Пример размещения реквизитов на угловом бланке:

Пример размещения реквизитов на продольном бланке:

Реквизиты:

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знак обслуживания);

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

1. Что такое документ и его отличия от информации?

Информация – совокупность сведений, показателей, данных. Информация может быть бездокументной (устной) и документированной. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

2. Что относят к средствам, методам документирования и носителям информации?

Средство документирования – средство организационной и компьютерной техники, используемое для записи информации на носителе. Технические средства:  Средства составления документов (ручные пишущие средства; печатающие устройства ПК и др.)  Копировальная и множительная техника.  Средства обработки документов (фальцевальные, листоподборочные, машины, скрепляющее и склеивающее оборудование; ламинаторы, шредеры).  Средства хранения, поиска и передачи документов (первичные средства хранения документов – папки, вторичные средства хранения документов – шкафы, стеллажи и т.п., пневматическая почта).  Техника управленческой связи (телефон, электронная почта и др.) Способ документирования – метод, применяемый при записи информации на материальном носителе. Основные способы документирования:  Механическая запись.  Электронное документирование.  Звукозапись.  Фото-документирование.  Видео-документирование. Документационное обеспечение управления в цифровой среде, ГУУ, 2022 год 6 Носитель документированной информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения информации. Виды носителей:  носители информации на бумажной основе;  накопительные съемные диски;  звуко-носители и видео-носители.

3. Какие функции выполняют документы?

Функции документа: общие и специальные. Общие функции:  Информационная (источник и носитель информации);

 Социальная (отражение социально-экономической, политической, общественной и иных сфер жизни государства и его граждан);

 Коммуникативная (средство общения и обмена информацией);

 Культурная (отражение культурных особенностей, обычаев и традиций).

Специальные функции:

 Управленческая (как средство организации, регулирования, контроля производственных операций);

 Правовая (юридическая основа деятельности);

 Учетная (накопление сведений за определенные промежутки времени);

 Историческая (источник знаний о событиях и фактах).

4. Какие документы называются официальными?

Официальный документ – документ созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

5. Для чего необходима классификация документов?

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

6. В чем отличия делопроизводства от документационного обеспечения управления?

Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию; ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами (документооборот и оперативное хранение).

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность аппарата управления, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.