле Тема8.mpp.

Сохранение базового плана

1.Переключиться в диаграмму Ганта.

2.Выбрать пункт Сервис/Отслеживание/Задать базовый план.

3.Установить переключатели Задать базовый план и всего проекта – Ok.

4.Выбрать Вид/Диаграмма Ганта с отслеживанием. Результат – текущий и базовый планы совпадают. Текущий план изображен цветными отрезками, а базовый – отрезками серого цвета.

Настройка представления Использование задач

1.Переключиться в представление Использование задач.

2.В контекстном меню правой таблицы представления выбрать

Трудозатраты, Фактические трудозатраты и Фактические затраты..

3.Вставить в левую таблицу столбцы Остановка, Возобновление,

Оставшиеся трудозатраты, %завершения: Вставка/Столбец –

выбрать имя столбца –Ok (рис. 8.16).

Ввод повременных данных ресурсов

1.Введем повременные данные ресурса Постановщик по выполнению задачи Постановка задачи. Ему запланированы работы в течение 10 рабочих дней общей трудоемкостью 80ч.

2.В строке Постановщик в ячейки Фактические трудозатраты введем значения по 8ч в течение первых 10 рабочих дней.

3.В строке Бумага в ячейку Фактические трудозатраты введем 1 в

первый день работы постановщика 7.11.09.

94

4.В строке СD-матрица в ячейку Фактические трудозатраты введем 2

в этот же день 7.11.09. Результат – процент завершения задачи равен 100% и она отмечается знаком в столбце индикаторов (рис. 8.16).

5.В строке Междугородные переговоры в ячейку Фактические затраты

введем 100, 200 и 200 в соответствии с рис. 8.16.

6.Переключиться в диаграмму Ганта с отслеживанием. Результат – проект выполняется точно в соответствии с первоначальным планом.

Рис. 8.16. Результат ввода повременных данных

Ввод повременных данных задач

1.Переключиться в представление использования задач

(Вид/Использование задач).

2.Найти строку задачи Разработка интерфейса. На нее назначен

Программист1, Междугородные переговоры и CD-матрица.

Трудозатраты программиста составляют 40ч (5 дней по 8ч), а CDматриц расходуется по одной штуке в день (всего 5шт).

3.В строку Фактические трудозатраты правой таблицы,

расположенной напротив названия задачи, введем трудозатраты задачи в рабочие дни, начиная с запланированного дня начала работ (23.11.09): 4ч, 8ч, 8ч, 8ч, 8ч, 4ч. Результат – система сама распределяет фактические трудозатраты задачи по выполняющим ее трудовым ресурсам. Поскольку такой ресурс единственный (Программист1), все вводимые значения переносятся в его трудозатраты.

4.В строке CD-матрица для этой же задачи в первый день работы программиста введем фактические трудозатраты 5.

5.В строке Междугородные переговоры для этой же задачи в строке Фактические затраты введем по 200 в каждый день работы

Программист1.

95

6.Найти строку задачи Разработка структуры базы данных. На нее назначен Программист2, Междугородные переговоры и CD-матрица.

Трудозатраты программиста составляют 56ч (7 дней по 8ч), а CDматриц расходуется по 1 штуке в день.

7.В строку Фактические трудозатраты правой таблицы,

расположенной напротив названия задачи, введем трудозатраты задачи в рабочие дни, начиная с запланированного дня начала работ (23.11.09): 8ч, 8ч, 8ч, 8ч, 8ч, 8ч, 8ч. Результат – система аналогично распределяет фактические трудозатраты задачи по выполняющим ее трудовым ресурсам. Поскольку такой ресурс единственный (Программист2), все вводимые значения переносятся в его трудозатраты.

8.В строке CD-матрица для этой же задачи в первый день работы программиста введем фактические трудозатраты 7.

В строке Междугородные переговоры для этой же задачи в строке Фактические затраты введем по 150 в каждый день работы Программист2. Результат изображен на рис. 8.17.

Рис. 8.17. Результат ввода повременных данных задач

9.Введем таким же способом фактические трудозатраты задач

Разработка модулей обработки данных (4, 4, 4, 4, 8, 8, 8, 8 с 1.10.09) и

Заполнение базы данных (8, 8, 8, 8, 4, 4, 4, 4, 4, 4, 4, 4 с 2.10.09). 10.Введем фактические трудозатраты CD-матриц по 7 и 8 штук

соответственно 1.10.09 и 2.10.09. Результат изображен на рис. 8.18. 11.Переключиться в диаграмму Ганта с отслеживанием. Результат – в связи с тем, что фактическое выполнение задач отстало от ранее

96

запланированного графика, выполнение проекта в целом отстает от базового плана (время окончания последних цветных отрезков находится позже времени окончания последних отрезков серого цвета, что изображено на рис. 8.19).

Рис. 8.18. Результат продолжения ввода повременных данных задач

Рис. 8.19. Отставание выполнения проекта от плана

Ввод фактических трудозатрат

1.Выбрать представление Использование задач.

2.Добавить в таблицу представления столбец Фактические трудозатраты.

3.Найти строку задачи Отладка программного комплекса, а в ней – ячейки столбцов Фактические трудозатраты и Оставшиеся трудозатраты. В них соответственно записаны 0ч и 120ч. Эти трудозатраты делятся на 2 программистов и постановщика, у которых

97

значения фактических и оставшихся трудозатрат равны соответственно

0ч и 40ч.

4.Ввести в поле Фактические трудозатраты задачи Отладка программного комплекса значение 32ч. Результат – введенные трудозатраты пропорционально распределены между программистами (поскольку степень их участия в работе одинакова, произошло равномерное распределение). Постановщику не досталось фактических трудозатрат, поскольку в первые дни он не участвует в этой задаче. Фактические трудозатраты распределены, начиная с запланированного дня начала работ (с 19.10.09). Оставшиеся трудозатраты равны 88ч. В графе Остановка для задачи Комплексная отладка модулей указана дата прекращения работ, а в графе Возобновление – дата, с которой работы будут продолжены. Обе данные равны 19.10.09.

5.Предположим, что работы были возобновлены 23.10.09 и велись ежедневно в полном объеме вплоть до завершения задачи. Установить в графе Возобновление дату 23.10.09. Ввести в поле Фактические трудозатраты задачи Отладка программного комплекса значение

120ч. Результат – оставшиеся трудозатраты равны 0, работа выполнена полностью. Итоговое представление Использование задач изображено на рис. 8.20.

Рис. 8.20. Результат ввода фактических трудозатрат

Ввод процента завершения

1.Перейти в представление Использование задач.

2.Найти строку задачи Тестирование и исправление ошибок.

3.В левой таблице представления в этой строке найти поле %завершения и занести в него 30. Результат – система перенесла 30% запланированных трудозатрат в фактические трудозатраты.

4.Открыть окно свойств задачи Тестирование и исправление ошибок:

двойной щелчок мыши по ее названию.

98

5.В открывшемся окне перейти на вкладку Общие, найти поле Процент завершения и занести в него 50. Результат – 50% запланированных трудозатрат ресурсов перенесены в фактические трудозатраты.

6.Перейти в представление Диаграмма Ганта и найти на диаграмме отрезок задачи Тестирование и исправление ошибок. Черная линия на этом отрезке соответствует фактическому ходу выполнения работ по задаче. Поскольку линия не достигла конца отрезка, задача является незавершенной.

7.Переместить при помощи мыши правую границу линии фактического выполнения задачи примерно на 80% отрезка. Результат – система определит точный процент завершения и в соответствии с ним перенесет запланированные трудозатраты в фактические.

Анализ хода выполнения проекта

1.Перейти в представление Использование задач.

2.В правой части представления убрать строки Фактические трудозатраты и Фактические затраты.

3.Вывести таблицу для анализа освоенного объема: Вид/Таблица/Другие таблицы – выбрать из списка Освоенный объем – Применить.

4.Вставить в таблицу суммарную задачу проекта: Сервис/Параметры –

вкладка Вид – установить флаг суммарную задачу проекта.

5.В строке суммарной задачи выведены основные показатели:

o БСЗР – затраты на текущий момент по базовому плану;

oФСВР – сколько фактически затрачено на проект к текущему моменту;

oБСВР – сколько планировалось затратить на те работы , которые уже выполнены.

6.Установим дату отчета, на которую будем выполнять анализ. В качестве таковой используем 19.11.09, когда проект должен быть завершен: Проект/Сведения о проекте, Дата отчета – 19.11.09.

7.Анализируем индексы суммарной задачи проекта:

oОКП < 0 – проект выполняется с отставанием от плана (значение этого индекса – стоимость тех работ, которые мы выполнили сверх плана к текущему моменту);

oПОПЗ = БПЗ – затраты по проекту ожидаются в пределах плановых показателей (значение ПОПЗ – ожидаемая стоимость проекта после его завершения);

oОПЗ = 0 – величина, на которую увеличатся затраты (значение ОПЗ – размер ожидаемой экономии).

8.Выберем таблицу для анализа скорости выполнения работ:

Вид/Таблица/Другие таблицы – выбрать из списка Показатели календ. плана (освоенный объем) – Применить.

9.Проанализируем индексы суммарной задачи проекта, которых не было

впредыдущей таблице:

99

o ООКП < 0 – проект отстает от плана (значение ООКП показывает процент опережения плана);

o ИОКП < 1 – проект отстает от плана.

10.Выберем таблицу для анализа затрат проекта: Вид/Таблица/Другие таблицы – выбрать строку Показатели затрат (освоенный объем) – Применить.

11.Проанализируем показатели суммарной задачи проекта, которых не было в двух предыдущих таблицах:

o ООПС = 0 – проект не экономит средства (значение ООПС – процент сэкономленных средств);

o ИОС = 1 – проект не экономит средства;

o ПЗВ = 1 – средства не экономятся, но и нет перерасхода.

Задания для самостоятельного выполнения

Вариант 1

1.Для ранее созданного проекта Строительство дома самостоятельно ввести фактические данные о выполнении работ различными способами для задач, принадлежащих различным фазам в соответствии с табл.8.2.

100

2.Выполнить анализ хода выполнения проекта по методике освоенного объема на предполагаемую дату окончания работ и сделать вывод о скорости выполнения работ (раньше или позже плана) и о предполагаемом объеме фактических затрат (больше или меньше плановых).

Вариант 2

1.Для ранее созданного проекта Внедрение бухгалтерской системы

самостоятельно ввести фактические данные о выполнении работ различными способами для задач, принадлежащих различным фазам в соответствии с табл.8.3.

Таблица 8.3.

Файл

Способ ввода Фаза сохранения

фактических данных

результата

2.Выполнить анализ хода выполнения проекта по методике освоенного объема на предполагаемую дату окончания работ и сделать вывод о скорости выполнения работ (раньше или позже плана) и о