27. Типичные ошибки, допускаемые в ходе официальной переписки.

Итак, итоговыми правилами юридического письма являются:

- регулирование в полном объеме соответствующей области общественных отношений;

- недопустимость установления абстрактных (неконкретных), многозначных либо декларативных (невыполнимых на практике) правовых норм в тексте юридического документа;

- логичное изложение материала, взаимосвязь и взаимозависимость отдельных составных частей текста юридического документа;

- рациональное и правильное использование юридических конструкций, тех или иных способов изложения элементов юридического текста;

- ясность и доступность языка юридического документа, использование общепринятых обозначений, выражений и терминов;

- максимальная содержательность и минимальный объем текста юридического документа;

- унификация, единообразие, соответствие материального содержания юридического документа его процессуальной форме.

Принципы деловой переписки по электронной почте

1.  Электронный адрес для деловой переписки. Корпоративные адреса обычно формируются по формуле «имя_фамилия@домен компании». Если вам не выдали корпоративного адреса, придумайте нейтральное название для своей электронной почты. Никаких забавных никнеймов, символов, цифр. Допустимы наименования: info@, support@,

Тема письма. В деловой переписке непременно нужно указывать тему каждого письма. Недопустимо оставлять это поле пустым – письмо могут отправить в спам или не найти в потоке входящих. Кратко и понятно (3-5 слов), но при этом конкретно изложите цель послания. Тема должна соответствовать содержанию письма.

Один вопрос – одно письмо. Предметом письма должна стать лишь одна проблема или ситуация. Если у вас несколько вопросов, не стоит перечислять их по пунктам в одном послании, требуя обстоятельного ответа по каждому. Не смешивайте в одном письме разные заказы, разные проекты. Составьте несколько отдельных писем.

Объем. Оптимальным будет такой объем информации, который позволит адресату прочитать текст без прокручивания страницы почтовой программы.

Все важные данные – в теле письма. Не пишите писем по типу: «Добрый день! Вся информация во вложенных файлах». Именно в тексте адресат должен найти все основные сведения по вашему вопросу. Ссылки допустимо давать на ресурсы, где он может дополнительно что-то узнать по теме послания. На каждую ссылку давайте пояснения: зачем по ней переходить, на какой документ или ресурс она ведет.

Лаконичность — главное достоинство электронной переписки «Максимум смысла — минимум слов» — золотой девиз деловой переписки. Изложение мыслей должно быть: конкретным; последовательным; лаконичным; понятным.

Придерживайтесь традиционной структуры сообщения Структура письма проста и понятна, но каждый элемент в ней обязателен: Приветствие и обращение; Основной блок; Резюмирующий блок; Подпись; Контактная информация.

Вложенные файлы. В деловой переписке часто необходимо привести подтверждающую информацию (фотографии, таблицы, платежные документы). Не перегружайте тело письма – отправьте их вложенными файлами, упомянув в тексте об их наличии. Если объем слишком большой (обычно свыше 5 Мб), отправьте ссылку на файлообменник. Не отправляйте файлы с расширением .exe и другие программные файлы – они могут быть заблокированы почтовым сервером. Каждому файлу дайте понятное название.

Подпись. Укажите имя и фамилию, должность, контакты, название и сайт компании, страницы в социальных сетях, мессенджеры. Это позволит получателю оперативно с вами связаться и продемонстрирует вашу открытость, готовность к диалогу. Настройте автоматическую подпись, чтобы не пришлось каждый раз вносить эти данные.

Отправляйте письма в рабочее время. Не пишите рано утром или поздно вечером. Если у адресата настроено звуковое оповещение о входящих сообщениях, вы можете его разбудить. Настройте отложенную отправку писем.

Уважайте чужое время. Не забрасывайте адресата десятком коротких посланий, потому что вы забыли все написать в одном письме. Не забывайте сразу вкладывать все необходимые файлы.

Используйте персональное обращение в деловой переписке. Это является знаком вашего уважения к собеседнику. Формула: «вежливая шаблонная фраза + имя и отчество». Если адресат – молодой человек, допустимо обращаться по имени, не указывая отчество. Ориентируйтесь на то, как имя указано в подписи. Если получателей несколько, допустимы обращения: «Уважаемые партнеры!».

Не смешивайте стили. Сдержанный стиль изложения, никаких эмоциональных выражений — помните об этом. Если вы хотите как-то выделить или подчеркнуть важность той темы, которую вы затронули в послании, делайте это с помощью подтекста, которым должен скрываться за нейтральным, корректным, даже скупым стилем. Воздействие на адресата он окажет куда большее, чем набор эмоционально-окрашенной лексики, междометий и усилительных частиц.

Внешний вид письма не должен отвлекать от его содержания. Использование нескольких шрифтов в одном письме — это дурной вкус. Использование нескольких цветов — это полное отсутствие вкуса и профессиональная непригодность. Один шрифт и один цвет — это закон. Старайтесь не злоупотреблять курсивом, жирным шрифтом и подчеркиванием. Это выглядит несолидно и очень утомляет. И самое главное — ни в коем случае не выделяйте слова с помощью ПРОПИСНЫХ БУКВ и особенно — с помощью увеличенного кегля. Это также неприлично, как кричать во время разговор.